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Warum Customizing eines ERP-Systems eine schlechte Idee ist

Die tiefergehende Anpassung eines ERP-Systems ist teuer und wirkt sich nur auf einzelne Funktionen aus. Fünf Punkte, die man vorher abhaken sollte.

Jeder seriöse Berater, und jeder mit Erfahrung bei der Nutzung von Out-of-the-Box ERP-Systemen, wird einem sagen, dass das Customizing einer ERP-Software aus verschiedenen Gründen eine schlechte Idee ist:

  • Benutzerdefinierter Code ist deutlich teurer zu schreiben und zu pflegen als ein fertiges Softwarepaket.
  • Die erforderliche Entwicklungszeit verzögert den Einsatz des ERP-Systems.
  • Im Gegensatz zu einer fertigen Software-Suite adressiert benutzerdefinierter Code nur bestimmte Probleme, ohne zusätzliche Funktionen bereitzustellen und ohne künftige Anforderungen abzudecken.
  • Änderungen an einem fertigen Softwarepaket bedrohen die Zuverlässigkeit des Systems und machen jegliche Ansprüche auf Integrität und Auditierung durch den Anbieter hinfällig.
  • Am wichtigsten aber ist, dass Modifizierungen den Support- und Upgrade-Prozess schwierig und teuer machen.

Angesichts all dieser Punkte stellt sich die Frage, warum Unternehmen weiterhin darauf bestehen, ein ERP-System anzupassen. Die einfache Antwort ist, dass sie festgestellt haben, dass das Paket ihre Bedürfnisse nicht erfüllt und die zusätzlichen Funktionen und veränderten Fähigkeiten notwendig sind und die Kosten rechtfertigen.

In Anbetracht des hart umkämpften ERP-Softwaremarktes und der jahrzehntelangen Entwicklung von vielen Hunderten Softwareanbietern könnte man denken, dass alle möglichen Funktionalitäten verfügbar sind. Und das trifft häufig zu.

Heutige ERP-Systeme stellen mehr Funktionen und Flexibilität zur Verfügung als Unternehmen jemals nutzen könnten. Doch das wirft ein anderes Problem auf. Die Anpassung des Systems (und die Änderung dieser Anpassungen) mit den integrierten Mittel ist schwierig – aber nicht annähernd so schwierig oder teuer wie eine benutzerdefinierte Modifizierung des Codes.

Unternehmen müssen daher entscheiden, ob sie Funktionen benötigen, die nicht durch das Softwarepaket abgedeckt werden. Die Hierarchie der Entscheidungen ist: man sollte als erstes die am wenigsten teuren und störenden Anpassungen in Angriff nehmen.

Folgende fünf Punkte sollte man abhacken, bevor man sich für den sechsten Punkt entscheidet:

  1. Als erstes sollte man die integrierten Anpassungsoptionen nutzen, um die benötigte Funktionalität so nah wie möglich zu erhalten und die Lücke mit prozeduralen Änderungen (Workarounds) ausfüllen. Man sollte die integrierten Fähigkeiten einsetzen, um zusätzliche Felder anzulegen sowie Oberflächenänderungen und andere Anpassungen zu machen, wenn diese unterstützt werden.
  2. Man sollte eine Drittanbietersoftware suchen, die eine Schnittstelle (Integration) zum eingesetzten ERP-System bietet.
  3. Man sollte Drittanbietersoftware suchen und eigene Schnittstellen entwerfen, indem man Middleware-Tools verwendet, um den Austausch von Daten zu ermöglichen.
  4. Man sollte eigene Schnittstellen zu Drittanbieterlösungen entwickeln, ohne den internen Code der ERP- oder Add-on-Software zu verändern.
  5. Man sollte benutzerdefinierten Code schreiben, der die benötigten Funktionen außerhalb des ERP-Systems bereitstellt und entsprechende Schnittstellen zwischen den beiden Anwendungen bietet. Hierfür lässt sich vorzugsweise Middleware einsetzen, ohne dass der ERP-Code angepasst werden muss.
  6. Die Anpassung des ERP-Codes sollte nur als letztes Mittel gelten.

Was man beim Customizing des ERP-Systems verliert

Die Aussicht, Geschäftsprozesse an die Software anzupassen, ist schon immer umstritten. Unternehmen betrachten ihre einzigartigen Prozesse als wesentliches Element ihres Geschäftserfolgs und Wettbewerbsvorteils. Die Anpassung dieser Prozesse, um den eingebetteten Standardprozessen eines vorgefertigten Softwarepakets zu entsprechen, wird daher als Angriff auf den eigenen Wettbewerbsvorteil betrachtet.

Auf der anderen Seite sind Prozesse, die in Softwarepakete eingebettet sind, häufig Best Practices einer Branche, so dass sie unter Umständen besser, effizienter und effektiver sind als das, was das Unternehmen derzeit einsetzt.

Es kann schwer sein zu entscheiden, welcher Weg besser ist, vor allem für jemanden, der an die aktuellen Prozesse gewöhnt ist, wodurch es schwer für ihn ist, eine objektive Bewertung abzugeben. Die Meinung eines externen Spezialisten, zum Beispiel eines Beraters, der mit einer Branche vertraut, aber nicht an einen bestimmten Anbieter gebunden ist, kann eine wertvolle Hilfe sein, diese Entscheidung zu treffen.

Bei der Lektüre der oben genannten Liste fällt auf, dass sie nicht ausdrücklich den Einsatz von Spreadsheets oder anderer Business-Software aufzählt, einschließlich Daten-Management-Tools wie Microsoft Access. Deren Einsatz sollte man, wenn möglich, vermeiden.

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Die Essenz von ERP ist die gemeinsame Nutzung von Daten und universelle Sichtbarkeit. Business-Software und Tabellenprogramme sind von Natur aus außerhalb des Systems verortet und steuern nichts zur Koordinierung und gemeinsamen Erreichung der Unternehmensziele bei. Sie führen außerdem zu doppelten Eingaben, Problemen bei der Aktualität von Daten und sinnlosen Diskussionen darüber, wessen Daten korrekt oder aktuell sind.

Die Konfiguration oder benutzerdefinierte Anpassung des ERP-Systems oder Out-of-the-Box Softwarepaketen ist immer ein kontroverses Thema, denn es ist wichtig, das Beste aus einem System herauszuholen und den Betrieb sowie Erfolg eines Unternehmens effektiv zu unterstützen.

Die Evolution von Softwarepaketen bietet viele Alternativen und weitaus bessere Anpassungsmöglichkeiten (ohne echte Modifikationen) als jemals zuvor, so dass Customizing nicht mehr so verlockend ist wie früher. Trotzdem ist es immer noch ein Thema.

Interessanterweise ist der Trend zu Cloud-basierten ERP-Systemen – mit ihrem Ruf, schwierig, wenn nicht gar unmöglich, zu modifizieren zu sein – ein weitere Faktor, der Organisationen dazu motiviert, davon abzurücken, sich durch die individuelle Anpassung eines ERP-Systems zu quälen.

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