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Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement im Vergleich
Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement sind miteinander verbunden, stellen jedoch unterschiedliche Disziplinen dar. Erfahren Sie mehr über die jeweiligen Aufgaben und Ziele.
Einige Berufsbezeichnungen in Unternehmen ähneln einander oder werden synonym verwendet, was zu Verwirrung führen kann. Dies ist beispielsweise bei den Rollen des Projektmanagers, Programmmanagers und Portfoliomanagers der Fall. Es gibt zwar einige Ähnlichkeiten, aber jede Rolle hat einen anderen Aufgabenbereich.
Die Unterscheidung wird noch komplizierter, wenn ein Mitarbeiter eine bestimmte Berufsbezeichnung hat, aber mehrere Rollen ausübt. Ein Mitarbeiter kann beispielsweise Projektmanager sein und gleichzeitig die Aufgaben eines Programmmanagers übernehmen. Der wichtige Unterschied besteht jedoch darin, dass ein Projektmanager den Zeitplan und das Budget für ein einzelnes Projekt kontrolliert, während ein Programmmanager für mehrere Projekte verantwortlich ist und ein Portfoliomanager für die Erstellung einer Liste der angeforderten Projekte und der zugesagten Arbeiten zuständig ist.
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement umfasst die Durchführung eines Projekts. Projekte werden so verwaltet, dass sie termingerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden und der Projektmanager auch unerwartete Probleme kontrollieren kann.
Zum Projektmanagement gehört auch die Verwaltung von Prozessen für Änderungsanforderungen, Terminprobleme und Budgetüberschreitungen. Ein Mangel an starkem Projektmanagement führt zum Scheitern vieler Vorhaben.
Was ist ein Projekt?
Ein Projekt kombiniert eine Gruppe miteinander verbundener Aufgaben, um ein Ergebnis zu erzielen, zum Beispiel ein neues Produkt, eine neue Version oder eine neue Dienstleistung. Projekte haben einen definierten Anfang und ein definiertes Ende.
Beispiele für Projektmanagement
Im Zusammenhang mit der Softwareentwicklung umfasst das Projektmanagement die Überwachung der Entwicklung eines neuen Produkts oder einer neuen Version einer bestehenden Anwendung. Wenn ein Projektteam gebildet wird, wird einer Person die Rolle des Projektmanagers zugewiesen. Diese Person leitet das Projekt von Anfang bis Ende.
Ein weiteres Beispiel ist die Zusammenarbeit eines Anbieters mit einem Kunden bei der Implementierung der Software, die der Anbieter an den Kunden verkauft hat. Es wird ein Projektteam zusammengestellt, das sich aus Mitarbeitern des Kunden und des Anbieters zusammensetzt, wobei eine Person zum Projektmanager ernannt wird.
Was sind die Aufgaben eines Projektmanagers?
Zu den Aufgaben eines Projektmanagers gehören unter anderem die Kontrolle des Projektzeitplans und Budgets. Er ist bestrebt, den Zeitplan im Laufe des Projekts auf dem neuesten Stand zu halten, einschließlich der Markierung von Aufgaben als abgeschlossen, der Anpassung von Fälligkeitsterminen und Abhängigkeiten sowie der Zusammenarbeit mit Teamleitern, um Herausforderungen im Zeitplan zu verstehen.
Der Projektmanager ist auch dafür verantwortlich, wichtige Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Wenn das Projekt nicht nach Plan verläuft, ist der Projektmanager dafür verantwortlich, gemeinsam mit dem Projektteam mögliche Lösungen zu erarbeiten, um das Projekt im Zeit- und Budgetrahmen zu halten.
Was ist Programmmanagement?
Das Programmmanagement umfasst die Planung und Verwaltung mehrerer miteinander verbundener Projekte mit dem Ziel, die Gesamtziele eines Unternehmens durch diese Projekte zu erreichen. Es kommt zum Einsatz, wenn ein Ziel zu groß ist, um es in einem einzigen Projekt zu erreichen, oder wenn es vorteilhaft erscheint, ein Programm in kleinere Teile zu unterteilen.
Was ist ein Programm?
Ein Programm ist ein Gesamtplan zur Erreichung der Unternehmensziele, indem mehrere Projekte und Abhängigkeiten aufeinander abgestimmt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Im Gegensatz zu einem Projekt hat das Programm nicht immer ein klares Enddatum.
Beispiele für Programmmanagement
Ein Unternehmen kann Programmmanagement einsetzen, wenn die Organisation plant, an einer größeren Version einer Anwendung zu arbeiten, aber währenddessen weiterhin kleinere Updates bereitstellt. In diesem Fall würde das Programmmanagement die Planung und Abstimmung des großen Release-Projekts mit den kleinen Projekten umfassen, die laufende Wartungs-Updates bereitstellen.
Ein weiteres Beispiel ist, wenn mehrere Anbieter an der Lieferung eines großen Produkts beteiligt sind. Jeder Anbieter kann Teil eines Projekts sein, um seine spezifische Komponente zu liefern, während das Gesamtprogramm dafür verantwortlich ist, dass alle Komponenten geplant und nachverfolgt werden und dass das Endprodukt den strategischen Zielen des Programms entspricht.
Was ist die Aufgabe eines Programmmanagers?
Der Programmmanager ist für mehrere Projekte verantwortlich. Er arbeitet mit jedem Projektmanager und den wichtigsten Stakeholdern zusammen, um die Projekte aufeinander abzustimmen und die Gesamtziele des Programms zu erreichen.
Der Programmmanager plant häufig zukünftige Projekte und bleibt gleichzeitig über aktuelle Projekte informiert, damit er bei Bedarf Anpassungen am Gesamtplan vornehmen kann.
Was ist Portfoliomanagement?
Portfoliomanagement ist eine Ebene über dem Projekt- und Programmmanagement. Es umfasst die Überprüfung einer Liste möglicher Projekte und Programme und die systematische Auswahl derjenigen, die die größte Wirkung erzielen und die beste Kapitalrendite bieten. Das Ziel besteht darin, die Ressourcen eines Unternehmens sowohl in Bezug auf Mitarbeiter als auch auf Finanzmittel zu maximieren und gleichzeitig die strategischen Gesamtziele des Unternehmens zu erreichen.
Was ist ein Portfolio?
Ein Portfolio umfasst alle angeforderten Projekte und laufenden Aufgaben eines Teams oder Unternehmens. Die Liste wird dann anhand der Auswirkungen, Kosten und Verfügbarkeit von Ressourcen priorisiert.
Beispiele für Portfoliomanagement
Eine IT-Abteilung erhält häufig Anfragen zur Implementierung neuer Software oder zur Durchführung anderer Arten von Projekten. Die für die Erledigung aller Aufgaben erforderlichen Ressourcen übersteigen oft die verfügbare Zeit und die finanziellen Mittel. Daher muss jemand die Projekte auflisten, ihre Kosten berechnen und sie von der IT-Abteilung priorisieren lassen, wobei die Unternehmensleitung und die Personen, die die Anfragen stellen, mit einbezogen werden.
Eine Abteilung innerhalb eines Unternehmens kann mehrere Wunschprojekte haben. Wenn die Liste länger wird, müssen Entscheidungen über den Zeitpunkt der einzelnen Projekte getroffen werden und darüber, ob einige aufgrund ihrer geringen Wirkung oder hohen Kosten ganz von der Liste gestrichen werden sollen.
Was sind die Aufgaben eines Portfoliomanagers?
Der Portfoliomanager ist dafür verantwortlich, die Liste der angeforderten Projekte und zugesagten Arbeiten zu erstellen sowie die Informationen zu sammeln, die für die Priorisierung der Liste erforderlich sind. Dazu gehören Treffen mit wichtigen Stakeholdern und Führungskräften des Unternehmens, um sicherzustellen, dass alle vorangetriebenen Projekte die volle Unterstützung sowie die für ihre erfolgreiche Durchführung erforderlichen Ressourcen erhalten.
Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement: Was sind die Unterschiede?
Die drei verschiedenen Managementtypen können als Hierarchie betrachtet werden. An der Spitze steht das Portfoliomanagement, bei dem entschieden wird, welche Projekte und Programme vorangetrieben werden. Der Portfoliomanager ist auch auf hoher Ebene für alle laufenden Projekte verantwortlich.
Als Nächstes folgt das Programmmanagement, bei dem mehrere miteinander verbundene Projekte überwacht werden. Am unteren Ende schließlich haben einzelne Projekte einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Sie wurden geschaffen, um ein vordefiniertes Ziel zu erreichen, und sind in sich geschlossen.
Wie arbeiten sie zusammen?
Alle drei Managementtypen sind darauf ausgelegt, ein oder mehrere strategische Ziele zu erreichen, jedoch auf unterschiedlichen Detailebenen.
Das Portfoliomanagement ist der Gatekeeper für alle Projekte. Sobald ein Projekt genehmigt ist, kann es mit dem nächsten Schritt fortfahren. Bei großen Projekten kann es sinnvoll sein, diese in kleinere Phasen oder Teilprojekte zu unterteilen. In diesem Fall wird ein Programmmanager damit beauftragt, das gesamte Programm zu verwalten und sicherzustellen, dass jedes Projekt klar definiert ist und auf den anderen aufbaut.
Projekte werden initiiert, um die vom Portfoliomanager genehmigten Anforderungen zu erfüllen. Kleinere oder einmalige Projekte sind möglicherweise nicht Teil eines Programms – beispielsweise ein Projekt zur Aktualisierung der Website eines Unternehmens. Sobald dieses Projekt abgeschlossen ist, kann das Projektteam mit anderen Projekten fortfahren.
Kleinere Unternehmen verfolgen häufig einen informellen Prozess für das Portfoliomanagement. Außerdem übernimmt ein Programmmanager häufig auch die Rolle des Projektmanagers, wenn das Programm und seine zukünftige Ausrichtung klar sind. Ein Programmmanager kann beispielsweise für ein Produkt verantwortlich sein, das sich in der Entwicklung befindet, wobei klar ist, dass über mehrere Jahre hinweg viele Projekte durchgeführt werden, da das Produkt mehrere größere und kleinere Releases durchläuft.
