Scope Creep

Was ist Scope Creep?

Scope Creep im Projektmanagement ist die schrittweise Erweiterung von Funktionen oder das Hinzufügen von Features, Funktionen oder anderen Leistungen, die über die ursprünglichen Parameter eines Projekts hinausgehen. Dazu gehören Verbesserungen, die während der Entwicklungsphase des Projekts eingeführt werden, und nicht während der früheren Projektplanungs- und Entwurfsphase.

Diese Änderungen, auch wenn sie gut gemeint sind, können sich in mehrfacher Hinsicht negativ auf ein Projekt auswirken, darunter:

• Erhöhte Projektkosten. Zusätzliche und nicht im Budget vorgesehene Arbeiten führen zu Kostenüberschreitungen.
• Verlängerte Projektdauer. Die Einbindung neuer Funktionen bedeutet zwangsläufig mehr Zeit für Entwicklung und Tests, was zu einer Verzögerung der Fertigstellung des Projekts führt.
• Verminderte Qualität. Die Einbeziehung neuer Anforderungen oder ungeplanter Arbeiten ohne Anpassung des Projektzeitplans beeinträchtigt wahrscheinlich die Qualität des Endprodukts und frustriert die Beteiligten.

Scope Creep manifestiert sich langsam im Laufe der Zeit, weshalb es leicht ist, das wachsende Risiko zu übersehen.

Ursachen für Scope Creep

Unsachgemäßes Projektmanagement geht Scope Creep voraus und begünstigt ihn, eine Mischung aus internen und externen Einflüssen, die ein Projekt behindern.

Häufige Ursachen für Scope Creep sind unter anderem die folgenden:

• Schlechte anfängliche Gliederung. Wenn die Anforderungen und Bedürfnisse des Projekts zu Beginn weder klar definiert noch von allen Beteiligten verstanden werden, kommt es zu Scope Creep, da die Projektgliederung geändert wird.
• Schwache Governance. Projekte, denen eine beständige, umsichtige Führung fehlt, sind anfälliger für Scope Creep. Eine klare, regelmäßige Kommunikation – innerhalb des Teams und zwischen dem Team und den Beteiligten – ist ebenfalls unerlässlich. Ohne sie sind der Zusammenhalt und die Effektivität ebenso gefährdet wie das Projekt selbst.
• Sich ändernde Prioritäten. Prioritäten können sich innerhalb einer Organisation häufig ändern, oder externe Kräfte können dazu führen, dass sich der ursprüngliche Umfang des Projekts ändert.
• Gold Plating. Dieser Begriff bezieht sich auf die gut gemeinte Tendenz eines Projektteams, Funktionen oder Verbesserungen hinzuzufügen, die über die ursprünglichen Spezifikationen hinausgehen, ohne sich ihrer Auswirkungen bewusst zu sein.
• Unzureichende Änderungskontrollprozesse. Jedes Projekt weicht zwangsläufig von seinem ursprünglichen Entwurf ab. Diese Änderungen werden jedoch durch angemessene Kontrollen verwaltet. Ohne diese Kontrollen kommt es zu Scope Creep.
• Äußere Einflüsse. Leider ist jedes Projekt den Launen interner und externer Kräfte ausgesetzt, von Stakeholdern, die nicht an der Konzeption beteiligt sind, bis hin zu unvorhersehbaren Marktkräften. Beide können sich auf den Projektumfang auswirken.
• Technologische Fortschritte. Regelmäßig entstehen neue Technologien, die sich zunächst in ihrer Branche und dann darüber hinaus ausbreiten. Das beste Beispiel ist generative KI und ihre Auswirkungen, insbesondere auf Kundenbeziehungen und Marketing. Das plötzliche Aufkommen von ChatGPT stürzte viele Kundeninteraktionsprojekte ins Chaos, wenn es sie nicht sogar zum Scheitern brachte.

Wie man Scope Creep erkennt

Es ist möglich, Scope Creep zu erkennen und zu stoppen, aber dies erfordert ein praxisorientiertes Projektmanagement und eine Überwachung in jeder Phase und in jeder Hinsicht. Projektleiter sollten zwar planen und vorbereiten, aber auch vorsichtig sein. Während des gesamten Projekts können unvorhergesehene Ereignisse auftreten, darunter die folgenden:

• Ungeplante Designänderungen. Das ist unvermeidlich. Gerade wenn eine Einigung über die Projektanforderungen erzielt wurde, nimmt irgendwo jemand Änderungen vor. Schnelle Lösungen helfen, Scope Creep zu vermeiden.
• Mangelhafte Dokumentation. Unvollständige, inkonsistente Projektdokumentation, einschließlich unsachgemäß abgelegtem Projektcharter, Anforderungsdokumenten oder Projektplänen, deutet auf Scope Creep hin.
• Fluktuation. Beförderungen, Kündigungen, Entlassungen oder andere Abgänge aus dem Unternehmen wirken sich auf die Personalausstattung eines aktiven Projekts und damit auch darauf aus, wie und wann es abgeschlossen wird.
• Wiederkehrende Probleme. Wiederkehrende Probleme führen zu Scope Creep, da zusätzliche Zeit für die Lösung ungelöster Probleme aufgewendet werden muss.
• Personalkonflikte. Personalmanagement erfordert die Bewältigung von Meinungsverschiedenheiten zwischen Teammitgliedern sowie die Reaktion auf Einmischungen des Managements. Konflikte verlangsamen den Fortschritt und führen, wenn sie ungelöst bleiben, zu Scope Creep.
• Feedback von Stakeholdern. Einerseits können Stakeholder einen neuen Blickwinkel auf ein Projekt einbringen und Dinge erkennen, die anderen entgehen. Andererseits fordern sie oft mehr Funktionen, unabhängig vom Zeitaufwand, und führen damit zu Scope Creep.
• Verpasste Termine oder Budgetüberschreitungen. Unvorhergesehene Budgetüberschreitungen und verpasste Meilensteine erfordern sofortige Aufmerksamkeit. Sie deuten auf einen ausgeprägten Scope Creep hin.

So verhindern Sie Scope Creep

Scope Creep wird in der Regel erst bemerkt, wenn es bereits zu einem erheblichen Problem geworden ist. Eine sorgfältige Projektbeobachtung und regelmäßige Überwachung verhindern potenzielles Creep. Die folgenden Maßnahmen zur Bekämpfung von Scope Creep sollten in Betracht gezogen werden:

• Befähigen Sie den Projektmanager. Es ist wichtig, dem Projektleiter zu vertrauen, der aufgrund seiner Erfahrung mit der Leitung betraut wurde. Das Hinterfragen des Projektmanagers führt zu Misserfolgen, da es eine wellenförmige, schwächende Wirkung auf das plötzlich verunsicherte Team des Managers hat.
• Setzen Sie realistische Erwartungen. Dazu gehört, dass Sie den Umfang, den Zeitplan, die wichtigsten Meilensteine und Herausforderungen des Projekts von Anfang an klar kommunizieren und alle Beteiligten während des gesamten Projekts regelmäßig auf dem Laufenden halten.
• Dokumentieren Sie alles. Für alle Aufgaben, Erwartungen, Änderungen und Fortschrittsberichte während des gesamten Projektlebenszyklus ist eine gründliche Dokumentation erforderlich.
• Priorisieren Sie Anforderungen. Projektteams sollten sich zunächst auf die Erfüllung hochwertiger Projektziele konzentrieren und weniger wichtige Funktionen für einen späteren Zeitpunkt im Projekt aufheben.
• Überwachen Sie den Fortschritt und informieren Sie regelmäßig über den aktuellen Stand. Keine Nachrichten sind keine guten Nachrichten. Das Team sollte auf dem Laufenden gehalten werden, auch wenn alles in Ordnung ist. Es ist hilfreich, Teammitglieder und Stakeholder zu ermutigen, Bedenken zu äußern oder Änderungen des Umfangs zu hinterfragen, bevor sie eskalieren.
• Managen Sie die Erwartungen der Stakeholder. Dazu gehört die kontinuierliche Zusammenarbeit mit den Stakeholdern, um etwaige Bedenken oder Änderungswünsche zu klären. Durch regelmäßige Überprüfung und Validierung der Projektanforderungen wird sichergestellt, dass diese mit den Bedürfnissen der Stakeholder übereinstimmen.

Beispiele für Scope Creep

Wie bereits erwähnt, gibt es interne und externe Faktoren, die ein Projekt verlangsamen, in der Regel aufgrund von Missmanagement. Im Folgenden sind verschiedene Arten von Scope Creep aufgeführt:

• Feature Creep. Nach der ersten Entwurfsphase und der ursprünglichen Entwicklung werden in einem Softwareprojekt zusätzliche Features oder Funktionen angefordert.
• Technology Creep. Wenn Änderungen an den Technologie- oder Plattformanforderungen vorgenommen werden, sind oft erhebliche Modifikationen erforderlich. Im schlimmsten Fall ist ein kompletter Neustart des Projekts notwendig.
• Performance Creep. Anforderungen an Leistungsverbesserungen – schnellere Ladezeiten oder eine erhöhte Anzahl von Benutzern – überfordern die ursprünglich definierten Ressourcen, die verbessert werden müssen, um mit den Anforderungen Schritt zu halten.
• Designänderungen. Wenn das Design einer Anwendung während des Prozesses geändert wird, führt dies, unabhängig vom Grund, zu erheblichen Überarbeitungen oder sogar zu einem kompletten Neustart.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Die Regulierungsbehörden erlassen ständig Änderungen und neue Vorschriften. Wenn eine Vorschrift die Funktionalität der Anwendung eines Projekts während der Entwicklung ändert, ist es Aufgabe des Projektmanagers, die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
• Änderungen der Zielgruppe. Aus verschiedenen Gründen kann es erforderlich sein, die Funktionalität einer Anwendung, die für eine bestimmte Gruppe entwickelt wurde, zu ändern, wenn sich während des Projekts die Prioritäten oder die Zielgruppe ändern.