Ein funktionierendes E-Mail-Management-System bietet Marketo mehr Freiheiten

Marketing-Softwareanbieter Marketo setzt seit kurzem ein automatisches E-Mail-Management-System ein. Die Projektumsetzung war schwieriger als gedacht.

Unzustellbare E-Mails sind für Nick Bonfiglio mehr als frustrierend. Es ist ein kostspieliger Fehler mit dem der Vice President of Operations bei Marketo zu kämpfen hat. Frustriert über die Skalierbarkeit und eingeschränkten Konfigurationsoptionen des E-Mail-Nachrichtensystems wollte Bonfiglio eine Anwendung, die den Ansprüchen des Anbieters von Marketing Automation Tools gerecht wird und eine größere Kundenbasis abdeckt.

Die bisher eingesetzte Software erfüllte nicht den Wunsch von Marketo, mehr Kunden zu bedienen und verursachte daher dem 40-köpfigen Teams von Bonfiglio Kopfzerbrechen. Jedes mal, wenn sie die Anwendung konfigurieren wollten, mussten Bonfiglio und seine Mitarbeiter Ausfallzeiten für die E-Mail-Infrastruktur in Kauf nehmen.

Den richtigen Softwareanbieter finden

Es gibt lediglich eine Handvoll Softwareanbieter für E-Mail-Management-Systeme auf dem Markt, so dass die Evaluierung dieses Bereichs kein großes Problem war. „Wir wußten, was für Änderungen wir vornehmen mussten. Es gab dabei drei verschiedene Wege, die wir gehen konnten“, sagt Bonfiglio. Er evaluierte zusammen mit seinen Ingenieuren und Entwicklern drei Softwareanbieter. Zusätzlich zur einfachen und skalierbaren Konfiguration wollte Marketo die Funktion einer adaptiven Zustellung der E-Mails (adaptive delivery).

Die adaptive Zustellung optimiert das Versenden der E-Mails, was die Zahl unzustellbarer Nachrichten verringern soll. Das Team wollte an einem Punkt ein System entwerfen, das den Versand der E-Mails zu einen bestimmten Internet Service Provider (ISP) pro IP-Adresse anpasst. Als das Team merkte, dass es bereits Angebote mit dieser Funktion auf dem Markt gibt, verwarfen sie die Idee der eigenständigen Entwickelung. „Wir wollten einen Anbieter, der all diese Funktionen bereits eingebaut hat, so dass wir uns die Forschungs- und Entwicklungskosten sparen können“, sagt Bonfiglio.

Der Evaluierungsprozess umfasste mehrere Schritte, beginnend mit der Einrichtungen von kleinen Pilotprojekten. Das Team konsultierte zudem andere Kollegen und überprüfte Referenzkunden der Anbieter.

Nachdem die Mitarbeiter von Marketo die verschiedenen Produkte diskutiert hatte, entschiedene sie sich für Momentum von Message Systems. Bonfiglio erklärt, dass der Hauptunterschied zu den anderen Produkten das zentrale Konfigurationsmanagement und die Fähigkeit einer automatisierten Skriptsprache waren. Außerdem biete Message Systems eine dynamische Drosselfunktion. „Wenn man in der Lage ist, Prozesse zu verlangsamen und erkennt, dass Nachrichten erfolgreich versendet und geöffnet werden, erhöht dies die Zustellungsquote“, sagt Bonfiglio.

Gewährleistung eines reibunbslosen Versands

Die Implementierung der Software umfasste eine Kombination aus der Installation erforderlicher Hardware für Message Systems und der Integration vorhandener Schnittstellen von Marketo in die Momentum-Plattform. „Wie arbeiteten mit der vorhandenen Infrastruktur, integrierten paralelle die neue Infrastruktur und migrierten schließlich Stück für Stück auf die Infrastruktur von Message Systems“, erläutert Bonfiglio. „Das erlaubte uns, die Skalierbarkeit zu untersuchen und zu sehen, wie viel Kapazität wir benötigen.“

Benutzeroberfl�che Momentum
Die Benutzeroberfläche von Momentum 4.

Wie bei den meisten Projekten gab es einige Dinge, die Bonfiglio und sein Team aus dieser Erfahrung gelernt haben. Am Anfang unterschätzte das Team noch, wie komplex Message Systems ist. „Es ist nicht allein das Senden von E-Mails, es geht auch um das Lesen der Protokolle und Antworten, die anzeigen, ob ein Nutzer eine E-Mail geöffnet oder auf einen Link geklickt hat“, sagt er. „All diese Aspekte des E-Mail-Versands können komplex werden, wenn man über 3.500 Empfänger und mehr redet.“

Wenn Bonfiglio und sein Team die verschiedenen Komponenten und Konfigurationen früher realisiert hätten, wäre das Projekt wohl reibungsloser verlaufen. „Man muss seine Hausaufgaben machen und sicherstellen, dass alles wichtige gemessen wird“, lautet sein Tipp. „Man wird Dinge entdecken, die man für die Arbeit mit dem System nicht erwartet hat.“

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