SEPA: SAP ERP in drei Schritten fristgerecht umstellen

Unternehmen können ihre SAP-Systeme und Prozesse strukturiert und fristgerecht auf die Anforderungen der Single Euro Payments Area (SEPA) umstellen.

Der Stichtag für SEPA rückt unerbittlich näher. Zum 1. Februar 2014 werden bestehende nationale Überweisungs- und Lastschriftverfahren abgeschafft. Versäumen Unternehmen diese Frist, droht Zahlungsstillstand.

Deutsche Firmen schlecht auf SEPA vorbereitet

Obwohl akuter Handlungsbedarf besteht, hat mehr als ein Fünftel der deutschen Firmen sich noch kaum mit SEPA auseinandergesetzt. Das bestätigt ein Zwischenergebnis aus der aktuellen Befragungsrunde zu der Studie „SEPA-Umsetzung in Deutschland“, für die das Forschungsinstitut ibi research aus Regensburg knapp 1000 Firmen befragte.

Im Zusammenhang mit der SEPA-Umstellung wird oft unterschätzt, dass die Anpassung der firmeninternen SAP-Systeme sowie der entsprechenden Prozesse im Finanzwesen komplex und daher sehr aufwendig ist, gerade wenn es um Firmenlastschriften (B2B Direct Debit) geht. Dabei könnten die Verantwortlichen in IT-Organisation und Business die systemtechnischen und prozessualen SEPA-Anforderungen mit einem strukturierten Vorgehen in drei Schritten fristgerecht bewältigen.

Schritt 1: Grundsätzliche Fragen klären

Zuerst gilt es, anhand einer Checkliste grundsätzliche Fragen und Problemstellungen im Zusammenhang mit SEPA zu klären:

  • Welche Zahlungswege werden aktiv genutzt – Überweisungen, Lastschriften oder beides?
  • Ist das SAP-System aktuell und SEPA-fähig?
  • Falls das Unternehmen mit Lastschriften arbeitet, wäre außerdem aufzuschlüsseln, welche Arten von Lastschrift – Privatkunden- bzw. Basislastschriften (CORE) oder Firmenlastschriften (B2B Direct Debit) – eingesetzt werden oder ob beide Arten genutzt werden.
  • Firmen, die mit dem B2B-Lastschriftverfahren arbeiten, müssen sich überlegen, wie die vorgeschriebenen SEPA-Mandate im SAP-System bereitgestellt und die Vorankündigung des Geldeinzugs („Prenotification“) beim Schuldner umgesetzt werden können.
  • Darüber hinaus gilt es herauszufinden, welche SAP-Stammdaten (noch) an das SEPA-Verfahren anzupassen und zu pflegen sind.
  • Außerdem ist zu klären, ob es weitere Softwarelösungen gibt, die umgestellt werden müssen.
  • Und schließlich sollte ermittelt werden, ob die Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) bereits vorliegt oder erst beantragt werden muss.

Schritt 2: SAP-System technisch auf SEPA einstellen

Nachdem diese Fragen beantwortet sind, erfolgt im nächsten Schritt die technische Einrichtung des SEPA-Zahlungsverkehrs im Finanzwesen der SAP-ERP-Software. In Deutschland geschieht dies gemäß den Vorgaben des Bankenverbands Zentraler Kreditausschuss (ZKA). In der Regel wird das eingesetzte SAP-ERP-Release dabei zunächst auf den aktuellen Stand gebracht. Das gilt insbesondere wenn das komplexe Firmenlastschriftverfahren mit Prenotification durchgeführt werden soll.

Für das Upgrade wird ein Support Package eingespielt, das die gesetzlich vorgeschriebenen Anpassungen und Funktionen enthält. Abhängig vom jeweiligen SAP-ERP-Release ergeben sich bestimmte Mindestanforderungen an das Support Package. Bei dem Upgrade muss unbedingt darauf geachtet werden, dass firmeninterne Modifikationen im bestehenden SAP-System nicht überschrieben werden. Die SEPA-Mandate lassen sich durch Customizing in der Transaktion SPRO aktivieren. Alle technischen Einstellungen, die im Rahmen der SEPA-Umstellung an einem SAP-System durchgeführt werden, sollten außerdem gründlich getestet und exakt dokumentiert werden. Vor der Umstellung sind darüber hinaus Testläufe mit den Hausbanken zu machen.

Bankensoftware nicht vergessen

Neben dem ERP-Kernsystem müssen aber auch weitere Softwarelösungen wie Lieferanten-, Kunden- und Mitarbeiterportale oder der B2B-Web-Shop SEPA-fähig sein beziehungsweise gemacht werden. Auch die Bankensoftware des Unternehmens, sei es SAP In-House Cash, SAP Bank Communication Management (BCM), DB direct oder eine andere Lösung, ist auf den aktuellen Stand zu bringen, damit SEPA-Datenträger problemlos verarbeitet werden können.

Setzt ein Unternehmen noch SAP-R/3-Software in den Versionen 4.7 oder 4.6C ein, müssen die notwendigen technischen Anpassungen individuell evaluiert und umgesetzt werden, denn diese Release-Stände werden von SAP offiziell nicht mehr gewartet.

Schritt 3: Relevante Prozesse an SEPA anpassen

Ist das SAP-System dann technisch für SEPA gerüstet, werden im letzten Schritt die Prozesse umgestellt. Das heißt, die in den Kreditoren- und Debitoren-Stammdaten hinterlegten Bankdaten – Kontonummer und Bankleitzahl – werden an die IBAN-Nummern und die BIC-Codes angepasst.

Für die IBAN lässt sich dieser Vorgang in SAP ERP mit dem „IBAN-Hin-Rück-Verfahren“, einem kostenpflichtigen Service des Bank-Verlags, weitgehend automatisiert durchführen. Dazu werden die in der ERP-Lösung vorhandenen „alten“ Kontonummern in eine Excel-Datei extrahiert, die an das IBAN-Service-Portal des Bank-Verlags übermittelt wird. Dort werden die Kontonummern unter Berücksichtigung der bankenspezifischen Prüfziffernberechnung in IBAN konvertiert, in die Datei eingetragen und zurückgeschickt. Die IBAN-Nummern werden dann per Upload in das SAP-System eingelesen. Die BIC-Codes stellt die Deutsche Bundesbank über ein Bankenverzeichnis bereit, das regelmäßig aktualisiert wird. Es kann über die Transaktion BAUP per Knopfdruck in SAP ERP importiert werden.

Um die Zahlungswege, wie etwa erlaubte Währungen (Euro), zulässige Zielländer oder den Verwendungszweck nach Herkunft, neu zu definieren, bedient man sich der „Transaktion FBZP“. Zusätzlich sind das AWV-Meldewesen (Z4-Meldung) sowie gegebenenfalls das Zahlungsbegleitschreiben an SEPA anzupassen und zu guter Letzt noch Geschäftsformulare wie Briefpapier, Avise, die Kundenstammblätter oder Neukundenanträge.

SEPA-Mandate frühzeitig einfordern

Besonders zeitaufwendig gestaltet sich das Einholen der SEPA-Mandatsverträge für die Firmenlastschriften (B2B Direct Debit). Für jeden B2B-Kunden, der als Zahlungspflichtiger am Lastschriftverfahren teilnimmt, muss ein SEPA-Mandat generiert werden; in der SAP-Software ist dieses bereits angelegt. Das Mandat wird ausgedruckt und an den Kunden geschickt. Dieser füllt das Formular aus, unterschreibt es und sendet es an die Gläubiger-Firma zurück, die das Dokument dann in ihrem SAP-System hinterlegt – bei Bedarf direkt am SEPA-Mandat.

Eine Firma, bei der sehr viele B2B-Kunden per Lastschrift bezahlen, ist gut beraten, die Mandate nicht nur sehr frühzeitig vor dem SEPA-Stichtag zu versenden, sondern auch rechtzeitig zurückzufordern. So beugen Sie Verzögerungen zum Beispiel durch Urlaubszeiten oder Krankheit vor. Liegt ein Mandat nicht fristgerecht vor, kann das Unternehmen keine SEPA-Lastschrift einziehen. Im schlimmsten Fall kommt es dann – hier schließt sich der Kreis – zum Zahlungsstillstand.

Artikel wurde zuletzt im August 2013 aktualisiert

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