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Fokusräume vs. Huddle Rooms für Einzel- und Zusammenarbeit
Mit der Abkehr von traditionellen Büroräumen sind Huddle Rooms und Fokusräume der Schlüssel für die Einzelarbeit und Teamzusammenarbeit. Optimieren Sie diese Räume deshalb.
Wenn Unternehmen ihre Angestellten wieder ins Büro zurückholen, müssen sie Arbeitsbereiche bereitstellen, die für verschiedene Szenarien der Zusammenarbeit optimiert sind. Die Untersuchungen von Metrigy der letzten Jahre zeigen einen allmählichen Trend zur Vergrößerung der Besprechungsräume gegenüber traditionellen Büro- und Schreibtischflächen.
Neben Konferenzräumen sind zwei weitere Raumtypen entstanden, die die Arbeit im Büro unterstützen. Dazu gehören Fokusräume. In diesen können Einzelpersonen ungestört und ohne Ablenkungen selbstständig oder per Video mit Kollegen arbeiten. Außerdem gibt es Huddle Rooms für die persönliche Zusammenarbeit in kleinen Teams.
Jeder dieser Räume hat unterschiedliche Anwendungsfälle und Anforderungen an die Audio-Video-Ausstattung (AV). Für die Optimierung von Fokusräumen und Huddle Rooms ist der Einsatz der richtigen Kombination aus Audio- und Videogeräten erforderlich. Ebenso wichtig ist es, Transparenz bezüglich der Leistung der Geräte und der Raumnutzung sicherzustellen.
Fokusräume optimieren
Fokusräume sind in der Regel kleine Räume für eine Person, einige bieten jedoch auch Platz für mehrere Personen. Sie werden oft als Telefonzellen bezeichnet. Diese werden jedoch nur genutzt, wenn Mitarbeiter an Videokonferenzen teilnehmen müssen, ohne abgelenkt zu werden oder andere zu stören. Fokusräume hingegen werden oft für längere Zeiträume benötigt, wenn sich Personen von ihren Kollegen isolieren müssen, um Ablenkungen zu vermeiden.
Zu den wichtigsten Anforderungen an Fokusräume gehören die folgenden:
- Hochwertige Audio- und Videotechnik zur Unterstützung persönlicher Videokonferenzen.
- Die Möglichkeit, Hintergrundgeräusche und Ablenkungen auszublenden.
- Anpassbarkeit von Beleuchtung, Desktop-Positionierung und anderen ergonomischen Aspekten nach Bedarf.
Fokusräume, die für die individuelle Ideenfindung genutzt werden, können auch von der Bereitstellung zusätzlicher Funktionen für die gemeinsame Nutzung von Inhalten und Ideenfindung, wie beispielsweise Touchscreens und Whiteboards, profitieren.
Huddle Rooms optimieren
Huddle Rooms sind in der Regel für kleine Teams konzipiert, die sich dort treffen und zusammenarbeiten können. Dabei kann es sich um spezielle Besprechungsräume oder um offene Bereiche innerhalb eines Büros handeln. Zu den wichtigsten Anforderungen an Huddle Rooms gehören:
- Videokonferenzfunktionen zur Unterstützung von Besprechungen mit Remote-Teilnehmern.
- Einfache Freigabe von Inhalten, ohne dass eine Besprechung gestartet und AV-Einstellungen verwaltet werden müssen.
- Unterstützung für Ideenfindung mit Touchscreens und Whiteboards.
Je nach Gestaltung des Huddle Rooms kann eine Kamera an der Vorderseite des Raums ausreichen, um die Teilnehmenden im Raum aufzunehmen. In Huddle Rooms mit runden Tischen kann eine Kamera in der Tischmitte eine Frontalansicht jeder Person im Raum aufnehmen.
In Huddle-Bereichen in offenen Räumen ist möglicherweise eine Technologie zur Unterdrückung von Hintergrundgeräuschen erforderlich, die Audio- und Videozonen erstellt. So wird sichergestellt, dass Remote-Teilnehmer nur diejenigen sehen und hören, die sich im definierten Huddle-Bereich befinden.
Gemeinsame Anforderungen an Fokus- und Huddle-Räume
Trotz ihrer Unterschiede gibt es einige gemeinsame Anforderungen, die für den Erfolg von Fokus- und Huddle-Räumen entscheidend sind. Dazu gehören:
- Raumreservierungssoftware: Metrigy stellt eine zunehmende Verbreitung von Reservierungssoftware fest, mit der Mitarbeiter die für ihre Zusammenarbeit geeigneten Räume auf einfache Weise reservieren können. Unternehmen können zwischen eigenständigen Angeboten oder Reservierungsfunktionen ihrer Unified-Communications-Anbieter wie Cisco, Microsoft und Zoom wählen. Die Apps können auch in digitale Beschilderung integriert werden, um Menschen zu den richtigen Räumen zu leiten, sowie in wandmontierte Geräte, um die Verfügbarkeit anzuzeigen und Ad-hoc-Raumreservierungen zu unterstützen.
- Analyse der Raumnutzung: In der Regel benötigen Unternehmen Einblicke in die Trends der Raumnutzung, beispielsweise in die Nutzungshäufigkeit und die Art und Weise, wie Mitarbeiter die Räume nutzen. So können sie die Grundrisse bei Bedarf anpassen. Mithilfe von Analysefunktionen können auch die Anzahl der Personen im Raum, die Luftqualität im Raum sowie das Nichterscheinen bei Raumreservierungen ermittelt werden. In Verbindung mit einer Raumreservierungssoftware könnten Unternehmen Reservierungen stornieren lassen, um Räume für andere verfügbar zu machen.
Damit Collaboration-Räume erfolgreich sind
Die erfolgreiche Einrichtung von Fokus- und Huddle-Räumen erfordert ein Verständnis für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden in Bezug auf Zusammenarbeit und die Ziele des Unternehmens. Zudem ist die Bereitstellung der richtigen Raumumgebung sowie eine proaktive Verwaltung der Räume notwendig, um die für die Optimierung der Raumaufteilung erforderlichen Informationen zu erhalten.
