Warum Ihr Softwareauswahlverfahren eine Anpassung benötigt

Der Softwareauswahlprozess in Unternehmen konzentriert sich zu häufig auf Funktionen und nicht genug auf künftige Erweiterungen und Integrationen.

Stellen Sie sich vor, Sie befinden sich bei der Auswahl eines neuen Anbieters, um ihr altes Softwaresystem zu ersetzen. Gut ausgebildete Vertriebsmitarbeiter der Softwareunternehmen kommen zu Besuch und präsentieren ihre Produktdemos. Die Anbieter machen dabei in der Regel die Aussage: „Sicher kann unsere Software das“, wenn man sie nach den Funktionalitäten fragt.

Die Anbieter nutzen alle Buzzwords: von Cloud Computing über Mobile und Social bis zu Business Intelligence (BI). Die zentralen Projektmitarbeiter evaluieren anschließend alle Informationen auf Basis ihrer Geschäftsanforderungen und Bedürfnisse. Die Daten tragen sie in Scorecards ein, um Lizenz- und Implementierungskosten zu bewerten. Ein Anbieter kristallisiert sich am Ende heraus und erhält den Zuschlag für einen Vertrag.

Kommt Ihnen diese Szenario bekannt vor? Die meisten Unternehmen wählen auf diese Art ihren Softwarelieferanten aus. Es ist kein schlechter Ansatz, aber die Auswahlkriterien konzentrieren sich fast ausschließlich auf Funktionalitäten und Investitionskosten. Der Kauf einer Software allein auf Basis dieser Kriterien ist allerdings kurzsichtig, wenn man bedenkt, dass diese die nächsten zehn oder 20 Jahre eingesetzt wird.

Die Softwareauswahl sollte sich darauf konzentrieren, wieviel Anstrengungen nötig sind, um die Software mit anderen Systemen zu integrieren.

Nach Angaben der beiden Gartner-Analysten Susan Galberaith und Andy Kyte betragen die ursprünglichen Projektkosten nach 15 Jahren lediglich zwischen zwei und 16 Prozent der Gesamtkosten.

Beispielsweise habe ich ein älteres Softwaresystem in meinem Unternehmen 2009 durch ein neues ersetzt und habe seitdem zusätzlich 286 Prozent der ursprünglichen Investitionskosten ausgegeben. 

Die ursprünglichen Investitionskosten betragen mittlerweile nur noch 26 Prozent des Gesamtbetrags, den ich an den Anbieter gezahlt habe, und das, obwohl die Anwendung erst seit fünf Jahren im Einsatz ist.

Rund ein Drittel dieser 286 Prozent fließen wie erwartet in jährliche Wartungs- und Support-Gebühren. Den Restbetrag zahlen wir wiederum für Beratungskosten und Erweiterungspakete sowie die Integration mit anderen Systemen.

Man könnte nun argumentieren, dass sich Ausgaben für Erweiterungen vermeiden lassen, wenn wir erstens ursprünglich eine passendere Plattform ausgewählt hätten oder zweitens, wenn wir unsere Geschäftsprozesse angepasst hätten, so dass Erweiterungen gar nicht erst erforderlich sind.

Wie beschrieben, war der gesamte Auswahlprozess danach ausgerichtet, eine maximale Anpassungsfähigkeit und Funktionen zu erhalten. Das erste Argument ist somit wenig überzeugend. Gleichzeitig kann man danach fragen, wie realisistisch es im heutigen Betrieb ist, seine Geschäftsprozesse zu ändern, um keine Probleme mit dem System zu haben?

Richtige Prioritäten setzen

Die Schlussfolgerung ist, dass sich die Softwareauswahl darauf konzentrieren sollte, wieviel Anstrengungen nötig sind, um die Software mit anderen Systemen zu integrieren. 

Gleichzeitig sollte man die Verfügbarkeit und den Preis von Beratungsleistungen für Erweiterungen in die Rechnung einbeziehen. Funktionalität ist wichtig. Doch mit Blick auf die Kosten haben sie keine hohe Priorität.

Sie sollten daher weniger die Funktionen während der Auswahl beurteilen und die Zeit nutzen, um zu verstehen, was nötig ist, um Schnittstellen zwischen der Software und den bestehenden Systemen zu erstellen. 

Dabei sollten Sie auch den lokalen Beratungsmarkt danach evaluieren, ob genug Expertise über die neue Software vorhanden ist. Passen Sie ihre Auswahlkriterien an, so dass Integrationsaufwand und Beratungskosten in einem angemessenem Verhältnis zu den Gesamtbetriebskosten stehen.

Wenn die Anteilseigner darauf bestehen, die Softwareauswahl ausschließlich auf Basis von Funktionen zu treffen, müssen Sie sie fragen, ob die dadurch verursachten höheren Kosten durch eine höhere Produktivität oder ein höheres Wachstum gerechtfertigt sind.

Über den Autor:
Celso Mello ist CIO von Reliance Home Comfort, einem Anbieter von Heizungs- und Kühlsystemen.

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