Business Process Management: Prozesse nach Zielen statt Personen ausrichten

Oft werden Unternehmens-Prozesse an Personen ausgerichtet, statt an den tatsächlichen Zielen. In diesen Situationen hilft Business Process Management.

BPM ist eines der wenigen Akronyme, das genau dafür steht, was es auch tatsächlich bedeutet: Business Process Management. BPM konzentriert sich dabei auf die optimale Organisation betrieblicher Abläufe, also auf die systematische Gestaltung, Steuerung, Überwachung und Weiterentwicklung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens und ermöglicht einen kontinuierlichen Zugriff auf aktuelle Prozessdaten. Dadurch sinken einerseits die Kosten für Prozessanpassungen und Unternehmen werden flexibler. Andererseits hat das Management immer aktuelle Informationen und kann somit schneller auf Veränderungen im Markt reagieren sowie neue Kundenanforderungen erfüllen. Schnelle Reaktionen und proaktive Initiativen binden Kunden und schlagen Wettbewerber aus dem Feld.

Doch nicht alle Unternehmen sind derart agil, weil sie das Akronym BPM vielmehr als „best practical ministration“ verstehen. Als diese Organisationen ihre ersten Prozesse etablierten, hatten sie wahrscheinlich einen bestimmten Mitarbeiter-Typ im Auge. Das Problem: Viele Unternehmen haben sich nicht weiterentwickelt und arbeiten immer noch mit den gleichen Prozessen, obwohl die ursprünglichen Mitarbeiter schon lange nicht mehr im Unternehmen tätig sind. Das Ergebnis sind meist eine geringere Effizienz und eine schlechtere Produkt-Qualität, da die aktuellen Mitarbeiter ganz andere Persönlichkeiten und Fähigkeiten mitbringen – denen die bestehenden Prozesse nicht mehr entsprechen.

Paradebeispiel für falsche Prozesse: Der monatliche Bericht

Ein Beispiel für das oben erwähnte Problem wäre zum Beispiel ein monatlich gedruckter und an bestimmte Führungskräfte verschickter Bericht. Mancher Adressat wird diesen Bericht sicherlich einfach ignorieren und wegwerfen, weil er gar nicht weiß, warum er ihn überhaupt bekommt. Der Mitarbeiter, der den Bericht erstellt hat, verschickt diesen wiederum, weil er zu Beginn seiner Tätigkeit den Auftrag dazu erhalten hat. Die Praxis verfestigte sich und jetzt werden Zeit, Energie und Ressourcen für etwas verschwendet, was letztlich niemand braucht oder will. Da kein Mitarbeiter diese Prozedur hinterfragte, blieb sie jahrelang am Laufen.

Im obigen Beispiel wäre es genauso einfach, die Verteilung des Berichts zu stoppen, wie einen Druckauftrag abzubrechen. Normalerweise verläuft die Abschaffung festgefahrener und veralteter Prozesse aber etwas komplizierter, da die Zuständigkeiten häufig über mehrere Fachabteilungen hinweg verlaufen.

Grabenkämpfe als Frühindikatoren

Dies sei am Beispiel des Produktmarketings in einem Technologieunternehmen illustriert. Hier wird der technische Leiter die Werbematerialien anfangs aktiv mitgestalten, um sicherzustellen, dass die technischen Spezifikationen eines Produkts vollständig und korrekt berücksichtigt werden. Mit zunehmendem Wachstum gründet das Unternehmen schließlich eine eigene Marketingabteilung, um den Absatz seiner Produkte zu fördern. Damit wird es aber auch häufiger zu unterschiedlichen Meinungen beim Erstellen der Werbematerialien kommen, somit entstehen dann erwartungsgemäß Reibungsverluste zwischen der technischen und der Marketing-Abteilung. Mögliche negative Folgen wären zeitliche Verzögerungen bei der Erstellung oder unklare Botschaften an die Kunden.

Derartige Konflikte zeigen: Zuständigkeiten und Prozesse sollten regelmäßig überprüft, angepasst und an den aktuellen Unternehmenszielen ausgerichtet werden. Dieser Übergang muss allerdings behutsam erfolgen, damit sich Mitarbeiter, die Kompetenzen verlieren, nicht angegriffen fühlen – die menschliche Seite kann hier mitunter die größte Herausforderung darstellen. Deshalb ist es am besten, das Gespräch auf die Ziele des Unternehmens zu konzentrieren und auf den Nutzen der neuen Prozesse für den Mitarbeiter. Es gilt, sein Unbehagen zu akzeptieren, ihn aber zugleich darauf hinzuweisen, wie ineffizient die bisherigen Prozesse geworden sind, und welchen Mehrwert die neuen Aufgaben für ihn bringen.

Fazit: Langjährige und etablierte Prozesse in Unternehmen spiegeln meist die Persönlichkeiten der Mitarbeiter wieder, für die sie einst aufgesetzt wurden. Enterprise BPM hilft dabei, ineffiziente Prozesse zu erkennen und abzuschaffen. Dazu ist aber ein Umdenken nötig – und der Mut, Abläufe im Unternehmen entsprechend zu ändern.

Über den Autor: Steve Weissman ist ein erfahrener Berater, Analyst und Trainer mit Schwerpunkt auf dem Management von Prozessen, Inhalten und Daten. Er ist unter der E-Mail-Adresse sweissman@hollygroup.com zu erreichen.

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