So integrieren Sie mobile Endgeräte in Ihre Unified-Communications-Infrastruktur

Ein Verfahren in fünf Schritten macht die Einbindung mobiler UC-Produkte effektiver. Experten-Tipps helfen bei der Ausarbeitung eines Plans.

Der fortschreitende Siegeszug von Enterprise Mobility hat auch weiterhin tiefgreifende Folgen für die Unternehmens-IT, angefangen von grundlegender Netzwerk-Architektur bis hin zu Services in den Bereichen Unified Communications und Collaboration (UCC). Durch die stark steigende Anzahl von mobilen Endgeräten definiert sich die Rolle von Mobility in Unternehmen derzeit wieder einmal neu, da Tablets zum Beispiel Laptops und klassische PCs immer mehr als primäre Arbeitsrechner ersetzen. Wie findet man aber nun bei der Fülle an Endgeräten, Plattformen und möglichen Funktionalitäten die passende Unified-Communications-Lösung?

Unified Communications und mobile Endgeräte

Je mehr Sie und Ihre Firma vorab recherchieren, desto weniger wahrscheinlich verstricken Sie sich in ein Projekt, das Sie am Ende bereuen. Meist finden Sie alle Funktionen, die Sie benötigen, schon integriert in ein einziges Produkt vor. Schwierig wird es dann, wenn Sie bestehende Anwendungen integrieren müssen, die für Ihre Angestellten bereits zu den unverzichtbaren Arbeitsmitteln gehören. Rollenbasierte Anforderungen zu definieren kann Ihnen bei der Integration von UC-Lösungen helfen, Nemertes Research empfiehlt dabei den folgenden fünfstufigen Prozess, um Ihre Anforderungen zu analysieren.

1. Bewerten Sie den Ausgangs-Zustand:

  • Welche Systeme verwenden Sie?
  • Wie steht es um die Abschreibung Ihrer vorhandenen Endgeräte?
  • Welche Endgeräte müssten kurzfristig am dringendsten ersetzt werden?
  • Welche und wie viele Endgeräte könnten, gemessen an Ihren Anforderungen, weiterhin genutzt werden und welche müssten weg?
  • Ist ein Opex-oder ein Capex-basiertes Modell für Ihr Unternehmen besser geeignet?
  • In welchem Zeitraum müsste sich ein Ertrag aus dem investierten Kapital (ROI) einstellen oder sich in niedrigerer Gesamtkosten (TCO) für Ihre UC-Systeme niederschlagen?

2. Definieren Sie kurz- und langfristige Anforderungen:

  • Welche Funktionen fordern Ihre Anwender, die Sie derzeit nicht bereitstellen?
  • Inwiefern verändert sich Ihre Arbeitsplatz-Situation?
  • Haben Sie viele kleine Zweigstellen oder wenige große Filialen?
  • Wie mobil sind Ihre Mitarbeiter?
  • Inwieweit benutzen Ihre Mitarbeiter Unternehmens-eigene UC-Lösungen im Vergleich zu UC-Produkten anderer Hersteller? Liegt das eher an persönlichen Präferenzen oder schlicht an der Verfügbarkeit?
  • Wie viele Mitarbeiter bringen ihr eigenes Gerät (BYOD) mit, deren Gast-Zugänge Sie unterstützen müssen?
  • Welche Geräte-Typen werden von Ihrer Firma in welchem Verhältnis unterstützt?
  • Welche Arten von Applikationen betreiben, entwickeln und planen Sie zukünftig?
  • Welche Kombination aus nativen, über Fernzugriff erreichbaren und HTML5-basierten Applikationen streben Sie an?
  • Welche Compliance- und Security-Anforderungen beeinflussen Ihre IT-Entscheidungen?
  • Welche Unified-Communications-Technologie ist bereits vorhanden und in welchem Umfang muss sie mit neuen und vorhandenen Applikationen zusammenpassen?

3. Analysieren Sie die Lücken:

  • Können Sie den lang- und kurzfristigen Anforderungen gerecht werden?
  • Bevorzugen Sie einen verwalteten Service? Sollen dabei nur bestimmte Bereiche oder das gesamte Unified Communications verwaltet werden?
  • In welchen Bereichen muss Ihre Firma investieren, um die entsprechende UC-Lösung zu implementieren?

4. Beurteilen Sie die Roadmap der Hersteller:

  • Welche Funktion bietet ein Hersteller, über die Sie intern nicht verfügen?
  • Welche allgemeinen und „Go-to-Market“-Strategien der Anbieter stimmen am besten mit Ihren Anforderungen überein?
  • Welche Anbieter verstehen Ihre Anforderungen am besten?
  • Wie verhalten sich Ihre aktuellen Anbieter in Bezug auf aktuelle Trends? Können Sie beispielsweise Anwendungen integrieren, die bei Ihren Nutzern gerade populär sind?
  • Welche Anbieter haben eine nachhaltige Strategie und Preisgestaltung?

5. Entwickeln Sie eine eigene Roadmap:

Eine Roadmap ist kein Projektplan, sondern eine anspruchsvolle Liste aus Meilensteinen, die Sie erreichen müssen, um die Collaboration-Plattform in Ihrem Unternehmen zu modernisieren.

Testen Sie mobile UC-Lösungen

Die Evaluierungsphase ist ein Prozess, bei dem UC-Lösungen und mobile Endgeräte getestet werden, zusätzlich sollte die Meinung des Senior-Managements dazu eingeholt werden um herauszufinden, wo es in Bezug auf unterschiedliche Preismodelle steht (Opex im Vergleich zu Capex). Sie könnten feststellen, dass das Management nur zu bereitwillig Kapital-Aufwendungen für Produkte, die letztendlich verschrottet oder mit signifikantem Verlust verkauft werden, lieber in vorhersehbare monatliche Betriebskosten umwandeln möchte. Umgekehrt steht das Management vielleicht voll hinter einem früheren Kauf und möchte diesen bezüglich verlorener Kosten und abgeschriebenen Vermögenswerten zunächst noch voll ausnutzen.

Diese kurz- und langfristigen Anforderungen festzulegen hilft bei der Bestimmung des UC-Angebots, das Ihren Anforderungen am besten entspricht. Im Idealfall sollten Sie diese Bedürfnisse sorgfältig in einem Dokument ausarbeiten. Aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen von mobilen Geräten und Applikationen ist das allerdings ein komplexer Prozess, durch den großen Einfluss Ihrer UC-Lösung auf Wachstum und Produktivität aber durchaus sinnvoll.

Zum Glück ist Vereinfachung ein wesentlicher Faktor bei der Produkt-Gestaltung und -Vermarktung von UC-Anbietern. In der Regel sind UC-Lösungen daher so gestaltet, dass sie sich gut in andere UC-Umgebungen einbinden lassen. Das gilt auch dann, wenn proprietäre Module erforderlich sind. Dennoch kann es schwierig oder im schlimmsten Fall sogar unmöglich sein, verschiedene semi-proprietäre oder proprietäre Protokolle und Funktionen innerhalb eines UC-Frameworks zu vereinen. Daher empfiehlt Nemertes Research, sich soweit wie möglich auf den Service eines einzigen Anbieters festzulegen. Manche Funktionen benötigen allerdings immer noch teure Appliances, die nur für einen Zweck bestimmt sind. Dazu gehören Session Border Controller, einige virtuelle private Netzwerk-Komponenten für den Fernzugriff oder die virtuelle Desktop-Infrastruktur. SaaS-Optionen (Software-as-a-Service) können jedoch komplexe Management-Funktionen in einer einzigen, einfach zu verstehenden Umgebung zusammenfassen, um die Schwierigkeiten bei der Verwaltung lokaler Installationen zu erleichtern. Cloud-basierte Anwendungen, Applikationen im Anwender-Preissegment mit umfangreicher Funktionalität und sogar kostenlosen Tools bieten großes UC-Potenzial. Mehrere Lösungsmodule gleichzeitig auszuprobieren muss daher keine kostspielige Angelegenheit sein. Es ist wichtig, Ihre Mitarbeiter mit einer ausgezeichneten UC-Infrastruktur zu unterstützen, warum also nicht verschiedene Lösungen testen?

Abwägung: Lokale Verwaltung oder Cloud-Management?

Ein entscheidendes Kriterium bei der Wahl für den Einsatz von SaaS oder lokaler Software ist die Zuverlässigkeit der Netzwerk- und Internet-Verbindungen. Sollte die Verbindungen zum Administrations-Ort abbrechen, dann kann der Administrator den Service auch nicht mehr verwalten. Das funktioniert selbst dann nicht, wenn alle anderen Verbindungen im WAN noch intakt sind. Ein möglicher Workaround wäre ein mobiles Endgerät mit mobilen Datendiensten zu verwenden. Das funktioniert aber nur dann, wenn das Tool eine Schnittstelle besitzt, die sich von einem mobilen Gerät aus ansteuern lässt.

Natürlich gibt es weitere Bedenken in Bezug auf den Einsatz von SaaS. Die Mehrheit der Firmen (58 Prozent) sorgt sich um Datensicherheit und Datenschutz. 20 Prozent geben an, dass der Verlust der Kontrolle und die Schwankungen bezüglich der Kosten und der Leistung die hauptsächlichen Probleme darstellen. Acht Prozent sind aufgrund des Mangels an Vertrauen in Cloud-Service-Anbieter skeptisch. Vier Prozent nennen die Kosten als limitierenden Einsatz-Faktor. In Bezug auf die Bereitstellung gehosteter UC-Anwendungen sagen jedoch 70 Prozent der IT-Führungskräfte, dass die Kosten der entscheidende Faktor sind. Diese Überlegungen sollte mit externen Fachkräften abgewogen werden, falls Sie intern keine Experten dafür haben. Insgesamt nutzen 75 Prozent der Unternehmen heute verwaltete, gehostete oder Cloud-basierte Dienste. 58 Prozent der Unternehmen berichten, dass sie einen Anstieg der UC-Nutzung erwarten.

Artikel wurde zuletzt im Mai 2014 aktualisiert

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