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Wann sich Projektplaner für SAP PPM oder SAP PS entscheiden sollten

Webbasiertes SAP Projekt- und Portfolio-Management ist eine Option, um Ideen und Projekte zu verwalten. Ein On-Premise Tool wie SAP PS eine andere.

Sowohl SAP Projektsystem (SAP PS) als auch SAP Portfolio and Project Management (SAP PPM) können eine wichtige Rolle beim Projekt-Management spielen. SAP PPM eignet sich in erster Linie für leichtgewichtige Projekte, wogegen SAP PS für ein umfangreiches Projekt-Management gedacht ist. Setzt man SAP PS bereits ein, benötigt aber SAP PPM ebenfalls, müssen einige Punkte beachtet werden.

In vielen Unternehmen ist SAP PS, ein On-Premise Projekt-Management-Modul in SAP ERP Central Component (ECC), bereits implementiert. Doch aufgrund seiner umfangreichen Funktionen und Integration mit anderen SAP-Komponenten, vermeiden Projektverantwortliche und –planer den Einsatz von SAP PS für kleinere, einfachere Projekte oder unausgereifte Ideen, die in der Regel keiner Finanzkontrolle unterliegen. Sie verwenden in diesen Fällen lieber Drittanbieter-Projekt-Management-Tools wie Microsoft Project statt SAP PS, da ein leichtgewichtigeres Produkt Zeit, Aufwand und Kosten spart.

Alternativ kann man einen Blick auf SAP PPM werfen, das eine Komponente von SAP Product Lifecycle Management innerhalb von SAP ECC ist. Die Anwendung ermöglicht die Zusammenarbeit in Teams, die damit Ideen entwerfen und den besten Ideen einen Projektstatus verleihen können. Teams können anschließend diese Projekte mit Blick auf ihre Geschäftsziele verwalten.

Da SAP PPM ein webbasiertes Collaboration- und Projekt-Management-Tool ist, müssen Projektplaner auf Grundlage ihrer Projektanforderungen entscheiden, ob SAP PPM oder SAP PS eine angemessene Antwort hierfür liefert. Fällt die Wahl auf SAP PPM, sollten sich Projekt-Manager und –planer an ihren CIO wenden, um PPM zu implementieren und um sicherzustellen, ob eine einzige SAP-Plattform zum Management des gesamten Lebenszyklus von der Idee zum Produkt ausreicht.

SAP PPM und SAP PS im Vergleich

Im Folgenden wird skizziert, wie sich die Tools PPM und PS in ihren Funktionen überlappen und wie sie sich miteinander integrieren lassen.

PPM ist eine gute Wahl für eine Idee oder ein Projekt, das keine starke finanzielle Kontrolle erfordert. Was ein Unternehmen in diesem Bereich ausgibt, spart es an anderer Stelle, da die PPM-Lizenzkosten deutlich geringer sind, als wenn es für eingetragene Benutzer in SAP PS zahlt.

Wie findet man heraus, dass der Einsatz von SAP PS gerechtfertigt ist? Man wird sich vermutlich für SAP PS entscheiden, wenn Projekte eine erhebliche finanzielle Kontrolle erfordern und ihre Inhalte innerhalb der sicheren Firewall eines Unternehmens bleiben müssen. Sollte dies notwendig sein, lassen sich PPM-Projekte in SAP PS integrieren, da PS eine höhere Sicherheit und Finanzkontrolle als SAP PPM bietet.

Neben einer strengeren Finanzkontrolle ermöglicht SAP PS einem Unternehmen, den Zugang zu seinen Ideen und verbundenen Assets (zum Beispiel Dokumente, Zeichnungen oder Partnerinformation) zu beschränken. Im Wesentlichen lassen sich Projekte, die ausgereift genug sind und als technisch sowie kommerziell rentabel betrachtet werden, zu SAP PS übertragen.

SAP PPM-Projektdaten lassen sich in SAP PS per Remote Function Call (RFC) oder Application Link Enabling (ALE) übertragen. Für eine noch bessere Finanzkontrolle kann ein Unternehmen anschließend SAP PS mit SAP Investitions-Management (IM) integrieren. PPM-Projekte werden zunächst mit PS integriert, anschließend werden die Daten per RFC oder ALE übertragen. Sobald das PPM-Projekt in PS erstellt ist, ist eine weitere Integration mit Investment Management möglich, da beide eine On-Premise-Komponente von SAP ECC sind.

SAP PPM kennzeichnen folgende Eigenschaften:

  1. PPM ist webbasiert und befindet sich daher außerhalb der Unternehmens-Firewall. Somit können Anbieter, Lieferanten und andere externe Beteiligte an Ideen und Projekten außerhalb des internen SAP-Systems zusammenarbeiten.
  2. SAP PPM kostet weniger als SAP PS.
  3. Da nicht jede Idee zu einem Projekt wird, macht es Sinn, ein separates Tool wie SAP PPM bereitzustellen, um Team-Ideen in einer Komponente zu erfassen, die dann in einer anderen Komponente in den Projektstatus erhoben werden kann, zum Beispiel Projekte mit dem Potenzial, verbesserte Produkte oder Services zu schaffen.
  4. Obwohl SAP PPM eine leichtgewichtige Finanzplanung und Kontrolle bietet, garantieren nicht alle Kooperationen eine Tiefe in diesem Bereich.

SAP PS kennzeichnen folgende Eigenschaften:

  1. SAP PS bietet eine erhebliche Kontrolle und Sicherheit für Projekte, die eine strenge Finanzkontrolle erfordern.
  2. SAP PS ermöglicht einem Unternehmen, den Benutzerzugang unter anderem für Dokumente, Zeichnungen und Partnerdaten zu beschränken.
  3. SAP PS bietet die Möglichkeit, personelle Ressourcen genau zu überwachen und in Projekten einzusetzen.
  4. Die komplette interne Produktion wie auch externe Beschaffung für das Projekt wird komplett in PS verwaltet.
  5. Maschinen oder Arbeitskapazitäten lassen sich überwachen und entsprechend anpassen, wenn Kapazitätsengpässe auftreten.

Abbildung 1 erklärt die gesamte SAP PPM-Landschaft, um Anwendern ein besseres Gefühl dafür zu vermitteln, wie PS und PPM zusammenarbeiten.

Abbildung 1

Die Abbildung zeigt, dass SAP PS den operativen Bereich verwaltet, während das PPM Projekt-Management die Tätigkeiten auf Projektebene betreut. Das PPM Portfolio Management bleibt an der Spitze der PPM-Landschaft.

Letztlich bieten SAP PPM und PS einem Unternehmen die Flexibilität, jede Idee, jedes Projekt und die Projektreife zu bewerten, so dass es entscheiden kann, wo es wirtschaftlich Sinn macht, eine Idee in den Projektstatus zu heben, und wo eine stärkere finanzielle Integration erforderlich ist.

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