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Wie CIOs einen Business Case für ein neues ERP-System erzeugen

CIOs können die Wahrscheinlichkeit für den Kauf eines ERP-Systems erhöhen, wenn sie zwei Faktoren beachten. Im Mittelpunkt steht dabei der ROI.

Ein neues ERP-System bringt viel Vorarbeit mit sich, sorgt aber auch für Erleichterung beim Einsatz. Wie kann ein CIO einen Business Case für ein neues ERP-System kreieren?

Es ist kein Geheimnis, dass CIOs einen harten Kampf bestehen müssen, um den Kauf eines vorgeschlagenen ERP-Systems zu rechtfertigen. Der Einkauf eines neuen ERP-Systems erfordert viel Recherche, um einen starken ERP Business Case zu erzeugen. Da der ROI und die Kosten einer ERP-Implementierung bei der Entscheidungsfindung schwer wiegen, müssen CIOs einige Voraussetzungen erfüllen, damit die Entscheidung zu ihren Gunsten ausfällt.

Der Einkaufsprozess für ein neues ERP-System beginnt, wenn die entsprechenden Führungskräfte realisieren, dass die aktuelle IT-Infrastruktur nicht ausreicht, um das Wachstum des Unternehmens voranzutreiben. Eine übermäßige Verzögerung, um eine erforderliche Information über das Unternehmen zu erhalten, wie zum Beispiel aktuelle Berichte und Analysen, spielt in diesem Prozess eine wichtige Rolle. Darüber hinaus müssen CIOs die Mängel des aktuellen Systems und die potenziellen Möglichkeiten des neue ERP-Systems (die Reduzierung manueller Arbeit oder redundante Dateneingaben) aufzeigen. Diese Faktoren sind häufig wichtige Komponenten bei der Erarbeitung eines ERP Business Case.

CIOs können die Chance erhöhen, die Unterstützung der Geschäftsleitung zu gewinnen, wenn sie ihre Hausaufgaben machen und einen soliden Business Case um folgende zwei Bereiche herum entwickeln:

Der ROI eines neuen ERP-Systems: Je früher ein ERP-System die Investitionen zurückzahlt, desto größer wird die Bereitschafft sein, es zu implementieren. Die Berechnung des ROI erfordert es, finanzielle Gewinne beteiligten Kosten für die Einführung eines neuen ERP-Systems gegenüberzustellen. Dauert es zum Beispiel fünf Arbeitstage, den Jahresabschluss mit einem veralteten ERP-System fertigzustellen, mit einem neuen ERP-System aber nur zwei Tagen, werden weniger Arbeitsstunde benötigt und der gewünschte Turnaround tritt schneller ein. Der ERP Business Case wird außerdem dadurch gestärkt, wenn zum Beispiel der Bestand ungenutzter Materialien für ein Unternehmen nicht sichtbar ist und viel Geld kostet. Lässt sich das mit einem neuen ERP-System beheben, liefert dies zusätzliche Argumente für den Neukauf.

Direkte und indirekte Kosten eines neuen ERP-Systems: CIOs müssen alle direkten und indirekten Kosten für ein neues ERP-System berücksichtigen. Zum Beispiel entstehen Kosten für Hardware und Lizenzen, wenn das System On-Premise eingesetzt wird. Im Fall einer Cloud-Plattform entstehen wiederum jährlich wiederkehrende Abonnement-Kosten. Aber es kann auch zu einer Verlangsamung oder Unterbrechung des Geschäftsbetriebs während der ERP-Implementierung kommen. Weitere Verzögerungen entstehen, wenn Anwender für das neue ERP-System geschult werden müssen. CIOs sollten daher proaktiv vorgehen und die gesamte Bandbreite von Implementierungskosten berücksichtigen, um ein wahres Bild davon zu erhalten, ob ein neues ERP-System gerechtfertigt ist.

Weitere kritische Erfolgsfaktoren für einen starken ERP Business Case und Argumente für einen Neukauf sind: CIOs sollten alle Beteiligten ins Boot holen, so dass Business-Anwender eventuell auftretende Probleme mitteilen können; das ERP genau untersuchen, um festzustellen, ob es die geschäftlichen Anforderungen erfüllt; und ein Proof of Concept erstellen, damit der richtige Systemintegrator ausgewählt wird.

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