Zehn Tipps für die Systemintegration bei der SAP-ERP-Implementierung

Firmen optimieren ihre Geschäftsprozesse und minimieren redundante Dateneingaben, wenn sie die verschiedenen Komponenten von SAP ERP integrieren.

Unternehmen, die ein SAP-ERP-System installieren oder aktualisieren wollen, sollten größten Wert auf die Systemintegration legen, um das Scheitern der SAP-ERP-Implementierung zu verhindern. Durch die Integration fließen Daten vollständig und korrekt zwischen verschiedenen Komponenten von SAP ERP. Dadurch können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse optimieren und redundante Dateneingaben minimieren oder komplett ausschalten.

Integration ist nicht als Werkzeug oder Funktionalität im System enthalten. Vielmehr verknüpft sie die verschiedenen Beteiligten, die in einem Unternehmen über SAP ERP zusammenarbeiten. 

Ein Beispiel: Ein Unternehmen, das Produkte erst nach der Bestellung herstellt (Make to Order, MTO), erhält den Auftrag eines Kunden. Um die Bestellung umzusetzen, arbeiten mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen des Unternehmens (z.B. Vertrieb, Einkauf, Produktion, Lagerhaltung, Buchhaltung, Qualitätskontrolle) zusammen. Dabei nutzen sie verschiedene Komponenten von SAP ERP.

Es ist unabdingbar, dass die verschiedenen Führungskräfte und Abteilungen eng kooperieren, damit die Geschäftsprozesse reibungslos funktionieren. Wird nur ein Prozess unterbrochen, leidet das Geschäft. So kann beispielsweise ein Buchhalter einen Zulieferer nicht für seine Rohstoffe oder Waren bezahlen,  solange sich die Rechnung nicht im System befindet.

Die Verzahnung der entsprechenden Workflows und Abläufe bringt erhebliche Synergien, indem sie Geschäftsprozesse optimieren und redundante Dateneingaben minimieren. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass alle Prozessbeteiligten ihre Informationen vollständig, korrekt und zeitnah in das System eingeben.

Tipps für die SAP ERP Integration

  1. Listen Sie alle wichtigen Geschäftsprozesse auf, die zwei oder mehr Komponenten von SAP ERP benötigen. Beispiele dafür sind Make-to-Order (Herstellung erst auf Bestellung), Make-to-Stock (Herstellung auf Vorrat für Lagerhaltung), Plan-to-Produce (Produktionsplanung), Order-to-Cash (Prozess von Bestellung bis Zahlungseingang) oder Procure-to-Pay (im Vertrieb Prozess von Beschaffung bis Bezahlung).
  2. Erstellen Sie Flussdiagramme für jeden Geschäftsprozess. Auch eine fortlaufende Liste von Geschäftsprozessen erfüllt den gleichen Zweck wie Flussdiagramme. Unternehmen sollten darüber hinaus alle Maßnahmen und Handlungen dokumentieren, die Verantwortliche beim Management der Prozesse außerhalb des SAP-ERP-Systems in zusätzlichen externen Lösungen vollziehen.
  3. Weisen Sie jeder Komponente von SAP ERP den zugehörigen Prozess inklusive Transaktionscode zu. Komponenten sind beispielsweise SAP MM (Material Management), SAP PP (Production Planning), SAP QM (Quality Management) oder SAP FI (Financial Accounting). Anschließend verknüpfen Sie die Prozesse mit den jeweils beteiligten Prozessverantwortlichen und Abteilungen.
  4. Versammeln Sie alle für die Geschäftsprozesse verantwortlichen Personen für aktuelle Integrationstests im SAP ERP System an einem zentralen Ort.
  5. Führen Sie die Integrationstests im System in der gleichen Reihenfolge durch, die Sie in den Flussdiagrammen oder der Liste der Geschäftsprozesse  festgelegt haben (siehe Tipp 2).
  6. Ermutigen Sie die verantwortlichen Nutzer aus den Fachabteilungen, sich nicht zu sehr auf SAP-Berater zu verlassen, sondern die Integrationstests so weit wie möglich selbstständig zu machen. Damit fühlen sie sich stärker verantwortlich für ihre Geschäftsprozesse und lernen, wie sie selbst jeden Schritt koordinieren können. Als Endergebnis werden diese Mitarbeiter SAP ERP gerne nutzen, wenn es live geht.
  7. Dokumentieren Sie nach dem Abschluss einer Runde von Integrationstests alle Testergebnisse, Fehler oder Probleme. Lösen Sie die Probleme und offenen Fragen und starten Sie die nächste Testrunde.
  8. Achten Sie genau auf das Feedback und den Input der Prozessverantwortlichen aus den Fachabteilungen, um keine Prozesse zu übersehen und diese komplett zu integrieren.
  9. Setzen Sie parallel zu diesen formellen Integrationstests und Workshops auch weiterhin informelle Sitzungen an. Damit stellen Sie sicher, dass die verschiedenen Verantwortlichen aus den Fachabteilungen ihre Geschäftsprozesse solange weiter koordinieren, bis das Projekt online geht.
  10. Alle beteiligten Personen müssen über den gleichen Wissenstand und die gleiche Datenbasis verfügen, damit sie das SAP ERP System kompetent und effizient nutzen können. Eventuell vorhandene Lücken sind schnell durch Schulungen etc. zu schließen.

Anwendungsbeispiel: MTO-Prozess

Hier ein Überblick über den konkreten Prozessablauf: Im MTO-Prozess (Make to Order) beginnen Produktion und Beschaffung erst nach einem Kundenauftrag. 

Ein Verkäufer gibt die Bestellung des Kunden als Verkaufsauftrag in die Vertriebs-Komponente (Sales and Distribution, SD) des SAP-ERP-Systems ein. Damit löst er das Programm zur Materialbedarfsplanung aus (Material Requirements Planning, MRP), das anhand der Bestellmenge des Kunden berechnet und vorschlägt, welche Ressourcen für die Produktion notwendig sind (Einkaufs- und Produktionsplanung).

Der Einkaufsleiter verwandelt mit Hilfe von SAP MM (Material Management) die mit SAP MRP erstellten Vorschläge für den Einkauf in einer feste Bestellung bei einem Lieferanten, um das benötigte Rohmaterial zu besorgen. Der Zulieferer schickt das benötigte Material inklusive Rechnung an das Lager.

Ein Buchhalter sorgt dann mit Hilfe von SAP FI (Financial Accounting) für die Zahlung der Rechnung. Ist das Rohmaterial im Lager angekommen, wandelt der Produktionsleiter mit Hilfe der Komponente SAP PP (Production Planning) den MRP-Vorschlag in einen konkreten Fertigungsauftrag um. Dieser Fertigungsauftrag gibt damit den offiziellen Startschuss für die Herstellung des Produkts. 

Das Personal des Lagers nimmt das Rohmaterial nun in die Subkomponente Bestandsverwaltung von SAP MM (Material Management) auf. Damit startet die Produktion. Nach der Fertigstellung wird das neue Produkt in das Lager transferiert. Anschließend folgt die Qualitätskontrolle. Der Prüfer gibt in SAP QM (Quality Management) an, ob das Produkt die Qualitätsmaßstäbe erfüllt. Ist dies der Fall, wird es im System unter dem Status „Versandbereit“ abgespeichert.

Anschließend verschickt das Lagerpersonal den Artikel unter derselben Auftragsnummer, mit der das Produkt vom Vertriebsmitarbeiter angelegt wurde. Gleichzeitig erzeugt SAP SD (Sales and Distribution) eine Rechnung an den Kunden. Hat der Kunde gezahlt, vollendet die Subkomponente Debitorenbuchhaltung (Accounts Receivable, AR) von SAP FI den Prozess.

Fazit: Alle Prozesse ausreichend testen

Es ist sehr wichtig, während der Implementierung von SAP ERP all diese integrierten und verknüpften Geschäftsprozesse intensiv zu testen, um die gewünschten Ergebnisse zu erhalten. Zudem gilt es, die beteiligten Mitarbeiter zusammenzubringen, damit sie den Wert und die Bedeutung dieser Integration erkennen.

Über den Autor:
Jawad Akhtar ist Autor des Buches Production Planning and Control with SAP ERP, das bei SAP PRESS erschienen ist. Er ist Assistant Vice President bei AbacusConsulting, wo er sich auf Themen in den Bereichen Logistik und SAP SCM konzentriert.

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