Ein neues ERP-System mit Oracle Hyperion Financial Management zusammenführen

Die Implementierung eines neuen ERP-Systems erfordert Änderungen an Oracle Hyperion Financial Management (HFM). Tipps für beteiligte Projektteams.

Die Implementierung eines neuen ERP-Systems (Enterprise Ressouce Planning) erfordert Änderungen an der Oracle HFM-Anwendung (Hyperion Financial Management). Unabhängig von der Vorgehensweise ist ein solches Projekt fast immer eine Herausforderung aufgrund der Größe der ERP-Implementierung und der Ressourcenknappheit, mit denen die meisten Projekte konfrontiert sind. Allerdings bieten diese Projekte auch die Möglichkeit, die HFM-Anwendung und die allgemeine Berichterstattung zu verbessern und HFM an den aktuellen Geschäftsanforderungen auszurichten.

Wenn ein ganzes Unternehmen auf ein neues ERP-System umsteigt, ist auch der Aufbau einer neuen HFM-Anwendung sinnvoll. Die Anwendung ist in der Regel für das aktuelle, allgemeine Hauptbuch konzipiert. Die Accounts und Custom Dimensions basieren auf den verfügbaren Daten. Mit einem neuen ERP-System werden aber die verfügbaren Daten wahrscheinlich anders aussehen. 

Darüber hinaus wird die neue ERP-Anwendung andere Dimensionen nutzen. Eine neue HFM-Anwendung kann diese Daten besser erfassen, indem sie die neuen Dimensionen nutzt. Der Aufbau einer neuen HFM-Anwendung ermöglicht es auch, die Metadaten-Bezeichnungen an der neuen ERP-Anwendung auszurichten. Das führt zu einer besseren Datenverfügbarkeit und optimiert die Arbeitsbelastung.

Der Aufbau einer neuen HFM-Anwendung erfordert das Laden und Validieren historischer Daten. Dieser Teil des Projekts könnte eine große Herausforderungen darstellen, da die historischen Daten nicht exakt in die neuen Schemata passen. Dies erschwert die Validierung. Da die Daten jedoch in der Regel aus der bestehenden HFM-Anwendung anstatt aus verschiedenen Legacy Systemen stammen, müssen Sie nur einen Satz an Maps für die neue HFM-Anwendung erstellen. Das Mindeste, was Sie an historischen Daten laden müssen, ist das aktuelle Jahr und das Vorjahr. Auf alle anderen Daten können Sie von der alten HFM-Anwendung aus zugreifen. Wenn es die Zeit erlaubt, können Sie aber weitere historische Daten hinzuladen.

Beim Aktualisieren kann das HFM-System sinnvoll sein

Wenn nur ein Teil eines Unternehmens auf das neue ERP-Systems migriert, kann die Aktualisierung der bestehenden HFM-Anwendung noch mehr Sinn machen als bei einer kompletten ERP-Migration – zumindest als ein Zwischenschritt. Da nicht jeder mit der neuen ERP-Anwendung arbeitet, werden Sie immer noch mehrere Systeme mit mehreren Kontenplänen haben und die bestehenden HFM-Metadaten können als gemeinsame Kontenpläne für die Konsolidierung dienen. Auch wenn Sie nicht alle Vorteile eines kompletten Umbaus nutzen, wird das Projekt kleiner und weniger störanfällig, da es nicht die Teile des Business beeinflusst, die noch das alte ERP-System verwenden.

Bei einem Update der aktuellen HFM-Anwendung können Sie immer noch Elemente des neuen ERP-Systems übernehmen, indem sie neue Accounts und Kundendimensionen hinzufügen. Sie können auch einige Kundendimensionen zur Anwendung hinzufügen, wenn Sie Oracle Hyperion Enterprise Performance Management  (EPM) ab Version 11.1.2.2 einsetzen.

Ein weiterer Vorteil dieses Ansatzes ist, dass Sie die historischen Daten nicht neu laden müssen. Die Daten bleiben in der vorhandenen Anwendung. Ab dem Go-Live-Termin ändert sich dann die Quelle der Daten für die Teile des Business, die in das ERP-System umziehen. 

Die Teile des Unternehmens, die nicht in das neue ERP-Projekt migrieren, werden weiterhin Daten mit den vorher üblichen Prozessen laden. Da normalerweise immer mehr Business-Teile auf das neue ERP-System wechseln, werden sie ihre Data Loads umschalten, wenn sie live gehen. Wenn Sie an den Punkt kommen, an dem die Mehrheit der Mitarbeiter mit dem neuen ERP-System arbeitet, sollten Sie die Möglichkeit ins Auge fassen, die HFM-Anwendung neu aufzubauen.

Herausforderung bei der Zusammenführung von ERP- und HFM-Projekten

Das Ausführen eines HFM – zusammen mit einem ERP-Projekt – bietet mehrere Herausforderungen. Die erste sind die Ressourcen. Typischerweise handelt es sich um zwei Großprojekte und dieselben Ressourcen sind für beide erforderlich. Aus HFM-Sicht ist es ziemlich frustrierend, dass Ihre Ressourcen nicht verfügbar sind, da sie am ERP-Projekt arbeiten. Bedenken Sie aber, dass die ERP-Anwendung an erster Stelle steht. Wenn diese nicht funktioniert, wird sie auch keine Daten an die HFM-Anwendung senden.

Die zweite Herausforderung ist das Testen. Sie werden aus der ERP-Software nur sehr begrenzt Daten erhalten, um die HFM-Anwendung zu testen. Ein ERP-Projekt umfasst Benutzerakzeptanztests und verschiedene andere Tests. Sie sollten versuchen, aus all diesen Tests Daten für HFM zu erhalten. 

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Die Chancen stehen allerdings gut, dass keiner dieser Data Loads ein vollständiger Datensatz sein wird, egal wie hartnäckig Sie auch versuchen, einen vollständigen Satz zu bekommen. Auch läuft ein ERP-Projekt nicht parallel – alle Aspekte eines Unternehmens parallel laufen zu lassen, ist aus der Perspektive von Ressourcen nicht praktikabel. Dies ist ein Gedanke, der einem HFM-Projekt fremd ist, das immer parallel abläuft. In diesem Fall muss das HFM-Projekt auch ohne paralleles Projekt live gehen. Eine bewährte Methode besteht darin, im ersten Monat eines Quartals live zu gehen, mit dem Ziel, alle Probleme am Quartalsende gelöst zu haben.

Die dritte Herausforderung sind die Verzögerungen, die unweigerlich mit einem ERP-Projekt verbunden sind. Denken Sie daran, diese Projekte sind sehr groß und enthalten das allgemeine Hauptbuch und verschiedene Subsysteme wie A/P, A/R und das Inventar. Das Konfigurieren und Testen dieser Subsysteme braucht Zeit. ERP-Anwendungen sind normalerweise hoch integriert, so dass alle Elemente fertig sein müssen, ansonsten kann nichts live gehen. 

Diese Verzögerungen liegen außerhalb der Kontrolle des HFM-Teams. Aus der Perspektive des HFM-Projekts ist das aber positiv zu bewerten, da dies Ihnen mehr Zeit gibt, um die Anwendung zu erstellen. Nachdem die beiden Anwendungen live gegangen sind, erhalten Sie einen zusätzlichen Bonus: Die Probleme mit dem ERP-Projekt lassen das HFM-Projekt im Vergleich fast immer gut aussehen.

Der HFM-Projektplan sollte mit dem Anwendungs-Design beginnen und aufgebaut werden, nachdem die Metadaten im ERP-System relativ stabil sind. Allerdings sollten Sie im Voraus immer mit dem ERP-Projektteam Kontakt halten und Informationen austauschen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen für HFM in ihrem Design berücksichtigt sind. 

Das ERP-Team wird auch weiterhin Metadaten im gesamten Projekt hinzufügen, so dass Sie sicherstellen sollten, dass das HFM-Team über Metadaten-Änderungen benachrichtigt wird. Nur so lassen sich die beiden Anwendungen synchron halten. Die Tests des ERP-Systems verwenden viele der HFM-Ressourcen, aber Sie werden immer wieder Ausfallzeiten zwischen den Benutzerakzeptanztests haben sowie die oben diskutierten Verzögerungen. Nutzen Sie diese Zeit, um die historischen Daten in HFM zu validieren.

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Artikel wurde zuletzt im Juni 2015 aktualisiert

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