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Was sind PPM-Tools und welche Funktionen haben sie?

Mit Tools für das Projektportfoliomanagement können Führungskräfte und Manager Projekte priorisieren, organisieren und das gesamte Projektmanagement optimieren.

Projektportfoliomanagement (PPM) ist das zentralisierte Management von Prozessen, Methoden und Technologien bei Projekten. Projektmanagementteams verwenden PPM-Tools und -Methoden, um unternehmerische Vorhaben anhand verschiedener Kriterien zu überwachen.

Der Zweck von PPM ist es, die optimale Kombination von Ressourcen zu ermitteln, mit denen ein Unternehmen seine Projektziele erreichen kann. Dabei müssen externe Marktbedingungen, regulatorische Bestimmungen, Kundenanforderungen, Wettbewerbsbewegungen und andere Faktoren berücksichtigt werden.

Mit PPM-Software können Unternehmen mehrere Projekte in einem einzigen Portfolio organisieren und Berichte bereitstellen. Zwar ist es richtig, dass so gut wie jedes Projekt auf einzigartigen Faktoren basiert. Doch es gibt auch allgemeine Sachverhalte wie:

  • Projektziele
  • benötigte Ressourcen
  • Ressourcenkosten
  • Projektrisiko

Mit PPM-Software können Manager Portfolios überprüfen, bevor sie Projektentscheidungen treffen. Neben den üblichen Faktoren gehören dazu auch die Finanzierung und spezifische Projektziele. Einige Produkte bieten ein Dashboard, das eine Echtzeitansicht über Projektpläne, Meilensteine, Ressourcen und andere Komponenten bietet.

Laut dem Project Management Institute, einer Organisation, die PM-Experten weltweit mit Kooperationen, Ausbildung und Forschung unterstützt, bieten PPM-Tools eine Möglichkeit, die Lücke zwischen Strategie und Implementierung zu schließen.

Unternehmen profitieren von solchen Tools, da Projekte Zeit, Geld und Personal erfordern und diese Ressourcen begrenzt sind. Oft müssen Manager beispielsweise herausfinden, welche Projekte die strategisch wichtigsten sind, und die Ressourcen entsprechend zuweisen.

PPM für PMO

Der zunehmende Einsatz von PPM-Tools ist mit dem Aufkommen von Projektmanagement-Offices (PMO) verbunden. Diese Büros überwachen den Fortschritt mehrerer Projekte und sind besonders wichtig für Unternehmen, in denen viele Projekte gleichzeitig laufen.

Mit PPM-Tools können PMOs die verfügbaren Ressourcen einer Vielzahl von Projekten in Einklang bringen. Wenn die Ressourcen knapp sind, können sie zum Beispiel bestimmen, welche Projekte am sinnvollsten gestartet und welche verzögert werden sollten. Die Software bietet damit PMOs die notwendige Transparenz, um Projekte im Fluss zu halten und Redundanzen zu vermeiden.

PPM versus PM versus EPM versus ERP

PPM-Tools unterscheiden sich von ähnlichen Softwareplattformen wie Projektmanagement (PM), Enterprise Performance Management (EPM) und Enterprise Resource Planning (ERP).

Während der PPM-Prozess und die -Tools eine ganzheitliche Sicht auf mehrere Projekte bieten, hilft PM-Software Unternehmen dabei, einzelne Projekte auf granularer Ebene zu planen, zu organisieren und zu verwalten – einschließlich der dafür notwendigen Ressourcen. Diese Plattformen stellen unter anderem Kostenschätzung, Terminplanung, Budgetverwaltung, Ressourcenzuweisung, Qualitätskontrolle, Dokumentation sowie Kommunikations- und Kollaborationsfunktionen bereit.

ERP-Software ist eine Suite von integrierten Anwendungen, die wichtige Geschäftsprozesse wie zum Beispiel Finanzen und Buchhaltung, Beschaffung, Fertigung und Vertrieb managt und unterstützt. ERP erleichtert den Informationsfluss zwischen diesen Geschäftsfunktionen und verwaltet die Verbindungen zu externen Interessensgruppen wie zum Beispiel Lieferanten.

PPM-Typen

Unternehmen können PPM für eine Reihe verschiedener Funktionen und Sektoren nutzen.

Ähnlich wie bei ERP-Plattformen gibt es bei PPM-Tools einen engen Branchen- und Marktfokus, wobei die Funktionen und Merkmale je nach Branche variieren. PPM-Software, die für ein Bauunternehmen geeignet ist, unterscheidet sich erheblich von Programmen, die für den Gesundheitssektor entwickelt wurden.

Als regulierte Unternehmen, die häufig mit knappen Budgets arbeiten, müssen Gesundheitsunternehmen die Projektportfolios besonders genau beobachten. Wichtige PPM-Funktionen im Gesundheitswesen sind die Zusammenarbeit und Transparenz über Projekte, Ressourcen und Dokumente hinweg sowie die Verfolgung und Berichterstattung von Projektfortschritten und -kosten.

Aufgrund regulatorischer Überlegungen sollte eine PPM-Plattform für das Gesundheitswesen das Auditieren der Befolgung von Regularien und Gesetzen unterstützen. Es sollte auch Projekte im Kontext der Bereitstellung elektronischer Patientenakten sowie Bildarchivierungs- und Kommunikationssystemen unterstützen.

Unternehmen können den PPM-Prozess und die Tools auch auf Unternehmensbereiche wie die Entwicklung von Software anwenden. Da moderne App-Entwicklung sowohl Geschwindigkeit als auch Qualität erfordern, müssen PPM-Plattformen besonders stark bei Funktionen wie Softwaretests und Projektfortschritten sein. Dies sollte den gesamten Lebenszyklus der Entwicklung vom Design bis zur Produktion umfassen.

Weil die Nachfrage nach Softwareentwicklern hoch ist, sind effektive Funktionen zur Ressourcenverfolgung von entscheidender Bedeutung – einschließlich der Anzahl der Personen, die an mehreren Projekten arbeiten. Wichtig ist auch die Fähigkeit, Projektabschlussraten, Projekterfolgsraten, Projektrisiken und die Risikotrendlinie verfolgen zu können.

Wichtige PPM-Funktionen und -Funktionen

PPM-Tools können mehrere wichtige Funktionen und Fähigkeiten enthalten. Eine Funktion ist das Pipelinemanagement. Mit dieser können Unternehmen anhand der verfügbaren Ressourcen feststellen, ob und wie sie eine Reihe von Projekten in einem Portfolio innerhalb einer bestimmten Zeit durchführen. Das Pipelinemanagement hilft auch bei der Auswahl der richtigen Projekte für einen bestimmten Zeitpunkt.

Eine weitere Funktion ist die Ressourcenverwaltung. Die Überwachung von Ressourcen – ob Finanzierung, Arbeit, Material oder Räumlichkeiten – ist für das Management mehrerer Projekte von entscheidender Bedeutung. Unternehmen, die die Projektressourcen nicht korrekt verfolgen, können die Effizienz beeinträchtigen und unnötig Geld verschwenden.

Projektmanager müssen sich auch mit ständigen Änderungen auseinandersetzen. PPM-Software kann Funktionen für das Change-Management bereitstellen. Die PPM-Plattform sollte es Managern ermöglichen, das Portfolio nach Bedarf anzupassen, um den Nutzen von Projekten zu maximieren und die strategischen Ziele des Unternehmens zu erreichen. Änderungen können zu Verschiebungen bei der Mischung der Projekte im Portfolio, der Verfügbarkeit von Ressourcen, den Marktbedingungen und sogar der Gesamtstrategie des Unternehmens führen.

Ein weiteres Merkmal ist das Risikomanagement. Viele PPM-Tools unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung und Reduzierung des Projektrisikos. Dazu verfolgen sie den Fortschritt genau und weisen die erforderlichen Ressourcen zu. Sie können damit das Risiko der Verschwendung von Geld, Zeit und Mühe verringern oder beseitigen. Mit PPM lassen sich auch die Gefahren von Projektverzögerungen und Missmanagement von Ressourcen minimieren.

Das Management finanzieller Ressourcen ist eine weitere wichtige Funktion von PPM. Sie erlaubt eine genauere Prognose der finanziellen Mittel. Das Feature hilft einzelnen Mitarbeitern oder Teams, den Wert von Projekten in Bezug auf die strategischen Ziele und Prioritäten der Organisation durch Finanzkontrollen zu demonstrieren. Daneben unterstützt es auch bei der Bewertung des Fortschritts mit verschiedenen Finanzkennzahlen. Mit dem Management finanzieller Ressourcen können Projektmanager die Projektkosten besser prognostizieren, Budgetpläne erstellen und diese Pläne nach Bedarf anpassen.

Analysefunktionen

Berichterstellung/Visualisierung. Einige PPM-Angebote enthalten automatisierte Berichts- und Visualisierungsfunktionen, mit denen Benutzer Ergebnisse präsentieren und an Dashboards liefern können.

Mit diesen Funktionen können Manager die Portfolio-Performance anhand einer Reihe von KPIs visualisieren, teilen und analysieren. Einige Produkte integrieren Analytics und Reporting, um Entscheidungen zu treffen, die Effizienz zu steigern und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Durch den Einsatz der Datenvisualisierung können Unternehmen Trends und Daten aus Arbeitsmanagement-Tools visuell darstellen, bei der Entscheidungsfindung helfen und die Fähigkeit zur Priorisierung von Projekten verbessern.

Echtzeitdaten. Die rechtzeitige Aktualisierung von Projektplänen, Ressourcen und Teammitgliedern ist ein Schlüssel für ein erfolgreiches Portfoliomanagement. Daher ist die Fähigkeit, mit Echtzeitdaten umgehen zu können, ein wichtiges Merkmal.

Softwareplattformen können automatisierte Methoden zum Aufgaben- und Status-Reporting anbieten, so dass Teammitglieder den Projektmanagern Fortschrittsdaten in Echtzeit zur Verfügung stellen. Manager können Statusberichte erstellen und Aktualisierungen von Teammitgliedern sammeln. Benutzer können auf aktuelle Daten zu Projekten und Portfolios zugreifen, einschließlich Geschäftsmetriken, Ressourcen und anderen Aspekten von Portfolios.

Was-wäre-wenn-Szenario-Analyse. Mit diesen Analysetypen können Manager und Teammitglieder die Auswirkungen bestimmter Änderungen an Zeitplänen, Ressourcen und anderen Projektkomponenten messen. PPM-Tools für die Planung von Was-wäre-wenn-Szenarien können Teams dabei helfen, potenzielle Probleme anzugehen.

Einige dieser Analyse-Tools verwenden ausgefeilte Algorithmen und integrierte Best Practices. Sie wollen damit Führungskräften helfen, das optimale Projektportfolio unter verschiedenen Budget- und Geschäftsbedingungen schnell zu identifizieren.

Mit Was-wäre-wenn-Analysen können Manager mehrere Szenarien für verschiedene Projekte modellieren. Dies kann dazu beitragen, den Erfolg – trotz Herausforderungen wie Kostenbeschränkungen – sicherzustellen und Hinweise zu geben, welche Projekte in ein Portfolio aufgenommen oder aus diesem entfernt werden sollten.

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