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ERP-Einführung: Programmmanagement versus Projektmanagement

ERP-Programmmanagement stellt den Rahmen für die Verwaltung des Projektportfolios zur Verfügung und sichert den Erfolg der kompletten ERP-Einführung.

Eine erfolgreiche ERP-Implementierung ist keine Selbstverständlichkeit – sie erfordert einen enormen Aufwand an Zeit, Mühe sowie finanziellen und personellen Ressourcen.

Das Projektmanagement allein ist nicht in der Lage, hier effektiv zu helfen. Das gilt auch dann, wenn man sich für eine Cloud-ERP-Implementierung entscheidet.

Stattdessen sollten sich Unternehmen auf die kritische Ebene oberhalb des Projektmanagements konzentrieren: das Programmmanagement. Es bietet einen passenden Rahmen für die Verwaltung und Nachverfolgung der Einzelprojekte, aus denen eine typische ERP-Implementierung besteht.

Ein Blick auf die Beziehung zwischen Programm und Projekt

Die einzelnen Projekte, aus denen sich eine ERP-Implementierung zusammensetzt – von der Auswahl der Software bis zum Change-Management – bilden die Bestandteile des umfassenden Programmmanagements.

Jeder einzelne Teil muss aus der individuellen Perspektive des Projektmanagements und aus der kollektiven Perspektive des Programmmanagements überwacht und gesteuert werden. Damit lässt sich der tatsächliche Geschäftsnutzen einer ERP-Implementierung am besten optimieren.

Der Erfolg der ERP-Einführung hängt vom Erfolg des Programmmanagements ab, das wiederum vom Erfolg der einzelnen Projekte im Rahmen des Programmmanagements abhängt.

Da die Projekte die Bausteine eines jeden Programms sind, hat jeder Fehler auf Projektebene automatisch Auswirkungen auf die Effektivität des gesamten ERP-Programmmanagements.

Programmmanagement versus Projektmanagement

Aber was genau steckt hinter dem Programmmanagement? Um diese Frage zu beantworten, ist es wichtig, einige der wichtigsten Unterschiede zwischen Programmmanagement und Projektmanagement zu verstehen. Folgende Tabelle beinhaltet die Merkmale von Programmmanagement und Projektmanagement.

ERP-Programmmanagement

ERP-Projektmanagement

Plant mit einem nicht genau definierten Enddatum, bis ein bestimmter Organisationszustand erreicht ist oder im Rahmen der kontinuierlichen Verbesserung fortgesetzt wird.

Hat fest definierte Start- und Endzeiten.

Konzentriert sich auf die Umsetzung von Geschäftsvorteilen, wie zum Beispiel kürzere Zeiten bis zu Monats- oder Quartalsabschlüssen, schnellere und genauere Lieferungen an Kunden und bessere Durchlaufzeiten bei der Materialbeschaffung. Erfordert die Einbeziehung des Programmmanagementteams auch nach Projektende, um zum Beispiel erweiterte Anleitungen für die optimale Nutzung des neuen ERP-Systems zu geben.

Konzentriert sich auf die Bereitstellung konkreter und quantifizierbarer Ergebnisse, wie zum Beispiel die rechtzeitige Verfügbarkeit von Hardware und Infrastruktur, und die Einrichtung von Netzwerken, um einen nahtlosen Datentransfer zu gewährleisten.

Ist komplexer und erfordert strategische Planung. Enthält mehrere Projekte und treibt operative Veränderungen voran.

Ist einfacher, da der Fokus nur auf der Bereitstellung definierter Anforderungen liegt, wie Hardware und deren Installation, Infrastruktur und Vernetzung, ERP-Software und deren erfolgreiche Implementierung – innerhalb der vereinbarten Zeitpläne.

Erfordert, dass Änderungen auf Projektebene ständig überwacht und ihre Auswirkungen auf das Programm und seine Projekte kontrolliert und gesteuert werden.

Umfasst eine fokussierte Änderungskontrolle. Dazu gehören die Vermeidung von Verzögerungen bei der Implementierung und das Einhalten der Zeitplanung und der geplanten Kosten.

Erfordert eine Makrosicht. Diese muss die kombinierte Wirkung des gesamten Portfolios von Projekten berücksichtigen, die mittel- bis langfristig einen Nutzen bringen soll.

Enthält eine Mikrosicht – diese befasst sich nur mit der Lieferung des Definierten. Dabei wird auf Pünktlichkeit, Budgeteinhaltung und akzeptable Qualität geachtet.

Fünf Phasen des ERP-Programmmanagements

Das ERP-Programmmanagement fördert eine Kultur der Integration. Während sich einzelne Projekte darauf konzentrieren, bestimmte Dinge zu erledigen, stellt das ERP-Programmmanagement sicher, dass all diese definierten und temporären Projekte synchronisiert und miteinander integriert werden. Auf diese Weise lässt sich der Gesamtnutzen maximieren, den das Unternehmen erreichen möchte.

Abbildung 1: Die Hierarchie von Programm- und Projektmanagement.
Abbildung 1: Die Hierarchie von Programm- und Projektmanagement.

Die fünf Phasen des ERP-Programmmanagements sind:

Programminitiierung. In dieser Phase wird ein Programmmanager beauftragt und ein Business Case erstellt, um den Nutzen einer ERP-Implementierung zu bewerten und so den Erfolg sicherzustellen. Diese Phase legt die Arbeitsbereiche für eine ERP-Implementierung fest und arbeitet die zugrunde liegenden Vorteile heraus, die das Unternehmen aus der Implementierung ziehen wird.

Programmeinrichtung. Diese Phase umfasst die Einrichtung des Programms, die Definition der Programmcharta, die Entwicklung des Projektportfolios, die Definition der Programmstruktur sowie budget- und zeitbezogene Aktivitäten.

Entwerfen, bauen und testen. In der Designphase werden die funktionalen und technischen Grundlagen der ERP-Software festgelegt. Diese werden im gesamten Projekt starke Effekte haben. Die Build-Subphase ermöglicht es funktionalen und technischen Teams, einen Prototyp einer ERP-Software zu erstellen. Dieser sollte die allgemeinen Ziele des ERP-Programmmanagements erfüllt. Die Testphase erfordert ein iteratives Testen des entwickelten ERP-Prototyps. Dieser wird ständig und so lange verbessert, bis er einsatzbereit ist. Das ERP-Programmmanagement konzentriert sich auf die Sicherstellung von Training, Kommunikation und Performance-Management.

Bereitstellen. Diese Phase konzentriert sich in erster Linie auf das Go-Live eines ERP-Systems. Sie stellt sicher, dass alle damit verbundenen Projekte im Rahmen des ERP-Programmmanagements auch vollständig aufeinander abgestimmt sind.

Post-Implementierung. Diese letzte Phase ist vielleicht kritischer für den Erfolg der ERP-Implementierung als jede andere Phase. Sie stellt sicher, dass unmittelbare und dringende Probleme gelöst werden. Dazu gehören zum Beispiel falsche Dateneingaben, Berechtigungsprobleme und ein Programmier-Dump, der die Funktionsfähigkeit des Systems zu beeinträchtigen droht. Diese Phase nimmt unweigerlich mehr Zeit und mehr Budget in Anspruch als geplant und erfordert daher die erhöhte Aufmerksamkeit eines effektiven ERP-Programmmanagements. Darüber hinaus muss diese Phase im ERP-Programmmanagement die Zeit bekommen, die sie benötigt, und auch das Verständnis, damit die Vorteile der Implementierung von ERP-Software wirklich realisiert werden. Das sollte geschehen, nachdem die Anwender gute Kenntnisse der neuen ERP-Software erworben haben und in der Lage sind, greifbare und messbare Verbesserungen in ihrer täglichen Arbeit zu quantifizieren.

Fünf Bereiche des ERP-Programmmanagements

Die Aufteilung des gesamten ERP-Programmmanagements in die folgenden fünf Bereiche oder Arbeitsgruppen trägt zu einer effektiven ERP-Implementierung bei.

  1. ERP-Implementierung: Dieser Bereich konzentriert sich auf die Konzeption, Entwicklung, Konfiguration und Implementierung von ERP-Software als Werkzeug. Das Werkzeug sollte das Unternehmen bei neuen Formen des Datenaustausches und der Arbeit unterstützen.
  2. Informationssystem und Informationstechnologie (IS/IT): Dieser Bereich stellt sicher, dass die notwendige Infrastruktur für eine erfolgreiche ERP-Implementierung – wie Hardware, Netzwerk und Software – verfügbar ist.
  3. Testen: Das Testen ist so entscheidend für den Erfolg der ERP-Implementierung, dass es einen separaten Bereich rechtfertigt. Unit-Tests, Unit-Acceptance-Tests, Integrationstests, ERP-Software-Performance-Tests und Lasttests sind nur einige Beispiele. Die damit verbundenen Aktivitäten, die verschiedene Tests unterstützen, wie zum Beispiel die Vorbereitung von Testskripten und die Validierung der Testergebnisse durch die funktionalen oder geschäftlichen Benutzer, werden in diesem Bereich ebenfalls ausgeführt.
  4. Integration: Dieser Bereich stellt die Integration und Zusammenarbeit von Personen, Geschäftsprozessen, IT/IS und der gesamten Organisation sicher. Noch kritischer ist, dass dieser Bereich die Führung bei der Re-Integration der Ressourcen innerhalb des Unternehmens nach Beendigung eines ERP-Projektmanagements übernimmt.
  5. Programmmanagement: Projekte, die in den Bereich eines ERP-Programmmanagements fallen, werden innerhalb dieses Bereichs gestartet. Typische Beispiele sind: Risikomanagement, rechtzeitige und qualitativ hochwertige Folgemaßnahmen, Ressourcenmanagement, Budgetaufträge, Verfolgung und Überwachung, Fortschrittskontrollen der Projekte und Leistungsmanagement.

Vier Change-Management-Bereiche in einer ERP-Implementierung

Die folgenden vier Change-Management-Bereiche spielen eine entscheidende Rolle für das ERP-Programmmanagement und den gesamten Erfolg der ERP-Implementierung:

  1. Organisation: Dieser Bereich definiert und implementiert eine neue Organisationsstruktur und neue Arbeitsweisen mit der ERP-Software. Das Ergebnis dieses Bereichs ist die Sicherstellung neuer Arbeitsweisen, die auf bewährten Verfahren basieren, um eine effizientere Organisation zu gewährleisten.
  2. Kommunikation: Dieser Bereich unterstützt das ERP-Programmmanagement während des gesamten Lebenszyklus, um eine reibungslose Koordination und Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu gewährleisten. Dies stellt sicher, dass die Wahrnehmung der neuen ERP-Software mit der Umsetzungsmotivation des Unternehmens übereinstimmt.
  3. Lernen: Dieser Bereich zielt darauf ab, das ERP-Wissen und die Fähigkeiten des Unternehmens zu verbessern. Das Hauptergebnis ist die Erhaltung der Qualität der Dateneingabe und des Wissens.
  4. Performance: Dieser Bereich aktualisiert das Beurteilungssystem, die Belohnungsmechanismen und das Leistungsmanagement. Auf diese Weise wird eine Integrationskultur unterstützt, die Mitarbeiter, Geschäftsprozesse und die Datenharmonisierung im gesamten Unternehmen einheitlich gestaltet.

Was ist erfolgreiches ERP-Programmmanagement?

Der Erfolg des ERP-Programmmanagements hängt von folgenden Faktoren ab:

  • organisatorisch definierte Vorteile, die innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens und Budgets realisiert werden; und
  • die erfolgreiche Durchführung jedes der Projekte, die unter sein Programm fallen.

Da Projekte die Bausteine eines Programms sind, macht jeder Fehler auf Projektebene automatisch das gesamte ERP-Programmmanagement ineffektiv.

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