SAP ECM: Durchgängige Prozesse beim Erzeugen und Ändern von Stammdaten

Mit SAP Engineering Change Management (ECM) werden Stammdaten sicher und kosteneffizient erstellt. Änderungen lassen sich transparent überblicken.

Jedes Produkt ist im Laufe seines Lebenszyklus aus technischen und wirtschaftlichen Gründen Änderungen unterworfen. Die Änderungsprozesse finden häufig manuell außerhalb von SAP PLM oder SAP ERP statt. Die Informationen werden anschließend per Papier oder E-Mail verteilt oder auf Fileservern abgelegt. Diese Vorgehensweise ist zeitaufwendig und fehleranfällig, etwa wenn in den SAP-Materialstammdaten notwendige Änderungen nicht korrekt oder falsch eingetragen werden. Somit ist auch eine durchgängige Prozessverfolgung nicht möglich.

Anlage und Anpassung von Stammdaten sicher kontrollieren

Wollen Unternehmen bestehende Geschäftsprozesse verbessern und mehr Kontrolle über die Anlage und Pflege von Materialstammdaten gewinnen, sollten sie über die Einführung der Anwendung SAP Engineering Change Management (SAP ECM) nachdenken. Der Änderungsdienst SAP ECM ist ein Tool, das modulübergreifend eine hohe Transparenz in den Prozess der Stammdatenerstellung, -pflege und -kontrolle bringt. Es zeichnet sämtliche Änderungen oder Aktualisierungen an den SAP-Stammdaten auf. Mit SAP ECM lässt sich jeder Schritt bei der Erstellung neuer Stammdaten validieren und bestätigen, sodass alle am Prozess beteiligten Anwender auf dem aktuellen Stand sind.

Mit dem Werkzeug lassen sich die verschiedenen Abläufe im Rahmen der Neuanlage von Stammdaten und bei deren Änderungen weitgehend automatisiert ausführen und über den gesamten Lebenszyklus hinweg überwachen. Dazu müssen lediglich bestimmte Konfigurationseinstellungen vorgenommen werden. Der Änderungsprozess kann zusätzlich optimiert werden, denn das ECM lässt sich auch mit dem SAP Business Workflow und der digitalen Signatur (CA-DSG), einem Werkzeug zum Signieren und Genehmigen digitaler Daten, verknüpfen. Beim SAP-Änderungsdienst handelt es sich um eine modulübergreifende Standardfunktion, die auf einer bestehenden SAP-ERP-Installation problemlos nachträglich eingeführt werden kann. Das Werkzeug lässt sich zum Beispiel in Verbindung mit folgenden SAP-Modulen und Stammdaten einsetzen:

  • Materialwirtschaft (MM-Modul): Materialstammdaten
  • Produktionsplanung und -steuerung (PP-Modul): Materialstücklisten, Planungsrezepte und Arbeitspläne
  • Instandhaltung (PM-Modul): Equipment-Stücklisten für Ersatzteile, Equipmentpläne und Technische-Platz-Pläne
  • Qualitätsmanagement (QM-Modul): Inspektionspläne
  • Klassifikation: Merkmale und Klassen
  • SAP-Dokumentenmanagementsystem (SAP DMS)

Materialstammpflege bisher wenig effizient

Derzeit findet man in Unternehmen häufig folgende Situation vor: Will zum Beispiel ein Wartungstechniker ein Ersatzteil beschaffen, für das es noch keinen Bauteilcode gibt – in SAP ist dies der SAP-Materialstamm –, muss er den Stammdaten-Verantwortlichen darum bitten, eine neuen Materialstamm für diesen Bauteilcode anzulegen. Bevor der Stammdaten-Controller einen neuen Materialstamm anlegen kann, muss er wiederum verschiedene Informationen von den jeweiligen Prozesseigentümern einholen. Zugleich sind im Rahmen der Anfrage eine Reihe von Prüfungen und Validierungen zu machen. Damit soll sichergestellt werden,

  • dass für dasselbe Bauteil nicht bereits ein Materialstamm existiert;
  • ob ein neuer Bauteilcode unbedingt notwendig ist. Kann das Teil als Einmaleffekt auf eine Kostenstelle gebucht werden, muss dafür kein eigener Materialstamm angelegt werden;
  • dass alle notwendigen Informationen eingeholt und validiert wurden. Dazu zählen auch eine exakte Beschreibung des Produkts und ob es nach Erhalt eine Qualitätsprüfung durchlaufen muss;
  • dass das Material entweder als Ersatzteil oder als Verbrauchsteil kategorisiert wird;
  • dass das Material beim Einkauf als Import oder lokal beschafftes Produkt gekennzeichnet wird.

Es kommt vor, dass der Stammdaten-Verantwortliche einige Informationen vergisst, die daher auch bei der Erstellung des Materialstamms nicht berücksichtigt werden. Zudem kann es sein, dass sich die Anlage eines neuen Materialstamms verzögert, weil zusätzliche Informationen erforderlich sind. Das kann wiederum dazu führen, dass der Beschaffungsprozess erst mit Verspätung angestoßen wird. Schließlich kann ein Ersatzteil erst dann beim Lieferanten bestellt werden, wenn dafür im SAP-System ein eigener Materialstamm angelegt ist.

Stammdatenanlage automatisiert und strukturiert ausführen

Durch die Implementierung des SAP-Änderungsdienstes lassen sich diese Prozesse weitgehend automatisiert und strukturiert und somit auch effizienter ausführen. SAP ECM kann dabei sehr einfach mit vorhandenen Stammdaten verknüpft werden, sodass sich sämtliche Änderungen an den Daten aufzeichnen und später für das ECM-Reporting referenzieren lassen.

In SAP ECM beginnt der Prozess zur Erstellung eines neuen Materialstamms, wenn ein Prozesseigner, wie etwa der Instandhaltungstechniker, in dem Tool eine entsprechende Änderungsanforderung (Engineering Change Request, ECR) erzeugt. Das System weist dem ECR eine eindeutige Identifikationsnummer zu. Der Stammdaten-Controller setzt den Status der Änderungsanfrage auf "Check ECR" und beginnt mit deren Prüfung und Validierung. Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist („Checked ECR“), wird die Anforderung bestätigt und der Status auf „Approve ECR“ gesetzt. Der Instandhaltungstechniker, der die Anfrage ursprünglich gestellt hat, wird stets über den aktuellen Stand auf dem Laufenden gehalten. Im Übrigen kann eine Anfrage auch zurückgewiesen („Reject ECR“) oder eine bereits erteilte Zustimmung widerrufen werden („Withdraw approval of ECR“).

Wurden alle notwendigen Prüfschritte erfolgreich durchlaufen, bestätigt der Stammdaten-Controller die Änderungsanfrage. Diese wird nun in einen Änderungsauftrag (Engineering Change Order, ECO) überführt. Erst wenn ein ECR in einen ECO umgewandelt ist, können auch die bereits neu angelegten Stammdaten geändert werden. Damit sich alle Arbeitsschritte nachvollziehen lassen, wird die Identifikationsnummer des Änderungsantrags systemgestützt auf den Änderungsauftrag übertragen. Der ECO bildet somit die zentrale Funktion zur Überwachung von Änderungen und Aktualisierungen an den Stammdaten. Da sämtliche Änderungen und Anpassungen referenziert werden und im ECM-Standardreporting zur Verfügung stehen, können sie lückenlos nachvollzogen werden. Nicht zuletzt wird durch die Integration mit dem digitalen Signaturtool (CA-DSG) sichergestellt, dass Statusveränderungen mit Datum und Uhrzeit dokumentiert werden und der Unterzeichner eindeutig zu identifizieren ist.

Sobald der Stammdaten-Controller den Status eines Änderungsantrags bestätigt, öffnet sich ein Dialogfeld zur Eingabe der digitalen Signatur und des SAP-Passworts, um die Statusänderung zu validieren.

Über den Autor: Jawad Akhtar ist Autor des Buches “Production Planning and Control with SAP ERP”, das bei SAP PRESS erschienen ist. Er ist Assistant Vice President bei AbacusConsulting, wo er sich auf Themen in den Bereichen Logistik und SAP SCM konzentriert.

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