Experten und Kunden sind sich einig: Umfangreiche ERP Anpassungen sind out

Anpassungen von ERP-Systemen sollten nur bei Bedarf erfolgen - und nur in Bereichen, in denen es einem Unternehmen einen besonderen Vorteil bringt.

Mads Wijngaard weiß alles über die Schattenseiten einer Anpassung des Enterprise-Resource-Planning- (ERP-) Systems. Vor etwa zehn Jahren wollte Wijngaard’s Arbeitgeber, die dänische Reederei Maersk Line, sein intern entwickeltes ERP-System durch SAP ERP Financials ersetzen und damit seine Finanzprozesse standardisieren. Das Ziel war, mehr Einheitlichkeit zu bekommen. Was sie aber bekamen, war alles andere, nur nicht das.

Um das Sammelsurium von Länder- und kundenorientierten Anpassungen in den Griff zu bekommen, fügte die Reederei im Laufe der Jahre Schicht für Schicht Anpassungen hinzu, berichtete Wijngaard, der bei dem in Kopenhagen ansässigen Unternehmen als Senior Director für Business Process Optimierung tätig ist.

"Wir haben ein bisschen was für Japan geändert, und etwas anderes für Brasilien. Und Deutschland wollte wieder etwas seperates haben", erklärte Wijngaard. Um alles noch schlimmer zu machen, wurde ein weiterer Fehler begangen: Die Standardisierungs-Bemühungen ging das Unternehmen niemals global an.

"Wir haben nie ein Backtracking gemacht und uns gefragt: ‘Wenn wir eine Veränderung in den USA gemacht haben, die gut funktioniert: Was passiert eigentlich mit all den Orten, wo wir das schon implementiert haben? Sie haben das nicht ... sollten sie es vielleicht auch bekommen?'", sagt Wijngaard. Auch SAP selbst erkannte die eigene Software nicht mehr. "Sie wurde bis zur Unkenntlichkeit angepasst."

Die Anpassungen waren so belastend, so Wijngaard, dass das Unternehmen keine andere Wahl hatte, als SAP Financials neu zu implementieren. Auf dem Prüfstand stand dabei, ob jede individuelle Anpassung bleiben oder entfernt werden sollte. Um diese Frage zu entscheiden, wurde ein strenges Verfahren gestartet, um künftige Anpassungen mit einem sauberen, agilen System besser hinzubekommen.

"Wie alle anderen traf auch uns die Finanzkrise, und wir kamen zu der Erkenntnis, dass die Plattform, die wir hatten, nicht das ist, was wir für die Zukunft brauchten. Wenn wir auf deren Basis nicht standardisieren können, können wir weder die Best Practices der Branche nutzen noch das Benchmarking, das wir machten", sagt Wijngaard. "Wir erkannten, dass die Plattform, die wir hatten, nicht praktikabel ist."

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Wie die Maersk Line kämpfte auch Sacramento in Kalifornien mit Anpassungsproblemen. Vor kurzem legte Sacramento fest, welche Anpassungen für ihr SAP-ERP-System vorgenommen werden sollten, und warum. Das berichtet Markus Musser, Business Systems Analyst des Landkreises, der über 10.000 Mitarbeiter hat. Die meisten Anpassungen, die der Landkreis implementierte, sind in der Software SAP ESS (Employee Self-Service) und MSS (Manager Self-Service) bereits enthalten.

"Was wir getan haben, ist zu kategorisieren", erklärt Musser. "Für die Anpassungen haben wir die Standard-Konfiguration benutzt und unsere eigenen Programme mit ABAP geschrieben – alles im Rahmen des SAP-Systems." Das Senior Management enscheidet dann, ob die Anpassungen OK sind.

Die Kategorien beschreiben Dinge wie das eingeführte Risiko, das mit den Anpassungen einhergeht, den Auswirkungen, und, falls vorhanden, dem Supportlevel, das SAP für die Anpassung bietet. "Mit anderen Worten: Wenn wir diese Art der Anpassung machen, wird SAP uns voll unterstützen. Steigen wir hingegen aus dem SAP-Support aus, brauchen wir externe Beratung, um Support zu bekommen,” sagt Musser.

Ein schwingendes Pendel

Maersk und der Landkreis Sacramento sind nicht allein bei ihren Versuchen, notwendige Anpassungen im Gleichgewicht zu halten. Über die Jahre hätten auch viele andere ihr ERP-System zu stark angespasst, immer mit ähnlichen Effekten, so der der unabhängige Analyst und diginomica Mitbegründer Jon Reed. Aber das gilt nun nicht mehr, sagt er. „Es gab eine Zeit, als die Unternehmen viel aggressiver beim Anpassen ihrer ERP-Systeme vorgingen. Jetzt beginnen sie zu lernen, dass das in der Regel keine gute Idee ist.“

Einer der wichtigsten Gründe für diese Veränderung ist laut Reed, dass Upgrades das Problem mit der ERP-Anpassung aufgedeckt haben. Stark angepasste Systeme sind einfach teuer und schwer zu managen: "Wenn Unternehmen gezwungen sind, ihre Systeme upzugraden, was oft der Fall ist, hängen sie an diesem benutzerdefinierten Code fest, der sie hindert, sich weiterzuentwickeln", sagt er.

Die Bürde der Pflege eines extensiven, benutzerdefinierten Codes führt zu einer Art "technischer Schulden", so dass die Gesamtbetriebskosten im Laufe der Zeit immer mehr wachsen. "Und das wird mit der Zeit immer schwieriger. Wenn sie upgraden funktionieren einige Sachen später nicht mehr. Andere Dinge müssen Sie noch einmal machen", erläutert Reed.

Falsche Erwartungen

Nicht immer schwingt das Anpassungs-Pendel in die Richtung des „zu viel“: In einigen Fällen bewegt sich das Pendel auch zu weit in die andere Richtung. In diesem Fall sind Unternehmen davon überzeugt, sie müssen Anpassungen um jeden Preis vermeiden. Für Eric Kimberling , Präsident und Gründer von Panorama Consulting Solutions, einer Beratungsfirma, die auf IT-Installationen spezialisiert ist, ist das nicht realistisch.

"Es gibt einen Widerspruch einerseits zwischen den Erwartungen und dem, was andererseits in der Praxis während der ERP-Implementierung passiert. Wenn Führungskräfte und Projektteams neue ERP-Software testen, haben sie oft die Erwartung, dass sie die Software auf keinen Fall anpassen", sagt Kimberling. Studien zeigen: Wenn die Verantwortlichen loslegen, erwarten etwa 90 Prozent, dass sie ihr ERP-System nicht anpassen müssen. Doch nach der Implementierung schlägt die Realität knallhart zu: Ungefähr die gleiche Zahl von 90 Prozent an Anwendern endet mit einer irgendwie gearteten Anpassung, sagt er.

"Dann kippt es um", sagt Kimberling. "Es ist ziemlich selten, dass wir Teams aus Führungskräften oder Produkt-Teams treffen, die offen für Anpassungen sind. Aber mit der Zeit implementiert man doch irgendwelche Änderungen, die Realität macht sich bemerkbar, und man beginnt, den Weg von Anpassung zu gehen.” Wie lässt sich das vermeiden? Der Trick ist, erklärt er, Anpassungen wirklich nur bei Bedarf vorzunehmen und nur in Bereichen, in denen es einem Unternehmen einen besonderen Vorteil bringt.

"Wenn wir mit unseren Kunden arbeiten, versuchen wir, sie dahin zu bringen, verschiedene Prozesse und Anforderungen zu unterscheiden. Dabei sind zwei Kategorien wichtig. Das eine sind generische, ganz einfache Dinge," sagt Kimberling. Dazu gehören etwa Prozesse wie Verbindlichkeiten und Forderungen.

"Die andere Kategorie sind Ihre “geheimen Stärken”, die Dinge, die Sie wirklich als Firma gut können. Wo Sie einzigartig oder ziemlich gut sind und einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sehen", sagt Kimberling. “Auf diesen, und nur auf diesen Bereich sollten Sie Ihre Anstrengungen konzentrieren."

Anpassungen minimieren

Viele Faktoren machen es heute für Unternehmen einfacher, Anpassung minimal zu halten. Zum einen sind viele ERP-Systeme heute deutlich flexibler und besser konfigurierbar, als sie es in der Vergangenheit waren, sagt Kimberling. "Sie können heute die Software ändern ohne den Quellcode anzutasten. Die Anbieter machen einen guten Job und geben den Unternehmen viel Flexibilität."

Zum anderen erlauben Nischen-Funktionen - einschließlich spezialisierter Cloud-Anwendungen - Organisationen neue Funktionen hinzuzufügen, ohne ihren ERP-Code anpassen zu müssen. "Auf dem ERP-Markt gibt es immer mehr Nischenanbieter. Die bieten oft einen Best-of-Breed-Ansatz", sagt Kimberling. "Best of Breed meint hierbei das oder die beste(n) Produkt(e) für einen bestimmten, spezifischen Anwendungsfall. Damit müssen Sie Ihr ERP-System nicht mehr anpassen."

Ebenso hilft branchenspezifische ERP-Software für Bereiche wie Banken, den öffentlichen Sektor und Einzelhandel den Anpassungsaufwand zu minimieren, fügte er hinzu. Unnötige Anpassungen können für Reed manchmal auch dadurch vermieden werden, dass man den Roadmaps der Hersteller Aufmerksamkeit schenkt.

"Wenn man nicht vertraut ist mit der Roadmap, weiß man auch nicht, dass dies oder jenes Feature künftig einem Release hinzugefügt wird," sagt Reed. "Dann fragt man sich: Warum haben wir so viel Zeit damit verbracht, dieses Feature mühsam zu implementieren, wenn es in der nächsten Version herstellerseitig ohnehin integriert ist?”

Anpassungen verwalten

Softwareunternehmen und andere Anbieter bieten auch eine Reihe von Tools und Dienstleistungen, um Unternehmen zu helfen, ERP-Anpassungen einschließlich SAP zu verwalten.

SAP beispielsweise bietet den Solution Manager, der standardmäßig mit dem ERP-System geliefert wird, und der dazu verwendet werden kann, benutzerdefinierten Code zu verwalten. Zusätzlich bietet SAP kundenspezifische Entwicklungsdienstleistungen, um Anwendern zu helfen, ihr ERP-System auf der Basis von SAPs Standard ERP-Methode zu ändern und zu erweitern. Nutzer bekommen dafür über das Premium-Support-Paket Unterstützung.

"In diesem Wartungsvertrag garantieren wir den Kunden, dass wir sie unterstützen und stellen sicher, dass der erstellte Kunden-Code upgradefähig ist , wenn sie ein Support-Pack oder ein Erweiterungspack nutzen", sagt Chief Operating Officer Hala Zeine, der die kundenspezifischen Entwicklungs-Services leitet.

Erstellen Sie einen Notfallplan

Am besten fährt man, wenn man vorsorgt: Grundsätzlich sollten Unternehmen "Puffer" in die Pläne für ihre ERP-Implementierung einbauen. Sie sollten ein gewisses Maß an Anpassung ermöglichen - auch wenn sie nicht sicher sind, wie viel Anpassungen zu erwarten sind, sagt Kimberling.

"Das ist wahrscheinlich das Wichtigste, was Unternehmen gern übersehen, sagt Kimberling . Sie erwarten, dass es keine Anpassungen braucht, wenn sie ihren Projektplan, ihren Zeitrahmen und ihr Budget ausarbeiten. Falls sie dann irgendwann entscheiden müssen, dass sie ihr ERP-System anpassen möchten, erkennen sie, dass sie dafür nicht geplant haben – und das Projekt läuft aus dem Ruder. Mit einer eingebauten “Reserve” ist man hier auf der sicheren Seite.

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