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7 bewährte Archivierungsmethoden für Backup-Administratoren
Aufbewahrungsrichtlinien, Compliance und Budgetengpässe erschweren die Datenarchivierung. Diese sieben Verfahren helfen, die Archivierungsstrategie zu optimieren.
Jeder Storage-Manager sieht sich mit dem Problem konfrontiert, immer größer werdende Datenmengen vorzuhalten und zu speichern. Wenn dann noch Sicherungs- und Aufbewahrungsrichtlinien hinzukommen, wird es noch komplizierter.
Primärspeicher sind in der Regel teuer und haben eine begrenzte Kapazität, weshalb viele Unternehmen ältere Daten in ein Archiv verschieben. Auf diese Weise wird Speicherplatz auf dem Primärspeicher eines Unternehmens frei und es wird Platz für neue Daten geschaffen.
Auf den ersten Blick ist das Konzept der Datenarchivierung einfach. In der Praxis erweist es sich jedoch oft als recht anspruchsvoll. Bevor die ersten Daten verschoben werden, ist eine sorgfältige Planung erforderlich. Beachten Sie daher die folgenden sieben Best Practices für die Datenarchivierung.
1. Identifizieren Sie Daten und deren Quelle
Der erste wichtige Schritt bei der Archivierung besteht darin, alle Daten des Unternehmens zu identifizieren und festzustellen, wo diese Daten gespeichert sind. Es ist unmöglich, Daten angemessen zu schützen, wenn man nicht weiß, dass sie existieren.
Backup-Administratoren müssen nicht nur wissen, wo sich die Daten befinden, um sie effizient zu archivieren. Sie müssen auch feststellen, wie die Daten im Unternehmen verwendet werden. Unterschiedliche Datensätze werden auf verschiedene Weise genutzt, so dass eine Archivierungsrichtlinie, die perfekt auf einen Datensatz abgestimmt ist, nicht unbedingt für einen anderen funktioniert.
Wenn beispielsweise eine Abteilung die Dokumente 30 Tage lang aktiv nutzt, kann es sinnvoll sein, die Dokumente nach einem Monat zu archivieren. Wenn jedoch eine andere Abteilung die Dokumente sechs Monate lang aktiv nutzt, würde die Archivierung nach einem Monat für diese Abteilung erhebliche Probleme verursachen.
2. Gründliche Dokumentation der Daten
Eine weitere wichtige Best Practice für die Datenarchivierung ist die sorgfältige Dokumentation der Daten. Diese Dokumentation kann bei der Ausarbeitung einer Audit-Richtlinie und anderen wichtigen Aufgaben hilfreich sein. So kann es beispielsweise erforderlich sein, die Dokumentation regelmäßig zu überprüfen, wenn neue Datensätze erstellt werden oder wenn alte Datensätze auslaufen. Auch Compliance-Auditoren könnten diese Dokumentation verlangen.
3. Die Nutzung von Archivierung und Datensicherung verstehen
Obwohl es Ähnlichkeiten gibt, sind Archivierung und Backup zwei unterschiedliche Aufgaben, die zwei völlig verschiedenen Zwecken dienen. Backups sind als Mechanismus zur Wiederherstellung von Daten gedacht, die versehentlich gelöscht oder geändert wurden oder die infolge eines Hardwarefehlers oder eines Cyberangriffs verloren gegangen sind. Backups dienen in erster Linie dazu, die aktiven Daten eines Unternehmens zu schützen.
Archive stellen sicher, dass ältere Daten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, auch wenn diese Daten nicht mehr aktiv von der Organisation genutzt werden. Diese Aufbewahrungsfrist kann an geschäftliche Anforderungen oder gesetzliche Vorschriften geknüpft sein.
Wichtig ist, dass alle heute vorhandenen Daten vermutlich irgendwann archiviert werden. Der Archivierungsprozess dient in erster Linie dem Schutz älterer Daten, während Backups vor allem die Daten schützen sollen, die ein Unternehmen täglich nutzt.
4. Verwenden Sie die richtigen Tools
Ein weiteres bewährtes Verfahren zur Datenarchivierung besteht darin, die richtigen Werkzeuge für die Aufgabe zu verwenden. Unternehmen können zwischen zahlreichen Datenarchivierungs-Tools wählen. Einige dieser Tools können in die Software integriert sein, die das Unternehmen bereits verwendet, während andere als eigenständige Anwendungen existieren.
Nicht alle Archivierungs-Tools sind gleich. Es ist wichtig, sich zu informieren und ein Archivierungs-Tool zu wählen, dessen Funktionsumfang den Archivierungsanforderungen des Unternehmens entspricht. Ein Unternehmen, das strengen gesetzlichen Vorschriften unterliegt, benötigt beispielsweise ein Archivierungs-Tool, das mit unveränderlichem Speicher(Immutable Storage) arbeitet.
5. Erstellen Sie eine solide Archivierungsrichtlinie
Die nächste bewährte Methode ist die Ausarbeitung einer strengen Archivierungsrichtlinie. Die Richtlinie muss eindeutig festlegen, welche Daten archiviert werden sollen, warum diese Daten archiviert werden müssen, wo die Archivdaten gespeichert werden sollen, wer Zugriff auf die archivierten Daten hat und vieles mehr. Achten Sie bei der Erstellung der Archivierungsrichtlinien Ihres Unternehmens darauf, dass die verschiedenen Interessengruppen die von Ihnen erstellten Richtlinien absegnen – insbesondere im Hinblick auf das Datenlebenszyklusmanagement (Data Lifecycle Management).
6. Synchronisieren Sie die Archivierung mit dem Data Lifecycle Management
Eine Richtlinie für die Datenarchivierung muss direkt mit der Richtlinie für das Datenlebenszyklusmanagement des Unternehmens abgestimmt werden. Im Idealfall sollte der Archivierungsmechanismus sogar in der Lage sein, alte Daten, die ihre vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist überschritten haben, automatisch zu löschen.
Die Speicherung von Daten ist mit direkten Kosten verbunden, so dass die Aufbewahrung von Daten, die nicht mehr benötigt werden, unnötige Ausgaben verursachen kann. Außerdem können alte Daten vorgeladen werden, wenn das Unternehmen in einen Rechtsstreit verwickelt wird. Daher versuchen Unternehmen oft, ihr rechtliches Risiko zu begrenzen, indem sie Daten löschen, die nicht mehr benötigt werden.
7. Einhaltung von Compliance-Vorschriften
Vergewissern Sie sich schließlich, dass das von der Organisation verwendete Datenarchivierungssystem die erforderlichen Vorschriften einhält. Vorschriften wie HIPAA oder DSGVO verlangen von Unternehmen, dass sie Daten für bestimmte Zwecke und Zeiträume aufbewahren. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu zivil- und/oder strafrechtlichen Konsequenzen führen.
