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Was die Subledger Accounting Engine in Oracle E-Business Suite R12 leistet

Oracle bietet mit Sudledger Accounting Engine eine Lösung für Oracle E-Business Suite R12, die Kontrolle, Transparenz und Performance steigert.

Die neue Subledger Accounting (SLA) Engine stellt eine bedeutende Änderung in der Architektur von Oracle E-Business Suite (EBS) Realease 12 Financials dar. Das ergibt sich aus mehreren Faktoren, darunter regelbasiertem und transparenterem Rechnungswesen.

Das neue zentralisierte und regelbasierte Modell hat ein neues Schema und bietet mehrere Vorteile wie Standardisierung und Konsolidierung. Weil damit alle Buchungen am selben zentralen Ort aufbewahrt werden, bekommen Nutzer mehr Kontrolle und Transparenz.

Eine definitive Neuerung ist auch die Tatsache, dass die Verarbeitung von Transaktionen von den Abrechnungsaufgaben dafür getrennt gehalten wird. Und aufgrund der Zentralisierung kann der Saldenabgleich nunmehr auf Ebene von Unterkonten erfolgen. Abbildung 1 zeigt den Datenfluss unter Berücksichtigung des SLA-Repository.

Abbildung 1: Datenfluss in Oracle EBS R12

Wichtig dabei zu wissen: Regeln können nur auf Transaktionen angewendet werden, die aus den Unterkonten stammen. Die SLA Engine verarbeitet keine manuellen Journal-Einträge und/oder über WebADI hochgeladene Buchungen, so dass bei diesen die vom Nutzer definierten Regeln nicht beachtet werden können. Die folgenden Unterkonten nutzen die SLA Engine, wenn Buchungen generiert werden: Purchasing, Payables, Receivables, Assets, Projects, Cost Management, Cash Management, Intercompany, Process Manufacturing, Payroll, Public Sector/Federal, Lease Management, Loans and Globalizations.

Beim Subledger Accounting in EBS R12 von Oracle handelt es sich nicht um ein Modul, sondern um einen Satz von Diensten für ein Modul, so dass es keine speziellen Verantwortlichkeiten dafür gibt. Alle Anfrageformulare und aktuellen Programme von Subledger Accounting sind in die jeweils standardmäßigen Verantwortlichkeiten der einzelnen Anwendungen (wie Payables Manager) eingebettet. Ein neuer SLA Cost Manager verwaltet die Abrechnungen für Inventory, Work In Progress und Receiving. Für die Unterkonten bietet die SLA Engine die folgenden Dienste:

  • Erzeugung und Speicherung von detaillierten Buchungen;
  • Speicherung von Unterkonten-Salden;
  • Zugriff auf Unterkonten-Buchungen mit Drilldown zu Transaktionen;
  • Unterkonten-Reporting;
  • konfigurierbare statt fest vorgegebener Regeln, verwendet von einer gemeinsamen Accounting Engine.

Einer der größten Vorteile der SLA Engine besteht in der Möglichkeit, mehr als eine rechnungstechnische Repräsentation für identische Buchungen zu generieren. Dies ist insbesondere für globale Organisationen nützlich, die unterschiedliche gesetzliche und regulatorische Vorgaben zu erfüllen haben.

Buchhaltung anlegen

Das Modul „Create Accounting“ ist die Standardmethode für das Anlegen einer Buchhaltung in allen Unterkonten. Es verarbeitet passende Buchungsvorgänge so, dass Einträge im Unterkonto-Journal entstehen, und wendet dabei die entsprechenden Application Accounting Definitions an, die im Accounting Methods Builder definiert wurden. Zusätzlich werden die Einträge im Unterkonten-Journal validiert, optional an das Hauptkonto (General Ledger – GL) transferiert und gemeldet, und der Subledger Accounting Program Report wird erstellt. Die SLA Engine verwendet jeweils die Subledger Accounting Method, die dem Unterkonto für die Erzeugung der Buchungen zugewiesen wurde.

Neue Entwurf-Möglichkeiten sind besonders hilfreich dafür, um Buchungen zu verifizieren und neue Regeln für Unterkonten zu entwickeln. Nutzer können damit die Auswirkungen von Journal-Einträgen überprüfen, ohne die entsprechenden Buchungen direkt in das GL zu übertragen. Bei im Entwurf-Modus generierten Buchungen ist das sogar gar nicht möglich: Sie lassen sich löschen und erneut erstellen, wobei die Definitionen für die Transaktion oder Abrechnung verändert werden können. In Berichten werden sie mit berücksichtigt, damit die volle Auswirkung von Regeln erkennbar ist, aber sie haben keinen Einfluss auf Salden oder reservierte Mittel. Wenn die Rechnungsregeln korrekt sind, lassen sich die Einträge im Final-Modus neu generieren und an das GL übertragen.

Zu den Best Practices für das Anlegen einer Buchhaltung über Create Accounting zählen:

  • tägliches Ausführen des „Create Accounting“-Prozesses
  • Verwenden des Entwurf-Modus, falls anhaltende Probleme auftreten
  • Lösen von Problemen, die im SLA Program Report gemeldet werden
  • den Transfer-Prozess zum GL bei Abschlüssen noch einmal laufen lassen, um zu verifizieren, dass alle Buchungen transferiert wurden.

Formulare, Reporting und Definition von Regeln

Eine der größten Änderungen für Endnutzer ist das Hinzukommen von drei Subledger Inquiry Forms, die sich für Nachforschungen, Abgleiche und Drilldowns vom GL verwenden lassen. Bei diesen Formularen, entwickelt unter der Technologie Oracle Application Framework, handelt es sich um das für Accounting Events, für Journal Entries und für Journal Entry Lines. Sie bieten eine einfache Schnittstelle für die Abfrage von Journal-Einträgen und Buchungsvorfällen. Die Abfragen lassen sich für die spätere Wiederverwendung speichern, was dem Nutzer Zeit sparen kann, und sind über die Unterkonten hinweg standardisiert.

Zugleich hat Oracle mehrere neue Berichte über Daten im SLA-Repository entwickelt. Dabei handelt es sich um Journal Entries Report, Account Analysis Report, Third Party Balances Report, Period Close Exception Report und das Open Account Balance Listing.

Der Journal Entries Report zeigt genaue Informationen über Journal-Einträge und Transaktionsdetails für Journal-Einträge in den Unterkonten; ebenfalls enthält er im Hauptkonto eingegebene Anpassungen sowie Einträge, die aus anderen Quellen ins das Hauptkonto gekommen sind. Nur übertragene Einträge werden dabei im Bericht berücksichtigt.

Der Account Analysis Report bietet Drilldown-Informationen über die Bewegung auf einem bestimmten Konto in einem Zeitraum oder mehreren. Dabei sind nur Journal-Einträge enthalten, die an das Hauptkonto transferiert und gemeldet wurden. Der Third Party Balances Report zeigt Stände und Aktivitätsinformationen für Kontroll-Konten für Zulieferer und Kunden, was in manchen Ländern vorgeschrieben ist.

Zu den neuen Funktionen der SLA Engine zählt auch der Accounting Methods Builder (AMB). Mit dessen Hilfe können Nutzer über Oracle-Standardformulare Regeln zur Rechnungslegung definieren und pflegen, ohne dafür programmieren zu müssen. Dies bietet hohe Flexibilität, während die Kontrolle erhalten bleibt. Ebenso wird es Nutzern erleichtert, unterschiedliche geografischen, gesetzlichen und Branchen-Anforderungen zu erfüllen.

Durch das Festlegen von Regeln lassen sich manuelle Journal-Einträge und Individualisierungen minimieren. Ein weiterer Vorteil: Weil die nutzerdefinierten Regeln über die Formulare angelegt und gepflegt werden, bleiben sie bei allen zukünftigen Upgrades erhalten. Der AMB unterstützt Logik wie Priorisierung und bedingte Aussagen ohne Verwendung von SQL.

Über den Autor:

Alyssa Johnson beschäftigt sich seit der Veröffentlichung im Jahr 2007 mit den Oracle E-Business Suite Financial Applications. Sie ist Associate Practice Director bei ROLTA und Mitglied des Board of Directors der OAUG.

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