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SAP-Lizenzen: Mit diesen drei Schritten verringern CIOs die SAP-Lizenzkosten

Nur weil Sie SAP-Lizenzgebühren zahlen, bedeutet dies nicht, dass Sie zu hohe Lizenzkosten akzeptieren müssen. Drei Möglichkeiten, um Geld zu sparen.

Es ist ein jährliches Ritual in vielen großen oder mittelgroßen Unternehmen: CFOs versuchen CIOs davon zu überzeugen, ihre gesamte Energie in die Verringerung der Lizenzkosten zu investieren. Doch es passiert nur allzu häufig, dass die Kosten gleichbleiben oder sogar steigen. Um zu vermeiden, dass man zu viel zahlt, erfahren Sie im Folgenden drei Möglichkeiten, um die Kosten niedrig zu halten. Lassen Sie uns zunächst aber kurz erörtern, wie der SAP-Lizenzprozess funktioniert.

Wenn ein Unternehmen ein SAP-Produkt implementiert, muss es verschiedene Kategorien von SAP-Lizenzen erwerben, um alle Business-Anwender jeweils mit einem Lizenztyp abzudecken. Zu diesen SAP-Lizenztypen zählen Developer, Professional, Limited Professional, Employee sowie Employee Self-Service. Jeder Lizenztyp hat unterschiedliche Systemnutzungsrechte und verursacht unterschiedliche Kosten.

SAP veranschlagt zusätzlich eine jährliche Wartungsgebühr in Höhe von 22 Prozent der erworbenen Lizenz, ohne zu berücksichtigen, ob das Unternehmen alle Lizenzen vollständig verwendet oder ob jede Lizenz richtig eingesetzt wird. Um zu prüfen, ob ein Unternehmen tatsächlich Lizenzen für die benannten Anwender gekauft hat oder in der richtigen Kategorie einsetzt, macht SAP regelmäßig umfangreiche Lizenz-Audits.

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Unternehmen kauft 20 Lizenzen vom Typ Limited Professional, die Management-Mitgliedern einen Systemzugang garantieren, so dass sie Berichte sowie Dashboards einsehen und Kaufaufträge bestätigen können. In Wirklichkeit hat die Firma aber 25 Benutzerkonten im SAP-System erstellt. In diesem Fall erlaubt das Unternehmen fünf zusätzlichen Nutzern die Verwendung des SAP-Systems, ohne dafür zu bezahlen. Damit verletzt es die Vertragsbedingungen von SAP. Während der Lizenzüberprüfung wird SAP wahrscheinlich die Diskrepanz feststellen und von seinem Kunden verlangen, zusätzliche Lizenzen zu kaufen.

Auf der anderen Seite hat das Unternehmen unter Umständen teurere Lizenzen vom Typ Professional gekauft und auf einen Business-Anwender übertragen, der eigentlich den Lizenztyp Limited Professional benötigt. Damit erhält dieser Nutzer eine Lizenz, die nicht nur mehr kostet, sondern auch erweiterte Zugangsrechte bietet.

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Um solche Abweichungen zu vermeiden und um die SAP-Lizenzkosten im Griff zu behalten, sollten Sie folgende drei Tipps beachten:

Seien Sie wachsam und halten Sie das System aktuell: In Unternehmen mit einer großen SAP-Nutzerbasis ist es üblich, dass Mitarbeiter eine neue Rolle erhalten, wenn sie befördert werden, neue Mitarbeiter hinzukommen oder Mitarbeiter in Rente gehen. Allerdings bleibt ein SAP-Nutzer im System so lange einer Rolle zugeordnet bis diese entfernt oder er einer neuen, korrekten Lizenzkategorie, zum Beispiel aufgrund einer neuen Stelle im Unternehmen, zugewiesen wurde. Aus diesem Grund sollten SAP-Systemadministratoren beim Umgang mit Änderungen immer auf dem aktuellen Stand sein und das System entsprechend pflegen.

Überwachen Sie die Nutzungsdaten und SAP-Lizenzkategorien: Die Verwendung eines Drittanbieter-Datennutzungstools, das korrekt zugehörige SAP-Lizenztypen sowie Abweichungen, zum Beispiel Benutzer, die das Unternehmen mit einer falschen Lizenz ausgestattet hat, erkennt, kann Audit-Problemen vorbeugen, wenn SAP eine eigene Lizenzprüfung macht.

Fangen Sie klein an: Ein Ansatz, der in der Regel gut funktioniert, ist, mit wenigen SAP-Lizenzen zu beginnen, wenn man ein SAP-System implementiert. Haben Sie mit der Zeit einen besseren Überblick über die Anzahl und Art der Business-Anwender, können Sie schrittweise neue Lizenzen hinzuerwerben, wenn neue Anwender hinzukommen. Vor allem dieser Schritt ist wichtig, denn wurde eine Lizenz einmal gekauft, bietet SAP nicht gerade eine nutzerfreundliche Rückerstattung beziehungsweise Policy für nicht genutzte Lizenzen an.

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