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Archive as a Service: Die wichtigsten Fakten im Überblick

Archive-as-a-Service-Angebote helfen, komplizierte Prozesse zu vereinfachen. Anwender sollten sorgfältig recherchieren, bevor sie sich für eine Cloud-basierte Plattform entscheiden

Es gibt eine Vielzahl von „as a Service“-Produkten auf dem Markt. Archive as a Service ist eines, das Sie sorgfältig in Betracht ziehen sollten.

Archive as a Service ergänzt Backup as a Service (BaaS)-Angebote und umgekehrt. Es könnte einen erheblichen Mehrwert für Ihr Unternehmen bringen.

Viele Anbieter, darunter die großen Cloud-Service- und BaaS-Firmen, bieten das Cloud-basierte Archiv als Service an. Stellen Sie sich Archiv als Service wie BaaS vor, mit einer wichtigen Parameteränderung: die Dauer der Speicherung.

Archivierte Daten werden nicht für die täglichen Geschäftsanforderungen benötigt, aber Unternehmen können sie irgendwann in der Zukunft brauchen. Zu den Gründen für die Archivierung von Daten gehört, dass sie im Falle einer rechtlichen Notwendigkeit, beispielsweise der Beantwortung einer Vorladung, oder einer behördlichen Anforderung zur Verfügung stehen.

Gealterte Daten können in solchen Situationen immer noch kritisch sein und müssen als solche sicher aufbewahrt werden, vielleicht für Monate oder Jahre.

Vorteile von Archive as a Service

Vor dem Aufkommen von Cloud-Service-Anbietern wurden Archivdaten auf Magnetbändern in erster Linie in umweltfreundlichen und physisch sicheren Einrichtungen gespeichert, wie sie immer noch von Unternehmen wie Iron Mountain angeboten werden.

Im Laufe der Zeit speicherten Unternehmen archivierte Daten auch auf Festplatten, Glasfaserspeichern und Solid-State Disks. Von großer Bedeutung für IT-Manager sind die Kosten für die Datenspeicherung, und die gute Nachricht ist, dass Fortschritte in der Speichertechnologie – vor allem, wie sie von Cloud-basierten Datenarchivierungsunternehmen sowie von Anbietern von Kollokationsspeichern angeboten werden – dazu beigetragen haben, die Kosten für die Archivierung zu senken.

So wie BaaS die Datensicherung erleichtert, kann Archivierung als Service den Prozess der Speicherung kritischer Daten an einem sicheren Ort vereinfachen, an dem sie für die zukünftige Verwendung sicher sind. Große Cloud-Speicherfirmen wie AWS und Microsoft Azure bieten Datensicherungs- und Archivierungsdienste an. Ein Cloud-Service-Anbieter sollte keine Schwierigkeiten haben, die spezifischen Daten und Informationen sicher zu archivieren.

Schlüsselfaktoren und potenzielle Schwachstellen

Ihr Unternehmen sollte bei der Nutzung von Archive as a Service Grundregeln dafür aufstellen, was gespeichert wird, wo die Speicherung erfolgt, wie die Daten gespeichert werden, die Dauer der Speicherung und spezielle Datenanforderungen wie Deduplizierung und Formatierung.

Agieren Sie mit der notwendigen Sorgfalt, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Daten sicher an den Archivierungsort übertragen können. Vergewissern Sie sich außerdem, dass der Archivierungsanbieter die Daten während der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsseln kann, und stellen Sie sicher, dass der Speicherort vollständig gesichert ist und den unbefugten Zugriff auf archivierte Daten minimieren kann.

Sie müssen die Schlüsselparameter – Datenübertragungsmedien, Datensicherheitsfunktionen, Datenintegrität und Datenschutzressourcen – für alle potenziellen Drittanbieter sorgfältig untersuchen. Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Datenarchivierung selbst zu übernehmen, werden Sie wahrscheinlich die gleichen Überlegungen anstellen, haben aber eine größere Kontrolle darüber. Allerdings könnten Sie viel mehr von Ihrem Budget für die eigene Archivierung ausgeben.

Abbildung 1: Diese Schlüsselfragen sollten bei einer Angebotsanfrage an einen Anbieter von Archive as a Service auf der Liste stehen.
Abbildung 1: Diese Schlüsselfragen sollten bei einer Angebotsanfrage an einen Anbieter von Archive as a Service auf der Liste stehen.

Zu den Nachteilen der Archivierung als Dienstleistung gehören Vertragsprobleme, die Nichteinhaltung eines Service Level Agreements, fragwürdige Preisvereinbarungen, Störungen der Datenspeicher und sogar das Risiko, dass ein unvorsichtiger Mitarbeiter irreparable Schäden an archivierten Inhalten verursacht.

Der Umgang mit diesen Problemen und die Minimierung der Wahrscheinlichkeit von Problemen bei der Archivierung von Daten ist eine Frage der richtigen Sorgfaltspflicht und deren Einhaltung. Dazu gehört die Festlegung von Anforderungen an die Archivierung, zum Beispiel die Speicherdauer, die Speicherformatierung und der Zugriff auf die archivierten Daten. Dazu gehört auch eine enge Zusammenarbeit mit den Anbietern, um sicherzustellen, dass deren Arbeitsabläufe sicher sind und ihre Mitarbeiter ordnungsgemäß überprüft wurden und ihre Berechtigungsnachweise kontrolliert wurden.

Abhängig von der Menge der zu archivierenden Daten und Informationen stehen zahlreiche lokale und externe Optionen zur Verfügung. Die Recherche- und Auswahlprozesse sollten die gleichen sein wie bei typischen Datensicherungs- und Wiederherstellungsaktivitäten. Schließlich sollte die Verwaltung eines Archivs als Service mit der gleichen Sorgfalt erfolgen wie Datensicherungs- und Speicheraktivitäten.

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