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So finden Sie den richtigen Anbieter für Ihr Langzeitarchiv

Bei der Wahl eines Archivierungsdienstes müssen Sie definieren, welche Daten Sie archivieren müssen, welche Anforderungen an diese gestellt werden und was kostengünstig für Sie ist.

Langfristige Datenarchivierung kann und sollte ein wichtiger Bestandteil der Datenspeicherungsstrategie und -richtlinie eines Unternehmens sein. Wenn es zu kostspielig ist, ein lokales Datenarchiv zu verwalten, sollten Sie einen oder mehrere der vielen Datenarchivierungsdienstleister in Betracht ziehen. Datenarchivierungsdienste können eigenständige Produkte oder Teil des Produktangebots eines Anbieters für Datensicherung und -archivierung sein.

Bis vor kurzem war die Bandspeicherung aufgrund ihrer geringen Kosten und ihrer Robustheit das Speichermedium der Wahl für die Archivierung. Fortschritte – wie leistungsstarke Kompressionsalgorithmen, Deduplizierung und Algorithmen zur schnellen Datenwiederherstellung – haben die Speicherkapazität von Bändern erhöht und sie zu einem relevanten Archivierungsmedium gemacht. Trotz der Fortschritte bei den elektronischen Medien ist die Bandspeicherung, insbesondere für die Langzeitdatenarchivierung, immer noch auf dem Radar der meisten CIOs.

Abhängig von den zu archivierenden Inhalten können Datenarchivierungsdienstleister Hardcopy-Images scannen und in ein zugelassenes Datenformat konvertieren. Sie können auch elektronische Daten in einem zugelassenen Format – denken Sie an Datendeduplizierung, um den Speicherbedarf zu reduzieren – auf einer Vielzahl von sicheren Speicherplattformen speichern.

Die Cloud-Technologie ist aufgrund ihrer Kosten, Verfügbarkeit, Kapazität und Bequemlichkeit ein häufiger Bestandteil eines langfristigen Datenarchivierungsdienstes.

Einige Anbieter nutzen Technologien und Ressourcen, um sowohl elektronische als auch nicht-elektronische Assets zu archivieren. Entscheidend ist, dass Sie im Vorfeld von Gesprächen mit Anbietern wissen, was Sie archivieren müssen und welche Anforderungen Sie an die Speicherung, den Zugriff und das Abrufen von Daten haben.

Dieser Artikel enthält Ratschläge zur Bewertung von Anbietern und einige Beispiele für Datenarchivierungsdienste und -produkte.

Identifizieren Sie Ihren Archivierungsbedarf

Die meisten Unternehmen verfügen über zwei Arten von Daten: tägliche Betriebsdaten, Datenbanken und andere Inhalte sowie selten genutzte – aber dennoch wichtige – Datensätze, die zu einem späteren Zeitpunkt benötigt werden könnten. Da die Datensätze sowohl an Umfang als auch an Komplexität zunehmen, wird die Archivierung aus Platz- und Kostengründen zu einer wesentlichen Aktivität.

Der erste Schritt besteht darin, festzustellen, ob ein echter geschäftlicher Bedarf für die langfristige Datenarchivierung besteht. Wenn eine formale Datensicherungsrichtlinie und ein entsprechendes Programm vorhanden sind, sollten Sie diese überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie alle Anforderungen für einen zusätzlichen Datenarchivierungsdienst erfüllen.

Eine Business-Impact-Analyse kann dabei helfen, die zu archivierenden Daten zu identifizieren. Bitten Sie die Leiter der Geschäftsbereiche um ihre Meinung zu den Ressourcen, die sie möglicherweise sichern müssen. Bestimmen Sie die Arten der zu archivierenden Assets, ihre Datenformate, Speicheranforderungen, Anforderungen an die Zugänglichkeit, die Dauer der Speicherung und die Häufigkeit des Zugriffs.

Eine Richtlinie zur Datenspeicherung und -archivierung wird alle Audit- und Compliance-Anforderungen umreißen und sicherstellen, dass es einen standardisierten Prozess für die Archivierung und den Abruf von Daten gibt. Sie sollte auch festlegen, unter welchen Umständen archivierte Daten zu vernichten sind und wie dies zu geschehen hat.

Evaluierungsprozess

Recherchieren Sie Anbieter von Datenarchivierungsdiensten und stellen Sie eine Liste von Kandidaten zusammen. Etablierte Anbieter wie Amazon, IBM, Iron Mountain und Microsoft verfügen über ein breites Spektrum an Langzeitarchivierungsangeboten, und die Kosten für ihre Dienste stehen möglicherweise in einem angemessenen Verhältnis zu diesen Möglichkeiten. Wenn Sie ein begrenztes Budget haben, sollten Sie kleine, spezialisierte Anbieter in Betracht ziehen, die entsprechende Produkte möglicherweise für weniger Geld anbieten können.

Bereiten Sie eine Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) vor, um Informationen über ausgewählte Anbieter und deren vorgeschlagene Angebote einzuholen. Achten Sie darauf, dass Sie alle Sicherheitsanforderungen angeben, die eine Verschlüsselung der archivierten Daten während des Transports (Data in Motion)  zum Speicherort erfordern, und vermerken Sie, ob eine Verschlüsselung im Ruhezustand (Data at Rest) erforderlich ist.

Sie sollten auch alle zusätzlichen Anforderungen an den Zugriff auf archivierte Daten im Notfall angeben.

Wenn die Angebotsanfragen beantwortet eintreffen, nehmen Sie sich die Zeit, alle angegebenen Referenzen zu kontaktieren und die Preisoptionen zu vergleichen, um die beste Lösung zu finden. Sie sollten dann entscheiden, wie Sie vorgehen wollen, zum Beispiel mit einem Pilotprogramm, einem umfassenden Programm oder der Nutzung eines Dienstes mit nur ausgewählten Datensätzen.

Abbildung 1: Diese Kriterien sollten Sie bei Service Providern für Archivierung abfragen.
Abbildung 1: Diese Kriterien sollten Sie bei Service Providern für Archivierung abfragen.

Sobald Sie einen Vertrag abgeschlossen haben, nutzen Sie den Lebenszyklus der Systementwicklung, um die Installation, Programmierung, Dokumentation, Schulung, Abnahmetests und die Inbetriebnahme zu planen. Planen Sie auf jeden Fall ein bis zwei Tests im Laufe des Jahres ein, vor allem wenn der Anbieter mehr als einen Test ohne zusätzliche Kosten erlaubt.

Mögliche Kosten

Die Kosten für die langfristige Datenarchivierung basieren in der Regel auf den folgenden Faktoren: Menge der zu speichernden Daten, Art des Repositorys (Cloud, Band oder Festplatte), Anforderungen an die Zugänglichkeit, geschätzte Häufigkeit des Zugriffs, Dateiformat, Archivierungssoftware und Redundanzoptionen. Die Preisgestaltung basiert letztlich auf der Menge des benötigten Speichers über einen bestimmten Zeitraum. Beispielsweise können die geschätzten Kosten für einen Cloud-Archivierungsdienst über eine fünfjährige Vertragslaufzeit von weniger als 100 Euro für 50 GB bis 100 GB Daten bis zu 5.000 bis 10.000 Euro für 5 TB reichen.

Für die Bandspeicherung vor Ort können Speicherlaufwerke für 3.000 bis 3.500 Euro im unteren Bereich bis hin zu 20.000 bis 30.000 Euro im oberen Bereich erworben werden. Lizenzen für Archivierungssoftware können zwischen 1.500 und 2.500 Euro liegen, nicht eingerechnet die Kosten für die Softwarewartung, für die monatliche Gebühren zwischen 100 und 300 Euro anfallen.

Magnetbänder können bis zu 0,02 Euro pro GB Speicherplatz kosten, während die Preise für Bandmedien von etwa 35 Euro bis zu 130 Euro reichen. Racks für die Lagerung von Tapes können je nach Anzahl der zu lagernden Bänder zwischen 125 und 1.000 Euro kosten.

Die Gebühren für den Bandspeicher- und Rotationsservice basieren auf der Anzahl der zu lagernden Bänder, der Häufigkeit der Rotation, der geschätzten Lagerdauer und den Kosten für die Abholung und Lieferung der Bänder. Die monatlichen Kosten reichen von geschätzten 2.000 Euro für eine einfache Tresoreinrichtung (Vaulting) bis zu 24.000 bis 30.000 Euro für einen groß angelegten Betrieb.

Hier sind einige Beispiele für Anbieter und Produkte von Langzeitdatenarchivierungsdiensten.

  • AWS bietet Amazon S3, Amazon S3 Glacier und Amazon S3 Glacier Deep Archive. Die zu archivierenden Daten werden über eine Netzwerkverbindung an das S3-System übertragen und dann an seine primären und alternativen Speicherorte weitergeleitet.
  • DRS Imaging Services scannt und archiviert Dokumente und bietet Cloud- und Vor-Ort-Archivierungsdienste an.
  • Informatica führt Archivierungsdienste in der Cloud durch.
  • Iron Mountain Offsite Media Vaulting holt Archivdaten von Kunden ab und transportiert sie zu einer externen Tresoreinrichtung, wo sie geloggt, auf Probleme geprüft und dann in einen sicheren und umweltfreundlichen Speicherbereich gebracht werden.
  • Microform Imaging scannt Dokumente und bietet Archivierungsdienste, Cloud-Archivierung und Dokumentenmanagement.
  • Microsoft Azure Archive Storage bietet sichere Datenspeicherung in der Cloud sowie Blob-Level-Tiering, wobei Benutzer die Ebene (Tier) eines Objekts bei Bedarf ändern können.
  • StoneFly bietet Cloud-Speicherdienste und Speicher-Appliances.
  • Veritas Enterprise Vault organisiert Archive in Vault-Speichern, die bei wachsenden Speicheranforderungen in Partitionen unterteilt werden können.

Das sollten Sie in Ihre Angebotsanfrage für einen Archivservice inkludieren

Bei der Erstellung einer Angebotsfrage, um mehr Informationen über den gewählten Archiv-Serviceanbieter und dessen Dienste zu erhalten, sollten Sie an die folgenden Kriterien denken. Finanzstatus des Anbieters

  • Geschäftserfahrung (Alter des Unternehmens)
  • Kundenanzahl
  • Installierte Systeme
  • Verfügbaren Funktionen der einzelnen Serviceangebote
  • Nutzung von Drittanbieter-Vertriebspartnern und Distributoren
  • Technische Konfiguration des Produkts
  • Physischer Aufbewahrungsort der Storage-Ressourcen
  • Technologien und Prozesse, um Daten zu archivieren, auf sie zuzugreifen und zurückzuführen
  • Unterstützte Protokolle und Systeme
  • Sicherheitsprotokolle, um die archivierten Daten zu schützen
  • Qualifizierung der Mitarbeiter, die mit den Kundendaten umgehen
  • Training und Dokumentation
  • Grad der Interaktion zwischen Kunde und Service
  • Zugang zu freien Tests
  • Art und Häufigkeit eines Disaster-Recovery-Tests des Anbieters
  • Service Level Agreements
  • Wartungsprozesse für die Ressourcen, die vom Anbieter bereitgestellt werden
  • Referenzkunden
  • Bekannte Probleme
  • Garantieinformationen
  • Preise und Preispläne
  • Rechtliche und vertragliche Belange
Fortsetzung des Inhalts unten

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