Wann ist eine Konsolidierung von ERP-Systemen sinnvoll?

Die Konsolidierung von ERP-Systemen bietet in der Regel für Unternehmen die Möglichkeit, ein völlig neues ERP-Design zu erstellen.

Mein Unternehmen überlegt, ob eine Konsolidierung unserer diversen ERP-Systeme noch Sinn macht oder ob es nicht einfacher wäre, mit einer vollkommen neuen ERP-Lösung von vorne anzufangen. Wie finden wir heraus, welche Option für uns optimal ist?

Im Hinblick auf die Konsolidierung von Instanzen und ERP sind einige Dinge zu beachten:

1. Das ist Ihre Chance für ein vollkommen neues Design. Sie sollten sich die Zeit nehmen und in Ruhe darüber nachdenken, welche Ziele Sie mit ERP verfolgen. Gehen Sie immer vom gewünschten Ergebnis aus. Stellen Sie sich vor, wie Sie das System in Zukunft nutzen möchten. Führen Sie die Konsolidierung durch, um mobile oder bessere Analysen zu ermöglichen? Oder möchten Sie die Kosten für den Support senken? Das sind alles berechtigte Gründe. Beginnen Sie mit dem Design und arbeiten Sie die wichtigsten Ziele heraus.

2. Legen Sie fest, welches System die aktuellste und beste Option für ein „zukunftsorientiertes“ System darstellt. Sehen Sie sich hierfür das Alter des Systems an. Ist es über sieben Jahre alt und nicht aktualisierbar, sollten Sie es vergessen.

Falls die von Ihrem System verwendeten Geschäftsvorfälle sich von Ihrem Geschäftsmodell unterscheiden – beispielsweise Verarbeitung im Gegensatz zu diskreter Fertigung –, trennen Sie sich davon.

Ist ein hoher Aufwand für die Anpassung des Systems erforderlich? Falls eine Aktualisierung des Systems aufgrund der hierfür erforderlichen Anpassungsarbeiten scheitert, können Sie es auch vergessen.

Wie sieht es mit der geographischen Verteilung aus? Ist Ihr Unternehmen an vielen unterschiedlichen Standorten tätig? Möchten Sie sich im Hinblick auf Ausfallzeiten und eventuelle Problemen bei der Aktualisierung auf ein oder zwei Systeme beschränken?

Dann wäre da noch die Frage mit der Cloud. Die meisten mittelgroßen Unternehmen agieren immer noch Standort-basiert. Durch ein Upgrade eröffnen sich jedoch die Vorteile der Cloud. Die Frage ist die gleiche wie in Bezug auf Mieten oder Kaufen – eine weitreichende Entscheidung.

Falls sich unter Ihren verschiedenen ERP-Systemen keine zukunftsorientierte Variante findet, sollten Sie sich überlegen, wie das neue System aussehen soll.

3. Vergleichen Sie die gesamten Betriebskosten der alten mit denen einer neuen Version. Hier die gute Nachricht: Falls Ihr Budget den Kauf eines neuen ERP-Systems zulässt, werden sich die meisten Anbieter überschlagen, um Ihnen eines zu verkaufen. Am Markt herrscht großer Wettbewerb, und neue Kunden sind rar. Bei der Auswahl des richtigen Anbieters sollten Sie daher jemanden mit Erfahrung an Ihrer Seite haben. Er kann Ihnen beim Kauf der Lizenzen ein gutes Geschäft sichern und verhindert, dass Sie langfristig zu viel für Wartung zahlen.

Außerdem achtet er auf die richtigen Bedingungen in Ihrem Software-Vertrag. Berücksichtigen Sie möglichst alle Punkte, die für die Dauer Ihrer Eigentumsrechte an der Software eine Rolle spielen könnten. Dazu zählen Auswahl, Implementierung, Betriebskosten, Wartung und Aktualisierung. Denken Sie auch an mögliche Änderungen hinsichtlich der Unternehmensverhältnisse nach wie Fusionen, Veräußerungen, Verlagerung von Anlagen oder Standorten. Dies sollte keinen Einfluss auf Ihre Wahl der Software haben, allerdings macht es Sinn, diese Szenarien bereits in Ihrem Vertrag zu berücksichtigen, um spätere Probleme auszuschließen.

4. Sehen Sie dies als gute Gelegenheit, die strategische Ausrichtung der geschäftlichen und technologischen Seite Ihres Unternehmens zu überdenken. Führen Sie eine gründliche Überprüfung durch und finden Sie heraus, ob Sie Ihre Technologie auch heute schon optimal nutzen. Das Zusammenführen vieler dezentraler Systeme ist nicht einfach. Wenn Sie die im Vorfeld erforderliche Planung bereits vor dem Kauf der Software erledigen, wird Ihnen dies jede Menge Zeit sparen. Erledigen Sie also zuerst Ihre Hausaufgaben, bevor Sie einen Anbieter in Ihr Unternehmen lassen. 

Steve Phillips, Branchen-Experte und Autor:

Falls Sie unter der „Konsolidierung von Systemen“ die Entwicklung komplexer Schnittstellen zwischen veralteten ERP-Paketen verstehen, ist das in den meisten Fällen nicht die beste Lösung. Wenn Sie kein neues System kaufen und die Konsolidierung eine Migration aller Geschäftsbereiche in ein vorhandenes ERP-System erfordert, sollten Sie einige wichtige Punkte berücksichtigen. Dazu zählen Implementierungskosten, Software-Funktionalität und fortlaufender Support.

Die Verwendung eines der vorhandenen ERP-Systeme ist vermutlich deutlich günstiger als die unternehmensweite Implementierung eines neuen Systems. Andererseits ist der Kauf eines neuen ERP-Systems in der Regel die bessere Wahl, falls einer der im Folgenden genannten Punkte zu größeren Problemen führt.

Möglicherweise problematische Aspekte im Hinblick auf das vorhandene System: 

  1. Ohne größere Anpassung erfüllt es nicht die aktuellen – oder mittelfristigen –Anforderungen der einzelnen Geschäftsbereiche.
  2. Die meisten Software-Module im System sind nicht für die Unterstützung mehrerer Geschäftsbereiche bzw. Produktionsstätten in einer einzigen Datenbank ausgelegt.
  3. Die Anwendung wird vom Software-Hersteller nicht vollständig unterstützt.
  4. Das System basiert auf (nahezu) veralteten Technologien.
Artikel wurde zuletzt im Januar 2013 aktualisiert

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