Grenzen der nativen Archivierung von Exchange Server 2010

Die nativen Archivierungsfunktionen den Microsoft-Exchange-2010-Servers hat einige Einschränkungen, die Unternehmen kennen sollten.

Exchange Server 2010 bietet mehr Unterstützung für die Archivierung von Nachrichten als frühere Versionen. Allerdings haben die eingebauten Archivierungsfunktionen eine Reihe von Beschränkungen, die Ihnen unter Umständen keine Wahl lassen, als doch ein zusätzliches Werkzeug dafür anzuschaffen.

Im Folgenden finden Sie genauere Informationen über die Schwächen des in Exchange 2010 eingebauten Archivierungssystems. Sie betreffen Beschränkungen bei der Suche, der Extraktion und dem Zugriff auf archivierte Nachrichten sowie Deduplizierung.

Deduplizierung in Exchange 2010 SP1

Im Release Exchange 2010 RTM war Deduplizierung noch nicht enthalten, wurde aber mit Service Pack 1 realisiert. Nachrichten-Archive werden dabei in einer Archiv-Datenbank gespeichert, die dasselbe Format nutzt wie die Postfach-Datenbank.

In früheren Exchange-Versionen wurde Deduplizierung durch Einzelinstanz-Storage auf Ebene der Datenbank implementiert. Mit Exchange 2010 hat Microsoft Einzelinstanz-Storage abgeschafft, wodurch auch native Deduplizierung innerhalb der Mailbox- und Archiv-Datenbanken unmöglich wurde.

Mit Exchange 2010 ist Deduplizierung nur noch in der Suche über mehrere Postfächer möglich. Eine Deduplizierung lässt sich so etwa bei Suchen für elektronische Beweiserhebung vornehmen, um sicherzustellen, dass jeweils nur ein Exemplar einer Nachricht in der Ergebnisliste erscheint. Allerdings wird bei der Abschätzung der Zahl der Ergebnisse Deduplizierung noch nicht berücksichtigt.

Viele Archivierungslösungen von Drittanbietern speichern Ihre Archive dagegen in proprietären Datenbanken, die zur Verringerung des Storage-Bedarfs eine native Deduplizierung vorsehen. Manche Produkte unterstützen zudem sowohl Nachrichten- als auch Anhang-Deduplizierung, was Exchange 2010 nicht bietet.

Langzeit-Zugriff auf archivierte Nachrichten in Exchange 2010

Auch durch die Zugriffsmöglichkeiten auf archivierte Nachrichten unterscheidet sich Exchange 2010 von vielen Drittanbieter-Produkten. Bei Exchange 2010 haben die Nutzer ein persönliches Archiv, das als sekundäres Postfach fungiert. In dieses können sie Nachrichten entweder selbst verschieben, oder Administratoren können Regeln einrichten, gemäß denen Nachrichten nach einer bestimmten Zeit automatisch verschoben werden.

Aus Sicht der Nutzer ist das Archiv-Postfach lästig, denn Exchange-Administratoren geben oft Quoten für die primären Postfächer vor, damit diese nicht zu voll werden. Ebenfalls oft vorgegeben werden Richtlinien zur Aufbewahrung, so das Nachrichten auch in Archiv-Postfächern nicht unbegrenzt lange aufgehoben werden können.

Aus der Sicht von Administratoren sind solche Beschränkungen nötig, um zu verhindern, dass ihren Servern der Storage-Platz ausgeht. Ein Teil dieses Problemfeldes sind redundante Nachrichten in den persönlichen Archiven: Viele Unternehmen arbeiten mit Journaling, um eine Kopie von jeder Nachricht zu archivieren, die ein Nutzer erhalten oder verschickt hat. Dadurch existiert für jede Nachrichten-Kopie in den persönlichen Archiven auch eine im Journal-Postfach.

Um dieses Problem zu lösen, arbeiten manche Archivierungsprodukte von Dritten mit einem einheitlichen Repository für archivierte Nachrichten. Ein mir bekanntes Produkt verschiebt Nachrichten nach Aufbewahrungsregeln automatisch in Archive, wobei der Endnutzer davon so gut wie nichts mitbekommt: Er kann die archivierten Mails weiterhin mit Outlook aufrufen – selbst die Speicherorte der Nachrichten erscheinen für ihn dabei unverändert. Allerdings sind sie in archivierter Form stets schreibgeschützt. Dadurch bleibt der Zugriff auch auf alte Mails erhalten, und das Unternehmen kann zugleich Compliance-Anforderungen erfüllen, indem es sie manipulationssicher aufbewahrt.

Schwächen bei der Nachrichten-Extraktion

Bei elektronischer Beweiserhebung mit Exchange 2010 werden die Suchergebnisse in ein dediziertes Discovery-Postfach ausgegeben, das sich als .pst-Datei exportieren lässt. Das mag in manchen Fällen ausreichen, doch Archiv-Lösungen von Drittanbietern bieten meist mehr Möglichkeiten. So können einige davon Nachrichten in eine verschlüsselte und digital signierte Datei exportieren. Dadurch können solche Archive nicht manipuliert werden oder in falsche Hände geraten.

Begrenzungen beim Suchen in Anhängen

Mit Exchange 2010 ist zwar auch das Durchsuchen von Anhängen möglich, dies allerdings nur bei Office-Dokumenten und .pdf-Dateien. Durch die Installation von iFilters für die Datei-Typen, die Sie zusätzlich brauchen, können Sie Exchange 2010 zwar erweitern. Doch diese iFilters sind oft schwierig zu bekommen.

Archivierungstools von externen Anbietern dagegen bieten meist eine breitere Format-Unterstützung bei Attachments. Manche ermöglichen zum Beispiel auch das Durchsuchen von großen .zip-Dateien.

ÜBER DEN AUTOR:

Brien M. Posey ist achtmaliger Microsoft-MVP mit zwei Jahrzehnten IT-Erfahrung. Vor seiner Tätigkeit als freiberuflicher Technikjournalist war Posey CIO bei einer US-weiten Kette von Krankenhäusern und Gesundheitszentren. Er hat zudem als Netzwerk-Administrator für große Versicherungsunternehmen und das US-Verteidigungsministerium in Fort Knox gearbeitet

Artikel wurde zuletzt im August 2011 aktualisiert

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