Best Practices für die Integration von Oracle Hyperion EPM-Technologie

Die Implementierung von Oracle Hyperion EPM benötigt eine intensive Planung, um erfolgreich zu sein. Zwei Experten stellen fünf Best Practices vor.

In den vergangenen zwei Jahrzehnten haben wir viel darüber gelernt, was bei einer Implementierung von Oracle Hyperion Enterprise Performance Management (EPM) funktioniert - und was nicht. Da keine zwei Implementierungen gleich sind, lieben wir die Herausforderung. Allerdings gibt es bewährte Methoden für die Integration von Hyperion EPM-Technologie in die Geschäftsprozesse. Dies erlaubt Ihnen, den Erfolg während und nach der Implementierung zu genießen.

Zunächst ist es von Bedeutung zu wissen, wohin die Reise geht. Beginnen Sie am besten damit, eine Gesamtvision für das Performance Management festzulegen. Dies sollte die strategische Modellierung und Planung, die Budgetierung und das Forecasting sowie Reporting- und Analyse einschließen. Die Vision sollte nicht nur aus einem Plan bestehen für den Austausch Ihrer Microsoft Excel-Tabellen im Rahmen eines Konsolidierungsprozesses beispielsweise durch Oracle Hyperion Financial Management (HFM).

Während die Automatisierungsmöglichkeiten in HFM die Anzahl der Stunden, die Sie mit Datenkalkulation in Excel verbringen mussten, verkleinert, werden Sie nicht alles neu implementieren wollen, wenn das Business sich plötzlich ändert oder Finanzplanung und -analyse (FP & A) ebenfalls aus Excel aussteigen. Erstellen Sie also eine Roadmap und gestalten Sie Ihren Konsolidierungsprozess mit einer integrierten Vision für das Performance Management neu.

Arthur Forbus Arthur Forbus

Zweitens müssen Sie alle Beteiligten mit einbeziehen. Dies bedeutet, sich mit Business-Anwendern, der Buchhaltung, den Geschäftseinheiten und allen wichtigen Interessensgruppen zusammen zu setzen - nicht nur im Unternehmen, sondern auch außerhalb. Lassen Sie es nicht zu, dass Ihr Projekt ein "schlüsselfertiges" Beratungsprojekt wird, in dem Sie Ihre Anforderungen beschreiben und Monate später dann das Consulting Team Ihnen ein Handbuch überreicht mit den Worten: "Rufen Sie uns an, wenn Sie uns brauchen."

Genauso wenig sollte es ein reines IT-Projekt sein. Natürlich können Sie die Software fertig installiert und sofort einsetzbar bekommen. Aber Sie können Jahre damit verbringen, sie für Ihren realen Bedarf zu optimieren. Die Anwender müssen daher von Anfang an an der Hyperion EPM Implementierung beteiligt werden. Das schließt auch ein, dass diese Ihnen helfen, die Vision und Roadmap festzulegen, die Anforderungen zu definieren, die Technik zu gestalten und aufzubauen und schließlich die Software zu testen und auszurollen.

Tammy NortonTammy Norton

Nun sind Sie bereit, eine dritte Best Practice für Hyperion EPM-Implementierungen zu nutzen: Definieren Sie Ihre Anforderungen. Eine guter Anfang bei der Zusammenstellung Ihrer Anforderungen ist, Ihre bestehenden Prozesse mit einer Wertstromanalyse (Value Stream Mapping, VSM) zu dokumentieren. Die herkömmlichen, detaillierten Visio Prozessabläufe können in der Regel fast so schnell weggeworfen werden, wie Sie sie erstellt haben. Der wichtigste Schüssel bei VSM ist es, die Schlüsselprozesse zu dokumentieren, und auf Überflüssiges und Variationen zu achten. Wenn Sie die aktuellen Prozesse erst einmal verstehen, können Sie anfangen, über die zukünftigen Prozesse nachzudenken, und erneut VSMs verwenden. Nutzen Sie dafür Ihr eigenes Unternehmen, vergleichen Sie Geschäftseinheiten miteinander und suchen Sie Best Practices, wie Sie diese in den zukünftigen Prozesse einbauen können. Sehen Sie sich auch außerhalb Ihres Unternehmens bei Betrieben ähnlicher Größe und Komplexität in Ihrer Branche sowie bei Hyperion Benutzergruppen um. Beides bietet gute Möglichkeiten, um zu erfahren, was andere tun, und was vielleicht an Ihre Geschäftsprozesse anpassbar ist.

Zusätzlich zu den VSMs sollte ein Dokument für die funktionalen Anforderungen Ihrer Hyperion EPM Implementierung erstellt werden. Dieses sollte das systemtechnische Design beinhalten, die Implementierungs- und Trainingskosten sowie die Rollout-Strategie. Design-Architekten sollten das funktionale und technische Design des neuen Systems generieren und das Design-Dokument erstellen, das die detaillierten Modelle des Systems enthält wie die Anwendungs- und Infrastrukturkomponenten, Metadaten-Beschreibungen, Dimensionalität, Datenflüsse und die Details der einzelnen Softwarekomponenten. Das Dokument für die funktionalen Anforderungen hält fest, was in einem neuem System erforderlich ist. Das Papier sollte zusätzliche Details zum gesamten Funktionsumfang des Projekts bieten und die Ziele des Projekts, die wichtigsten Beteiligten, Projektannahmen und den Projektrahmen darlegen. Weitere wichtige, festzulegende Elemente sind die wichtigsten Funktionen der Software in Bezug zu den funktionalen und Datenkomponenten. Der nicht-funktionale Schwerpunkt liegt auf den Usability-Anforderungen, der Performance und Betriebsanforderung und der Anwenderdokumentation. Und schließlich sollte das Dokument auch Sicherheitsanforderungen ansprechen und Best Practices für die zukünftige Wartung.

Nachdem die Zusammenstellung der Anforderungen abgeschlossen ist, sollte das Team einen Projektplan erstellen, der wichtige Termine, Abhängigkeiten und Aufgaben festlegt. Sobald die funktionalen Anforderungen, das Design-Dokument und der Projektplan von der Projektleitung unterzeichnet wurde, kann die spannende Reise der technologischen Umsetzung beginnen. Am Ende wird der Aufwand und die Zeit, die Sie hineingesteckt haben, bevor Sie tatsächlich die Software „angefasst“ haben, den Erfolg Ihres Hyperion EPM Projekts bestimmen. Und es wird für Ihre Stakeholder schön sein zu vergleichen, was Sie vorgeschlagen haben und was sie als Ergebnis erwarten können.

Praxisbeispiel Hyperion EPM

Bei einem internationalen Unternehmen das Offshore-Bohrungen macht, wurde eine Oracle Hyperion EPM Suite implementiert und die angesprochenen Best Practices umgesetzt. Das Unternehmen verfügte über eine Vision mit folgenden Leitprinzipien:

• eine einzige, kontrollierte Quelle für alle Finanzdaten;

• konsistente Datenmodelle sowohl für Ist- als auch für Planungsinformationen;

• Verbundprojekte werden sowohl vom Unternehmens als auch den Beteiligten gebaut;

• reduzierte Datenmanipulation, erhöhte Zeit für die Analyse;

• verbesserte Reporting Details.

Diese Leitsätze wurden umgesetzt, um spezifische Anforderungen zu erfüllen und führten zu einem Fahrplan für die parallele und weltweite Implementierung von Hyperion Financial Management, Financial Data Quality Management, Planning, Essbase Analytics Link und Financial Reporting. Das Ergebnis war eine Reise mit dem Startpunkt Silos und manuelle Prozesse und dem Endpunkt integrierte Technologie mit entsprechender Automatisierung. Das Bedürfnis des Unternehmens nach integriertem Performance Management und den Weg, den die Mitarbeiter einschlugen, um Erfolg zu haben, war ein Ergebnis der befolgten Best Practices, bevor die Technologie selbst eingesetzt wurde.

Folgt man den Best Practices, ist der Weg bis zur erfolgreichen Hyperion EPM-Implementierung, die sich sowohl auf die Zeit als auch im Budget niederschlägt, immer noch lang. Doch das Endprodukt wird sowohl von den Interessensgruppen akzeptiert werden als auch von Ihrem Unternehmen, da es nachhaltig wächst und anpassungsfähig bleibt.

Über die Autoren:

Arthur Forbus ist Geschäftsführer bei Alvarez & Marsal Business Consulting und spezialisiert auf integriertes Performance Management. Tammy Norton, ebenfalls Geschäftsführer bei Alvarez & Marsal, konzentriert sich auf die Oracle Hyperion Suite und das Enterprise Performance Management (EPM). Tammy ist Mitglied des OAUG Verwaltungsrats.

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Artikel wurde zuletzt im Juni 2014 aktualisiert

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