Datenanalyse und Daten-Management mit Enterprise Content Management

Die Analyse von im ECM-System gespeicherten Dokumenten und Daten bietet großes Potenzial. Dieser Artikel beschreibt Merkmale und Herausforderungen.

Viele Unternehmen sammeln mittlerweile ihre Daten zentral in einem Enterprise-Content-Management-System (ECM). Dieser Ansatz war früher mit Widerständen verbunden, wird aber mittlerweile akzeptiert. Schließlich können Unternehmen mit ECM-Lösungen die steigende Informationsflut in den Griff bekommen und Dokumente unabhängig vom Ort zugänglich machen.

Technologien wie Microsoft SharePoint ermöglichen beispielsweise jederzeit den Zugriff auf relevante Geschäftsdaten. Da die Datenmenge in den kommenden Jahren weiter wachsen wird, sollten Unternehmen diese Chance nutzen und ihre Daten künftig innerhalb ihres ECM- oder Web-Content-Management-Systems analysieren.

Die Inhaltsanalyse greift dabei auf Business Intelligence (BI) und Business Analytics (BA) –Techniken zurück. Business Intelligence bezeichnet grundsätzlich Verfahren und Prozesse zur systematischen Analyse (Sammlung, Auswertung und Darstellung) von Daten in elektronischer Form. Ziel sind Erkenntnisse, die bessere operative oder strategische Entscheidungen in Unternehmen ermöglichen, zum Beispiel um Geschäftsabläufe zu verbessern oder Kosten zu senken.

Unternehmen nutzen dazu Software, um die Art und die Nutzung der entsprechenden Inhalte zu erschließen. Diese ECM-Analyse bietet großes Potenzial für wichtige Erkenntnisse aus strukturierten und unstrukturierten Daten. Die Inhalte dieser Systeme können aus Diskussionsforen, sozialen Netzwerken, Projekt-Webseiten, Dokumentbibliotheken, Zugriffs-Statistiken für Webseiten oder anderen digitalen Quellen stammen. All diese Informationen bergen eine Fülle an verwertbaren Daten.

Merkmale der ECM-Analyse

Die wichtigsten Merkmale der ECM-Analyse sind:

Intelligentere Suchergebnisse: Eine der wichtigsten Aufgaben eines ECM-Systems ist es, dem Benutzer genau die Informationen zu liefern, nach denen er sucht. Doch die Ergebnisse entsprechen nicht immer dem aktuellen Kontext oder sind zu ungenau. Mittlerweile gibt es aber einige Analyse-Tools, die mit Spracherkennung arbeiten und auch unstrukturierte Daten besser verarbeiten, so dass sie aus einer Abfrage über diverse interne oder externe Datenquellen hinweg genau die Ergebnisse extrahieren, nach denen der Nutzer sucht.

Die Kombination des ECM-Systems mit Analyse-Tools erweitert die Suche nach Informationen über das reine Abrufen von Dokumenten hinaus, die über die Eingabe von Schlüsselwörtern im Suchfeld gefunden wurden. Vielmehr geht es um Empfehlungen aufgrund des Kontextes und der Bedeutung der Anfrage. Sucht ein Personalchef beispielsweise nach „Bewerbungen“ oder „Stellenangeboten“, liefert das System etwa zusätzliche Links für neue Mitarbeiter oder eine Checkliste für neue Mitarbeiter, weil es diese Dokumente als verwandt oder nützlich einschätzt.

Bessere Klassifizierung der Inhalte: Eine wichtige Komponente für den Erfolg eines ECM-Systems ist die gute Klassifizierung und Einordnung der Inhalte. Leider ist es für Anwender umständlich oder mit großem Aufwand verbunden, wenn sie die Dokumente, die sie veröffentlichen oder im ECM-System speichern, manuell klassifizieren oder mit Keywords etc. versehen müssen. Abhilfe schaffen hier Tools zur Textanalyse, bei denen sich inhaltsspezifische Kennungen vorkonfigurieren lassen, die die Essenz, Bedeutung und den Kontext des Dokuments automatisch extrahieren.

Interaktive BI-Engines der nächsten Generation: Dashboards, Kennzahlen (Key Performance Indicators, KPIs) oder Berichte sind entscheidende Datenpunkte, die dem Anwender Erkenntnisse über die aktuelle Lage des Unternehmens und Informationen über Geschäftszahlen liefern. Aber in vielen Unternehmen sind Berichte, Tabellen, Dashboards und andere Methoden oder Kennzahlen über verschiedene Abteilungen verstreut, so dass es nicht einfach ist, die richtigen Informationen zur richtigen Zeit zu identifizieren. Werden Analytik-Anwendungen mit BI-Plattformen integriert, findet der Nutzer die richtigen Informationen und Berichte ohne langwierige Suche im System. Will ein CEO beispielsweise die Umsatzentwicklung der vergangenen sechs Monaten unterteilt nach Ländern und Geschäftseinheiten wissen, ruft das System die Vertriebszahlen ab und fügt die geeigneten Parameter hinzu, so dass er die korrekten Ergebnisse erhält.

Monitoring der System-Nutzung und des Benutzerverhaltens: Die meisten ECM-Systeme verfolgen, wer die Inhalte erstellt hat oder wer wie oft und wie lange eine Webseite besucht hat.  Analog zu Analyse-Tools zur Überwachung und Interaktion mit Social Media-Websites existieren Tools, die gezielt Unternehmenssysteme tracken, um Einblick zu gewinnen, wie die Mitarbeiter nach Informationen suchen. Daraus ergeben sich nützliche Daten etwa über häufig benutzte Inhalte oder Themen beziehungsweise Bereiche, die zu verbessern sind, weil sie nur selten angeklickt werden.

Herausforderungen der ECM-Analyse

Analyse-Tools in einem ECM-System bringen auch neue Herausforderungen mit sich. Unternehmen müssen daher abwägen zwischen dem Nutzen der ausgewerteten Daten und den Kosten sowie anderen Problemen, die mit der ECM-Analyse möglicherweise verbunden sind. 

Höherer Bedarf an Prozessorleistung und Speicher: In Zeiten von Big Data und dem zunehmenden Zwang, System-Logdaten und andere Informationen aufzubewahren, steigt der Bedarf an Prozessorleistung und Speicherplatz. Für eine effiziente ECM-Analyse müssen Unternehmen in eine IT-Umgebung investieren, die leistungsfähig genug ist, um wachsende Datenmengen in Echtzeit analysieren zu können. Auch wenn Speicher immer billiger wird, kann es trotzdem teuer sein, genug Speicherplatz für ein datenintensives ECM-System vorzuhalten.

Ethische Überlegungen: Die Möglichkeit, aus dem Verhalten und der Stimmung der Mitarbeiter Erkenntnisse zu gewinnen, erfordert die lückenlose Überwachung jedes Klicks und jeder Interaktion. In einigen Fällen können Manager diese Technik verwenden, um die Leistung der Mitarbeiter zu messen. Die Unternehmen stehen so vor einem schwierigen Spagat: Während auf der einen Seite die Produktivität und Leistungen der Mitarbeiter potenziell steigen, müssen sie Eingriffe in die Privatsphäre der Mitarbeiter vermeiden.

Sicherheitsbedenken: In Zeiten von NSA-Affäre und Cyberkriminalität wachsen die Sorgen um die Datensicherheit. Die Verwaltung verschiedener Datenpools, eindeutige Benutzer-Authentifizierung, Benutzerrechte und die Datenintegrität gehören beim Thema Big Data zu den großen Herausforderungen.

Eine ECM-Plattform kann Unternehmen beim Austausch von Daten und der Zusammenarbeit  unterstützen, insbesondere durch neue soziale Komponenten wie Yammer in Microsoft SharePoint. Gleichgültig, ob die Daten strukturiert oder unstrukturiert vorliegen – Unternehmen profitieren von den Vorteilen dieser Systeme. In Kombination mit guten Analyse-Tools bieten ECM-Systeme Wissensarbeitern einen intelligenten und anspruchsvollen Weg, relevante Daten zu extrahieren und richtige Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Über den Autor:

Reda Chouffani ist Mitbegründer von Biz Technology Solutions. Er berät Unternehmenskunden und Organisationen im Gesundheitswesen, die mit Hilfe von IT ihre Abläufe optimieren und die Produktivität verbessern möchten. Einen Schwerpunkt bilden BI-Tools, mit denen diese Unternehmen Trends und Muster in ihren Geschäftszahlen erkennen können.

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