Holen Sie mehr aus der Collaboration-Plattform SAP Jam heraus

SAP Jam lässt sich für die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen maßschneidern. Dabei sollte Sie die Collaboration-Plattform aber nicht zweckentfremden.

Die erfolgreiche Einführung von SAP Jam, SAPs Social-Collaboration-Plattform, setzt verschiedene Punkte voraus. Dazu gehört neben der Ausrichtung von Jam an den Geschäftsprozesse, dass die Mitarbeiter offen für diese Art der Zusammenarbeit sind.

SAP Jam kombiniert die kollaborativen Elemente der Social-Media-Anwendungen von SAP und seiner Akquisition SuccessFactors, einem Anbieter von Software für das Personalwesen (zum Beispiel HCM-, HR- sowie Talentmanagement-Lösungen).

SAP veröffentlichte vor kurzem vorkonfigurierte Module für Jam, um Vertriebs- und Servicemitarbeiter besser mit dem Rest eines Unternehmens zu verzahnen. Laut SAP ermöglichen die Module, die Jam und CRM-Software integrieren, Mitarbeitern eine neue Art der Zusammenarbeit.

SAP Jam für Weiterbildungen integrieren

Der kanadische Mobilfunkbetreiber Telus verwendet eine integrierte Version von SAP Jam mit SuccessFactors HR-Software, um Weiterbildungen zu koordinieren. Das Unternehmen trainiert innerhalb seines Führungskräfte-Programms jährlich zwischen 700 und 900 Mitarbeiter in unterschiedlichen Regionen, sagt Dan Pontefract, Leiter des Ausbildungsprogramms bei Telus.

Mit SAP Jam ist Telus in der Lage, eine einzige Anlaufstelle für die Abteilungen zu schaffen, was Mitarbeitern den Austausch von Lerninhalten und Lehrplänen erleichtert. Die Teilnehmer können Dokumente, Fotos, Videos und andere Inhalte teilen, um das Programm für sich zu gestalten, erklärt Pontefract.

Doch bevor ein Unternehmen Jam integriert, sollte es eine Kultur der Zusammenarbeit mit Vertrauen und Transparenz pflegen, so der Telus-Personaler. „[SAP] Jam lässt sich nicht ohne die Mitarbeiter implementieren“, ergänzt er.

SAP an den Geschäftsanforderungen ausrichten

Firmen müssen Jam an der Arbeitsweise ihrer Mitarbeiter ausrichten. Zu viele Unternehmen orientieren sich bei der Einführung an ihrer Social-Media-Strategie, die Transparenz nach außen schaffen soll, erklärt Steve Hamrick, Senior Director für Produktmanagement bei SAP. „In der Regel ist dieser Ansatz zum Scheitern verurteilt, da Sie zwar am Anfang Aufmerksamkeit erzeugen, doch mit der Zeit verlieren die Mitarbeiter das Interesse, da es nicht ihre tägliche Arbeit betrifft.“

Stattdessen muss sich die Umsetzung an den Geschäftsanforderungen orientieren: Zum Beispiel die Verbesserung der Weiterbildungsangebote, besser verwaltete Kundenkonten und die schnellere Beantwortung von Service-Tickets, sagt Hamrick. „Das sind Probleme, die Jam gut lösen kann“, wirbt er.

„Es geht um die sozialen Aspekte eines Problems und wie es sich lösen lässt“, sagt Alan Lepofsky, Vize-Präsident und Analyst beim Beratungshaus Monta Vista. „Sie können bestehenden Geschäftsprozesse justieren, die bisher von einer kleinen Gruppe organisiert wurden und der gesamte Firma Informationen darüber zur Verfügung stellen.“ Zum Beispiel wird die CRM-Anwendung nur wenig von Mitarbeitern außerhalb des Vertriebs genutzt. Mit Jam lässt sich das ändern. Kollegen aus anderen Abteilungen können etwa Vertriebsmitarbeitern Kontakte vermitteln, so dass sich unter Umständen ein neues Geschäft abschließen lässt.

Folgende vier Punkte sollten sie daher bei der Implementierung von SAP Jam beachten:

1. Neue, größere Gruppen in SAP Jam erstellen

Ein häufiger Fehler von Unternehmen bei der Einrichtung von Jam ist die Wiederverwendung alter E-Mail-Verteilerlisten, Gruppen und Konfigurationen, so Lepofsky. „Wenn Sie von der früheren Zusammenarbeit zu einem Social-Business-Collaboration-Tool wechseln, sollten Sie auch alte Hindernisse beseitigen“ sagt er.

2. Seien Sie auf Widerstand vorbereitet

Nicht jeder Mitarbeiter ist davon begeistert, ein neues System zu erlernen. Unternehmen, die Jam implementieren möchten, sollten auf Widerstand vorbereitet sein, erklärt Patty Hoppenstedt, Personalchefin der Gemeinde Schaumburg (Illinios). „Die größte Hürde war der Satz: ‚Oh Mann, schon wieder ein neues System, dass wir kennen müssen‘“, sagt sie. Hatte einer der Mitarbeiter aber erst einmal den Wechsel vollzogen, erkannte er, dass Jam die tägliche Arbeit effizienter machen kann, ergänzt sie.

3. Behandeln Sie ihre Mitarbeiter wie Erwachsene

Ein Grund, warum Jam die Zusammenarbeit in Schaumburg effizienter macht, ist das Fehlen von strikten Regeln. „Personaler sind schnell darin, neue Regeln zu setzen: Tu dies nicht, tu das nicht. Wir wählten einen anderen Ansatz“, erläutert Hoppenstedt. Die einzige Richtlinie ist der gesunde Menschenverstand: Die Angestellten sollen respektvoll, professionell und höflich sein. „Lassen Sie die Mitarbeiter professionell arbeiten und ihren Verstand benutzen. Sie werden überrascht sein, wie sich die Mitarbeiter anpassen.“

Schaumburg ermutigt seine Angestellten nicht nur über die Arbeit zu schreiben. Sie sollen eine  informelle Gemeinschaft bilden, so die Personalerin. „Die Mitarbeiter schreiben beispielsweise Posts über persönliche Ereignisse wie eine Hochzeit oder Geburt.“

Telus ging noch einen Schritt weiter: Ende letzten Jahres verwendete das Unternehmen den Hashtag #holidayspirit, um Mitarbeiter etwas über ihre Urlaubserlebnisse posten zu lassen, egal ob es eine Weihnachtstradition oder nur eine lustige Geschichte war. „Es war zum Teil rührend, aber auch lustig“, erinnert sich Pontefract.

4. Kennen Sie die Grenzen von SAP Jam

Jam wurde für die Zusammenarbeit entwickelt - und nicht für das Archivieren oder Verwalten von Dateien, die man während eines Projekts erstellt, sagt Hoppenstedt abschließend. „Wir müssen einen Schritt zurückgehen, um Jam für seine Stärken und Zwecke einzusetzen, statt es als ein Dokumentenmanagement-System zu missbrauchen.“

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