E-Mail-Archivierung Warum die Cloud für SMBs wichtig ist

Warum Cloud-basierte Archivierung an Attraktivität gewinnt

Mit der zunehmenden Nutzung von Cloud-basierten E-Mail-Plattformen wie Microsoft 365 stellt sich für Unternehmen die Frage, ob auch die Archivierung in die Cloud verlagert werden sollte. Cloud-basierte E-Mail-Archivierung verspricht vor allem organisatorische Entlastung: Der Betrieb eigener Infrastruktur entfällt, Updates und Wartung werden zentral durchgeführt, und die Systeme lassen sich flexibel skalieren.

Gleichzeitig verändert sich der Anspruch an Transparenz und Kontrolle. Unternehmen müssen sicherstellen, dass archivierte Daten jederzeit verfügbar, exportierbar und revisionssicher bleiben. „Datensouveränität wird ein immer wichtigeres Thema,“ sagt Nitzinger. „Kunden wollen die volle Kontrolle über ihre archivierten Daten behalten. Dazu gehört auch die Möglichkeit, Archive vollständig und ohne technische oder finanzielle Hürden zu exportieren.“

Nutzen und Anforderungen aus Unternehmenssicht

Unabhängig vom Betriebsmodell verfolgt E-Mail-Archivierung mehrere Kernziele. Dazu zählen die unveränderbare Aufbewahrung geschäftlicher Kommunikation, eine schnelle und strukturierte Suche sowie die Unterstützung von Compliance- und E-Discovery-Anforderungen. Entscheidend ist dabei die Vollständigkeit der Archivierung.

Ein reines Backup reicht dafür in vielen Fällen nicht aus. „Backup sichert Daten so, wie sie anfallen, aber Struktur und Kontext gehen verloren“, erläutert MailStore-Manager Nitzinger. „Für rechtliche Anforderungen ist hingegen entscheidend, dass jede ein- und ausgehende E-Mail vollständig und nachvollziehbar erfasst wird, inklusive Ordnerstruktur, Metadaten und Zeitstempeln.

Herausforderungen bei der Umsetzung

In der Praxis stehen Unternehmen vor mehreren Herausforderungen. Neben Kosten- und Lizenzfragen betrifft das vor allem die Komplexität der Systeme. Insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen verfügen häufig nicht über spezialisierte Fachkräfte, um integrierte Archivierungsfunktionen großer Plattformen korrekt zu konfigurieren und dauerhaft zu betreiben.

Hinzu kommt, dass integrierte Archivierungsfunktionen innerhalb von Cloud-Plattformen nicht zwangsläufig eine saubere Trennung zwischen Produktiv- und Archivdaten bieten. „Wenn es zu einem Sicherheitsvorfall kommt, sind im schlimmsten Fall nicht nur die Live-Daten betroffen, sondern auch die archivierten“, gibt René Nitzinger zu bedenken. Genau dies widerspreche jedoch dem Grundgedanken revisionssicherer Archivierung.

Beispiel aus der Praxis: Cloud-native E-Mail-Archivierung

Wie eine moderne Cloud-basierte E-Mail-Archivierung technisch umgesetzt werden kann, zeigt das Beispiel MailStore, dessen Lösung im Herbst 2025 auf den Markt kam. Der Anbieter hat seine Cloud-Lösung nicht aus seiner bestehenden On-Premises-Software abgeleitet, sondern nach eigenen Angaben vollständig neu entwickelt. Ziel war es, eine Architektur zu schaffen, die von Beginn an auf Skalierbarkeit, Mandantenfähigkeit und automatisierten Betrieb ausgelegt ist.

Technisch basiert die Lösung auf einer Cloud-nativen Microservices-Architektur mit containerisierten Komponenten. Einzelne Funktionen – etwa Benutzerverwaltung, Archivierungsprozesse, Suche oder Storage-Verwaltung – laufen entkoppelt voneinander und lassen sich horizontal skalieren. Dadurch kann die Plattform Lastspitzen abfangen und Ressourcen bedarfsgerecht erweitern, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen. Als Infrastruktur dient eine Hyperscale-Cloud-Umgebung, in diesem Fall Microsoft Azure, betrieben über den Mutterkonzern OpenText.

Ein zentrales technisches Element ist die Integration in Microsoft 365. Die Archivierung erfolgt nicht zeitgesteuert oder ereignisbasiert, sondern über Journaling: Jede ein- und ausgehende E-Mail wird unmittelbar beim Versand oder Empfang in das Archiv übernommen. „Das Ziel ist, dass jede Nachricht sofort archiviert wird – unabhängig davon, wie lange sie im Produktivsystem vorgehalten wird“, sagt Nitzinger. „Damit sollen zeitliche Lücken vermieden werden, die bei nachgelagerten Archivierungsprozessen entstehen können.“

Die Synchronisation von Benutzern, Gruppen und Postfächern erfolgt automatisiert über Microsoft-APIs. Änderungen in der Verzeichnisstruktur – etwa neue Benutzer oder geteilte Postfächer – werden regelmäßig abgeglichen. Bestehende Mailboxen lassen sich zusätzlich über Hintergrundprozesse in das Archiv übernehmen, ohne den laufenden E-Mail-Betrieb zu beeinträchtigen. Die Einrichtung erfolgt weitgehend automatisiert über einen webbasierten Konfigurationsassistenten, lediglich einzelne Schritte – etwa das Setzen von Journaling-Regeln im Microsoft-Tenant – erfordern manuelle Eingriffe.

Ein weiterer technischer Fokus liegt auf der Struktur der archivierten Daten. Statt E-Mails lediglich sequenziell abzulegen, bildet die Lösung die vollständige Ordnerstruktur der Benutzerpostfächer im Archiv ab. Nutzer greifen über eine Weboberfläche auf ihre archivierten E-Mails zu, die sich funktional an der gewohnten Mailbox orientiert. Ergänzt wird dies durch leistungsfähige Suchfunktionen, die auch komplexe Abfragen über mehrere Postfächer hinweg unterstützen – etwa für E-Discovery oder interne Untersuchungen.

Zur Optimierung des Speicherbedarfs setzt die Lösung auf Deduplizierung. E-Mails, die an mehrere Empfänger innerhalb eines Unternehmens gesendet werden, werden im Archiv nur einmal gespeichert und logisch referenziert. Dies reduziert nicht nur den Speicherverbrauch, sondern erleichtert auch die konsistente Verwaltung großer Archivbestände über mehrere Jahre hinweg.

Aus Compliance-Sicht relevant sind zudem rollenbasierte Zugriffskonzepte (RBAC) und umfassende Protokollierung. Administrative Zugriffe, Suchanfragen und Exporte werden in Audit-Logs erfasst, um Nachvollziehbarkeit gegenüber Prüfern oder Aufsichtsbehörden zu gewährleisten. Gleichzeitig bleibt der Zugriff auf Archivdaten strikt rollenbasiert – etwa getrennt nach Administratoren, Endanwendern und Compliance-Verantwortlichen.

Ein Aspekt, den der Anbieter besonders betont, ist die Datenhoheit. Kunden können archivierte Daten jederzeit exportieren – sowohl selektiv als auch vollständig. „Der Kunde bleibt in voller Kontrolle über seine Daten und kann Archive jederzeit mitnehmen“, sagt Nitzinger. Gerade vor dem Hintergrund langfristiger Aufbewahrungsfristen und wachsender Datenmengen gewinnt dieser Aspekt zunehmend an Bedeutung.

E-Mail-Archivierung: Baustein für Governance und Resilienz

Cloud-basierte E-Mail-Archivierung ist kein Ersatz für Backup- oder Security-Lösungen, sondern ein ergänzender Baustein. Sie adressiert insbesondere Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Integrität und Langzeitverfügbarkeit geschäftlicher Kommunikation.

„E-Mail-Archivierung ist heute kein isoliertes Compliance-Thema mehr, sondern Teil der Resilienz- und Wiederherstellungsstrategie von Unternehmen“, fasst René Nitzinger zusammen. Entscheidend sei weniger die konkrete Plattform als die Frage, ob Archivierungsprozesse zuverlässig, transparent und organisatorisch sauber eingebettet sind.

Gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) spielt E-Mail-Archivierung eine besondere Rolle. KMUs verfügen häufig nicht über spezialisierte Compliance- oder Security-Teams, müssen jedoch dieselben rechtlichen und regulatorischen Anforderungen erfüllen wie größere Organisationen. Gleichzeitig fehlt im Alltag oft die Zeit, komplexe Archivierungs- oder Aufbewahrungskonzepte selbst zu konfigurieren und dauerhaft zu überwachen.

Cloud-basierte Archivierungslösungen können hier strukturelle Vorteile bieten. Durch automatisierte Prozesse – etwa unmittelbares Journaling statt zeitverzögerter Archivierung – sinkt das Risiko von Konfigurationsfehlern oder unvollständigen Datenbeständen. „Viele kleinere Unternehmen arbeiten faktisch mit einem Generalisten in der IT, der mehrere Rollen gleichzeitig abdeckt“, erklärt Nitzinger. „Eine weitgehend automatisierte Archivierung kann helfen, diese personellen Engpässe abzufedern.“

Hinzu kommt die wirtschaftliche Perspektive. Statt in eigene Hardware, Wartung und regelmäßige Updates zu investieren, nutzen KMUs eine skalierbare Infrastruktur, bei der Betrieb und Weiterentwicklung zentral erfolgen. Gleichzeitig bleibt die Archivierung von der Produktivumgebung entkoppelt – ein Aspekt, der insbesondere im Kontext von Cyberangriffen relevant ist. Wird die E-Mail-Plattform kompromittiert, sind Archivdaten weiterhin getrennt verfügbar.

Aus Governance-Sicht bietet eine dedizierte Archivierung zudem klare Vorteile: Rollenbasierte Zugriffe, nachvollziehbare Protokollierung und definierte Exportmöglichkeiten erleichtern es auch kleineren Organisationen, Prüfungs- oder Auskunftspflichten nachzukommen. Damit wird E-Mail-Archivierung nicht nur zur technischen Absicherung, sondern zu einem praktisch umsetzbaren Baustein von Governance und Resilienz, der den begrenzten Ressourcen vieler KMUs Rechnung trägt.