SAP-Lizenz-Management: Fünf Tipps für geringere SAP-Lizenzkosten

SAP-Lizenzen sind meist kostspielig. Es gibt aber Möglichkeiten, Lizenzkosten zu verringern und einen besseren ROI für SAP-Investitionen zu erzielen.

Die Verwaltung einer großen Anzahl von SAP-Lizenzen kann eine Herkulesaufgabe für einen SAP-Systemadministrator sein. Allerdings kann effektives SAP-Lizenz-Management erhebliche Kosteneinsparungen bringen.

Wenn das IT-Budget schrumpft, müssen SAP-Systemadministratoren immer auf der Suche nach Wegen sein, wie sie ihre Geschäftsprozesse optimieren. Das effektive Management der SAP-Nutzerlizenzen kann zu einem lohnenswerten ROI führen. Die SAP-Benutzerrollen sollten dabei ständig überwacht werden, um Bereiche zu identifizieren, deren Kosten sich reduzieren lassen. Das trifft vor allem zu, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, zu einer anderen Abteilung wechseln oder nicht mehr mit dem SAP-System arbeiten.

Hier sind fünf Möglichkeiten, wie Systemadministratoren ihr SAP-Lizenz-Management verbessern:

Identifizieren Sie inaktive Nutzer und klassifizieren Sie sie neu: Seltene Anwender des SAP-Systems sollten identifiziert werden, um sie basierend auf den SAP-Lizenzkategorien neu zu klassifizieren. Diese Lizenzkategorie beziehungsweise Nutzertypen, wie zum Beispiel Professional, Limited Professional oder Employee, basieren auf der tatsächlichen Nutzung der jeweiligen SAP-Anwendung und verursachen damit verbundene Kosten. Eine vermehrte Nutzung der SAP-Software bedeutet höhere Kosten.

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Identifizieren Sie doppelte SAP-Lizenzen und verwenden Sie diese wieder: In Ermangelung von Standardrichtlinien zu Benutzernamen im SAP-System, kann ein Nutzer mehrere Benutzernamen haben. Dieser Fall tritt zum Beispiel ein, wenn ein Mitarbeiter eine andere Tätigkeit im Unternehmen aufnimmt oder zu einem anderen Standort wechselt. 

Mit jedem Wechsel wird unter Umständen ein neuer Benutzername erstellt, ohne den alten SAP-Benutzernamen zu löschen oder neu zuzuweisen. Um dieses Problem anzugehen, ist es wichtig, eine gut definierte Policy einzurichten, damit Nutzer basierend auf ihrer Arbeit und ihren Berechtigungen im SAP-System zugewiesen werden können.

Automatisieren und zentralisieren Sie die Datenerfassung: Systemadministratoren müssen in der Regel SAP-Nutzungsdaten erfassen, um erfolgreich ein SAP-Lizenzaudit bewältigen zu können. Für die Überwachung der SAP-Nutzung und die Konsolidierung der Nutzerdaten von einem zentralen Ort aus, sollte der Systemadministrator auch den Einsatz von Drittanbietersoftware in Betracht ziehen. Dieser Ansatz funktioniert besonders gut für Unternehmen mit mehreren Produktionsstandorten, Vertriebsbüros und regionalen Außenstellen. Nutzen einige oder alle Standorte SAP-Anwendungen, ist die zentrale Zusammenstellung und Konsolidierung der SAP-Nutzerdaten allerdings eine gigantische Aufgabe.

Überwachen und validieren Sie die Compliance der SAP-Lizenzen: Das Erstellen und Sammeln der Nutzerdaten ist allerdings nicht für Entscheidungen ausreichend, die mit einem Lizenzaudit zusammenhängen. Systemadministratoren müssen die SAP-Nutzerdaten gründlich prüfen, um die Compliance der verschiedenen SAP-Lizenzkategorien zu gewährleisten.

Betrachten Sie die nutzungsbasierte SAP-Lizenzbeschaffung: Systemadministratoren können überprüfen, wie die Nutzer im SAP-System arbeiten und die Daten nutzen, um künftige SAP-Lizenzen zu planen. Künftige Lizenzen sollten auf Grundlage der Art und Häufigkeit der Nutzeraktivitäten im SAP-System abgeschlossen werden.

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