Informations- und Daten-Management in SharePoint 2013 im Griff behalten

Rechte- und Daten-Management sind in SharePoint 2013 problemlos möglich. Dabei sollte man aber Aufbewahrungsrichtlinien und Compliance berücksichtigen.

In früheren Versionen war die Datensatzverwaltung in SharePoint zwar bereits verfügbar, aber noch nicht ausgereift. Mit Microsoft SharePoint 2013 ändert sich das. In der neuen Version, vor allem mit SP1, lohnt es sich, die Funktion genauer zu betrachten.

Die Trends Bring Your Own Device (BYOD),  Social Media und Cloud Computing berühren fast jeden Geschäftsprozess. Die Datensatzverwaltung und das Daten-Management sind keine Ausnahmen. Administratoren sollten sich mit den Themen auseinandersetzen und die Einführung von SharePoint 2013 prüfen. Dabei baut auch Office 365 auf SharePoint 2013 auf. Das heißt, um die in diesem Beitrag erwähnten Funktionen zu nutzen, müssen Unternehmen nicht unbedingt eigene Server betreiben, sondern können auch auf die Cloud setzen. Die Verwaltung unterscheidet sich hierbei kaum zwischen Cloud und lokalen Servern.

Sie denken vielleicht, dass sich die Datensatzverwaltung relativ mühelose anpassen lässt. Die Regeln für den Umgang mit Enterprise-Daten war zwar immer schon eindeutig und die Zugriffsverwaltung einfach. Doch frühere Versionen von SharePoint waren beim Daten-Management limitiert und für die oft chaotische, komplexe Organisation moderner Unternehmen nicht geeignet.

SharePoint 2013 mit SQL Server verwenden

SharePoint baut auf SQL Server auf. Traditionelle Datensätze werden im Unternehmen als normale Daten eingereicht. Mit diesen Daten haben Firmen typischerweise Probleme bei der Compliance und dem Rechte-Management. In der Vergangenheit spielten hier vor allem die Manipulation von SQL -Sicherheitsfunktionen innerhalb der Website, die für die Datensätze verantwortlich sind, eine Rolle. Manchmal waren davon auch Schnittstellen von Dritthersteller-Produkten betroffen.

Dieser Ansatz ist nicht mehr ausreichend für Unternehmen. Der Abruf von Daten von einem einzigen Endpunkt aus ist nicht mehr zeitgemäß. Die Menge an zu verarbeitenden Daten steigt an, das gilt auch für deren Komplexität. Zunehmend gibt es Datenmengen, die auf Objekten aufbauen. Neben anderen Arten von Objekten spielen Datensätze eine wichtige Rolle bezogen auf die Sicherheit. Dieser Sachverhalt muss berücksichtigt werden, vor allem wenn Daten von mehreren Quellen im Unternehmen eingehen und nicht alle Daten optimal verifizierbar und zuordenbar sind.

Auf dem SQL Server ist der Ausgangspunkt eines Datensatzes nicht immer wahrnehmbar. Datenbankserver haben nicht die Aufgabe, diese Informationen zu überprüfen und zu speichern. Die neue Art der Datensätze muss also auf den Clients verwaltet und gesichert in die Datenbanken übertragen werden.

Überlegungen zur Compliance

Ebenfalls beachtenswert ist die Komplexität der neuen Datenvarianten. Administratoren müssen die Fragmentierung von Daten auch im  Rechte-Management berücksichtigen. Es kommt häufig vor, dass Datensätze unterschiedliche Konformitätsanforderungen haben, abhängig von deren Inhalt und Herkunft. Es kommt immer häufiger vor, dass Aufbewahrungsrichtlinien von einzelnen Datensatzgruppen abhängen.

Wenn wir noch Faktoren wie Zugriffsrechte, globale Unternehmenssuche und verschiedene mobile Ziele berücksichtigen, bietet sich eine Lösung an, die bei den unterschiedlichen Anforderungen optimal helfen kann: SharePoint 2013. Die Anwendung ist umfangreich und flexibel, vor allem was die effiziente und strukturierte Verwaltung großer Datenmengen angeht.

Die Projekt-Management-Funktionen von SharePoint sind  in der aktuellen Version ebenfalls gereift, insbesondere bei der Verwaltung standort- und teamspezifischer Inhalte. Aufbewahrung und Zugriff, sowie Umsetzung von Richtlinien und Verwaltung auf Standortebene sind flexibel und robust. Eine Lösung für das Problem großer und verteilter Datenmengen ist es, das Rechte-Management mit Website-Content-Management zu verbinden und gemeinsam zu verwalten. Genau dazu ist SharePoint 2013 in der Lage.

Verwenden Sie die neuen Funktionen für neue Strategien

Website-basierte Aufbewahrungsrichtlinien und Rechte-Management befassen sich mit allen oben genannten Problemen und Herausforderungen. Innerhalb einer bestimmten Seite oder Gruppe von Websites kann ein "record" eine Reihe von verschiedenen Bereichen umfassen. Hier hilft auch die globale Suche in SharePoint. Diese lässt sich spezifizieren und an die Verwaltung großer und verteilter Datenmengen anpassen. Teammitglieder können zur Teilnahme eingeladen werden und entsprechende Zugriffsrechte lassen sich übertragen.

Gegebenenfalls können Sie noch Social-Media-Kanäle nutzen und auf Wunsch auch diese Daten in die Unternehmenssuche auf Basis von SharePoint integrieren. Zusätzlich kann die Aufbewahrung von Datensätzen für projektspezifische Aufgaben oder Verarbeitung je nach Kontext des Projekts konfiguriert werden. Auch Datensätze, die in ihren ursprünglichen gesperrten Status zurückkehren, lassen sich in SharePoint konfigurieren, sobald das Projekt abläuft, welches die Daten benötigt und in dessen Verlauf Änderungen vorgenommen werden müssen.

Zusätzlich zu den Möglichkeiten von SharePoint 2013 erhalten Anwender über Exchange Server Inhalte kostenlos zugestellt. Mit den aktuellen Versionen Exchange 2013 SP1 und SharePoint 2013 SP1 ist der Datenaustausch performant und stabil. Allerdings erfordert die Verwaltung dieser Funktionen eine dedizierte Betrachtung und verschiedene Teams. Es muss definiert werden, wer die Umgebung einrichtet und verwaltet. Auch die Festlegung und Umsetzung der Richtlinien spielt eine wichtige Rolle.

Daten-Management mit SharePoint in der Cloud

Die Rechteverwaltung für standortbasierte Datensätze innerhalb einer SharePoint-2013-Umgebung wird komplizierter, wenn das Hosting und die Datensätze über SharePoint Online ins Spiel kommen. Vor allem im Zusammenhang mit Exchange-Inhalten und einem Mix aus verschiedenen lokalen Daten, Datensätzen aus dem Internet und Daten aus der Cloud. SharePoint kann lokal im Einsatz sein, aber über SharePoint Online auch in der Cloud. Wenn Unternehmen SharePoint in der Cloud betreiben, bedeutet das häufig, dass Anwender mobil mit der Lösung arbeiten. Dies fügt eine neue Ebene der Bedienung und Verarbeitung von Daten hinzu. Anwender können unterwegs Datensätze aktualisieren und löschen.

Die Anbindung dieser Funktionen an Microsofts Rechte-Management ist nicht einfach konfigurierbar und vor allem nicht automatisch verfügbar. Administratoren können aber zu einer SharePoint-Bereitstellung als zusätzliche Schicht auch die Rechteverwaltung in Active Directory (AD) hinzufügen. Mit RMS gibt es weitere Funktionen. Beispielsweise lassen sich Inhalte mit Lese- oder Lese- und Schreibzugriff versehen. SharePoint Datensatzverwaltung bietet viele Optionen, um den Anforderungen der modernen IT-Umgebung gerecht zu werden. Die Lösung lässt sich granular aufbauen und abstimmen, sodass alle Arten von Unternehmen Vorteile von der Lösung haben.

Wenn Ihnen die dargestellten Anforderungen an das Datensatz-Management bekannt vorkommen, können Sie folgendes tun:

  • untersuchen Sie die website-basierten Aufbewahrungsrichtlinien;
  • weisen Sie die Agents nach Bedarf zu;
  • passen Sie die Aufbewahrungsrichtlinien an und legen Sie einen Projektzeitplan fest;
  • stellen Sie eine Verbindung mit RMS her, wenn Sie SharePoint Online einsetzen.

Wie immer, zahlt sich eine gute Planung aus. Bedenken Sie, dass nicht alle Projekte und Teams Funktionen der Datensatzverwaltung gleich nutzen. Sie sollten also Leitlinien erarbeiten, die das gesamte Spektrum der Anwendung berücksichtigen.

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