Wie die Metadaten-gesteuerte Navigation die Suche in SharePoint 2013 vereinfacht

Microsoft SharePoint 2013 bietet mit der Metadaten-gesteuerten Navigation eine Funktionen, die wir Ihnen in diesem Beitrag genauer vorstellen.

Für die meisten Web-Content-Management-Tools ist der Konflikt zwischen der physischen Speicherung von Inhalten auf einer Website und der logischen Beziehung zwischen einem Großteil dieser Inhalte eine ständige Herausforderung. Die Collaboration- und Content-Management-Plattform Microsoft SharePoint 2013 ist hier keine Ausnahme.

Endanwender mussten schon immer Seiten und Bibliotheken erstellen, um SharePoint-Inhalte zu speichern. Diese physische Hierarchie bildete auch die Grundlage für die Navigation und war im Endeffekt die Basis für die Informationsarchitektur jeder über SharePoint angelegten Webanwendung.

Während dies im Allgemeinen als ein bewährter Ansatz gilt, gibt es allerdings auch viele Situationen, in denen ein physisches Auffinden der Inhalte zu Problemen bei SharePoint 2013 Suchaufgaben führt. In Online-Shops müssen beispielsweise verschiedene Produktseiten unter unterschiedlichen Navigationsüberschriften angezeigt werden, da sie mit mehreren Produktgruppen verknüpft sein können.

In solchen Fällen kann und sollte der Inhalt logisch mehreren Bereichen zugeordnet werden. SharePoint 2013 ermöglicht dies durch die Kombination der SharePoint-Suchmaschine (die sich in erster Linie die Technologie vom FAST Search Server ausgeliehen hat) mit Microsofts Term Store Manager.

Jeder, der bereits den in SharePoint 2010 eingeführten Term Store Manager verwendet hat, wird den Nutzen der Funktion beim Verschlagworten von Inhalten bestätigen. Die Funktion ermöglicht die kontrollierte Generierung von Schlagworten. Das funktioniert für Dokumente genauso gut wie für Webinhalte und verbessert die „Auffindbarkeit“, wenn diese Funktion mit einem Enterprise Search Tool kombiniert wird. Durch das Mischen der beiden Technologien können Sie SharePoint 2013 nutzen, um über den Term Store die Hierarchie Ihrer Website zu definieren und mehrere miteinander verknüpfte Bereiche für Inhalte zu erzeugen.

Wer eine SharePoint-2013-Website erstellt, möchte in der Regel auch ein Navigations-Framework einrichten. In diesem Fall werden Ihnen eine Reihe von Optionen angezeigt. Es ist möglich, einen eher traditionellen physischen Ansatz zu wählen, und die Navigationspfade aus der Seitenhierachie zu erzeugen. Sollte aber mehr Flexibilität erforderlich sein (und Sie die Vorteile der suchmaschinenfreundlichen URLs nutzen möchten) können Sie die verwaltete Navigation verwenden. Website-Autoren, die besonders abenteuerlustig sind, können auch einen gemischten Ansatz wählen und von beiden Methoden das Beste nutzen.

Vorbereitungen für die Navigation

Das Einrichten der Navigation für eine Website mit der neuen Version der Plattform ist relativ einfach. Wie SharePoint 2010 hat das Release 2013 die Funktion Veröffentlichungswebsite, die bereits mit allen entsprechenden Features aktiviert ist. Sobald eine Website bereitgestellt wurde, öffnen Sie Seiteneinstellungen. Die Option für die Navigationseinstellungen befindet sich am selben Ort wie in SharePoint 2010, direkt im Bereich Erscheinungsbild der Website.

Unter den Navigationseinstellungen sehen Sie ähnliche Optionen wie in SharePoint 2010. Der große Unterschied ist, dass es die dritte Option verwaltete Navigation gibt. Die Wahl dieser Option ermöglicht es Ihnen, bereits vorhandene Begriffe (Term Set) wieder zu verwenden oder neue Begriffe zu erstellen, die Ihre Website beschreiben.

Eine wichtige Konfigurationsoption für die SharePoint 2013 Suchfunktion ist die Standard-Navigationseinstellung unterhalb der Term-Set-Anzeige. Standardmäßig erstellt SharePoint automatisch Navigationspfade basierend auf den Namen der Seiten. In einigen Fällen kann dieser Suchansatz für Standard-Seiten in bestimmten Webangeboten nützlich sein. 

Aber für die meisten Seiten erlaubt das Abschalten dieser Option begriffliche Verbindungen für einzelne Seiten manuell zu erstellen. Damit lässt sich die Entwicklung der Navigation besser kontrollieren.

Erstellen von Seiten und Begriffe zuordnen

Wie SharePoint 2007 und 2010 verwendet auch SharePoint 2013 zum Speichern der meisten Webseiten eine Page Library (Seitenbibliothek). Alle Seiten werden in dieser Bibliothek erstellt. Je nach Navigationseinstellungen können auch suchmaschinenfreundliche URLs generiert werden. Beide Fälle, sowohl die SEO-freundlichen als auch term-basierten URLs, werden in SharePoint 2013 mit einer neuen Option in der Seitenfunktionsleiste (die sichtbar wird, wenn Sie sich auf einer Seite befinden) verwaltet.

Wie der Name schon sagt, erhalten Administratoren durch Anklicken des neuen Seiten-URL-Buttons Zugriff auf das Interface zur Manipulation von URLs. Die Benutzer können dafür sorgen, dass eine Seite einem oder mehreren Begriffen zugeordnet wird. Auch dies ist ein ganz anderes Modell der Informationsarchitektur einer Website. 

Die Navigation jeder beliebigen Seite kann über mehrere Navigationspfade angezeigt werden. Dies fördert auf der Ebene von Seiten nicht nur die Wiederverwendung von Inhalten, sondern ermöglicht auch ein besseres Website-Management, indem die Schritte zum Ändern und Hinzufügen von Navigationspfaden in Ihre Website reduziert, und besser an Ihre Zielgruppe angepasst werden können.

SharePoint-Suchleistung

Das überzeugende an diesem Modell ist, dass es von der SharePoint-2013-Suchfunktion bereitgestellt wird. Suchgesteuerte Navigation ist nicht neu, aber es ist für Microsoft ein großer Schritt. Denn bislang war es so, dass jedes Web-Content-Management-Produkt, das in den letzten zehn Jahren entwickelt wurde, ausschließlich auf einer physischen Struktur basierte.

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Ferner macht der neue Modus kontinuierliches Crawling es Microsoft in der SharePoint-Suche möglich, die suchgesteuerte Navigation und diverse Content-Publishing-Herausforderungen, die traditionell diesen Ansatz plagen (wie zum Beispiel Suchindizes), zu überwinden. Kontinuierliches Crawling bedeutet weder eine neue Navigation noch dass der Inhalt der Seite zwischen den geplanten Crawls ausgeschlossen wird.

Es ist derzeit unklar, wie sich die Metadaten-gesteuerte Funktionen verbreiten wird. Viele Unternehmen haben erst ein Upgrade auf SharePoint 2010 abgeschlossen. Doch wenn man diesen Ansatz zur Verfügung stellt, dürfte man die Attraktivität von SharePoint noch einmal erhöhen.

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