Unternehmenssteuerung und Business Intelligence im Mittelstand

Der Mittelstand gilt als das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Um erfolgreich am Weltmarkt zu sein, müssen KMUs auch BI-Tools einsetzen.

Der Mittelstand gilt gerade auch in Zeiten immer globaler und dynamischer agierender Märkte als das Rückgrat der deutschen Wirtschaft. Angesichts der erheblich gestiegenen Anforderungen steht dabei seit längerem die Ausgestaltung einer innovativen Unternehmenssteuerung/Controlling in mittelständischen Unternehmen intensiv in der Diskussion. Das Institut für Business Intelligence hat vor diesem Hintergrund, unterstützt durch eine Reihe von Partnern, eine Untersuchung durchgeführt. Die Zielsetzung der Studie war, einen Status Quo von Business Intelligence (BI) zur Unternehmenssteuerung im Mittelstand zu beschreiben. Dabei sollten Antworten gefunden werden auf die Fragen:

  • Welche Bedeutung besitzt Business Intelligence im Mittelstand?
  • Wie gehen die Unternehmen damit um – organisatorisch, prozessual und technologisch?
  • Wo liegen die Potenziale des Einsatzes von BI?

Die Befragung wurde als Online-Befragung im Zeitraum vom 15. Juli bis 30. Oktober 2008 durchgeführt. Insgesamt ergab sich ein verwertbarer Rücklauf von 158 Fragebögen. 56% der Befragten kommen aus kleineren Unternehmen (1.000 Mio Euro), 8% machten keine Angabe. 52% der Befragten sind in der Fertigungsindustrie tätig, 46% bei Dienstleistern. 47% der Befragten gehören zur Entscheidungsebene 1, weitere 41% zur Entscheidungsebene 2. Die Unternehmen waren zu 36% in Deutschland tätig, weitere 13% in der DACH-Region, weitere 18% in ganz Europa und 33% waren international aufgestellt. Insofern bildet diese Stichprobe Markt, Macher und Nutzer von BI zur Unternehmenssteuerung im Mittelstand gut ab. 

Weniger bedeutsam wird BI zur Erreichung wirtschaftlicher Ziele gesehen: Nur 53% sehen eine große Bedeutung von BI zum wirtschaftlichen Einsatz der Controlling-Ressourcen, 50% zur besseren und schnelleren Arbeit und nur 47%, um im Geschäft flexibler zu sein. Probleme mit dem Berichtswesen und der Planung hat man eigentlich nicht: Nein sagten 65% der Befragten zu „Auswertung enthält häufig fehlerhafte Daten“, 61% zu „Planung/Berichtswesen sind zu detailliert“ und 60% zu „Planung und Berichtswesen sind inkonsistent“. Wenn es hier empfundene Probleme gibt, dann bei der Dauer der Prozesse (Zustimmung: 9 28%, Ablehnung: 34%; der Median der Planung liegt bei 8 Wochen) und der Flexibilität (Zustimmung: 19%, Ablehnung: 42%).

Geplant wird konservativ und eher einfach: Nur 36% nutzen eine mehrjährige Mittelfristplanung. Dominierender Planungsansatz ist die Budgetierung (50%) vor periodischem Forecast (25%) und rolling Forecast (17%). 49% nutzen Top-Down, 39% Bottom-Up und 36% automatische Hochrechnungen. Hier steckt ein deutliches Verbesserungspotential. Treiberbasierte Planung und Gegenstromplanung werden kaum eingesetzt, einen Fokus auf risiko-orientierte Planung haben nur 28%. Dieser Trend setzt sich bei den Fragen zur Planungsverantwortung fort: 73% machen eine Umsatzplanung, 64% eine Personalplanung und 58% eine Investitionsplanung. Auf Kostenstellen planen nur 44%, auf Kostenträger gar nur 18%. Schlusslichter sind Bilanzplanung (16%) und Logistikplanung (15%).

Bei einem IT-Einsatz bei Planung und Berichtswesen geht es vor allem um die Daten. Man verspricht sich vor allem Datenqualität (84%), Verfügbarkeit und Aktualität der Daten (80%), leichte Integration/ Import von Daten (67%) und Weiterverarbeitung/ Export von Daten (51%). Benutzerfreundlichkeit rangiert auch ganz oben mit 73%. Wichtig sind auch die IT-technischen Anforderungen wie Integration (59%) und Flexibilität (58%). Relativ entspannt ist man bei der Geschwindigkeit, die nur von 46% gefordert wird. Ebenfalls weniger nachgefragt werden vordefinierte Kennzahlen (50%), vordefinierte Prozesse (35%) und vorkonfigurierte Planungswerkzeuge (32%). Mittelständler haben auch deutlich weniger Probleme mit der Heterogenität der IT-Systeme: 34% haben eine zentrale Datengrundlage und 53% geben sich mit 2 bis 3 Systemen ab. Mehr als 5 Systeme haben nur 3%.

Das Tool Nummer 1 im Mittelstand ist – keine wirkliche Überraschung – Excel. Das beginnt bei der Datensammlung, wo 66% eine Erfassung über Excel vornehmen gegenüber nur 16% per Web und 28% durch automatisches Einlesen aus Vorsystemen. Und es geht weiter beim Einsatz für Unternehmenssteuerung und Controlling. Hier tun es 82%. Weitere 74% setzen auf das ERP-System, während der Einsatz von „echten“ BI-Werzeugen noch ein hohes Verbesserungspotential hat. Heute liegt der Haupteinsatz von BI bei Berichtswesen (41%), Datenanalyse (38%) und Planung und Budgetierung (30%). Kaum eine Rolle spielen Cockpits/Dashboards (16%), Statistik und Data Mining (12%), Scorecards (8%) und Risikomanagement (5%). Interessant ist, dass man, wie schon gesagt, Probleme mit der Geschwindigkeit, Transparenz und Flexibilität der Prozesse hat, aber der Einsatz von Workflow bei 70% der Befragten nicht stattfindet, 53% nicht automatisch konsolidieren, 48% nicht validieren und 39% keine zentralen Strukturen und Regeln in der Administration haben.

Die Vorteile von BI sieht man bei einer schnelleren, besseren Auswertung (77%), Handhabung großer Datenmengen (72%), bessere Automatisierung (65%) und besserer Entscheidungsfindung (56%). Weniger interessant erscheint BI den Teilnehmern zum Aufdecken von Potentialen zu Kosteneinsparungen (38%) und Umsatzsteigerungen (33%). Insgesamt gibt es deutliche Verbesserungspotentiale bei der Unternehmenssteuerung im Mittelstand in den Methoden, Prozessen und im Nutzen von Technologie. BI ist im Mittelstand noch nicht wirklich angekommen, obwohl eine Wertsteigerung durch BI durchaus gesehen wird.

Über den Autor:

Professor Dr. Andreas Seufert lehrt Betriebswirtschaftslehre und Informationsmanagement im Fachbereich Management und Controlling an der FH Ludwigshafen, und ist Direktor des Instituts für Business Intelligence an der Steinbeis Hochschule Berlin sowie Leiter des Arbeitskreises Business Intelligence des Internationalen Controller Vereins. Darüber hinaus ist er als Gutachter und Reviewer renommierter Zeitschriften und Konferenzen tätig. Seufert verfügt über langjährige Erfahrungen im Bereich der akademischen Forschung und Lehre, u.a. an der Universität St, Gallen sowie dem Massachusetts Institute of Technology. Als (Co-) Autor und Herausgeber von Büchern, Zeitschriften und Konferenzbeiträgen verfasste er über 90 Publikationen. Er besitzt eine langjährige internationale Erfahrung im Bereich der IT- und Managementberatung. Schwerpunkte seiner internationalen Forschungs- und Beratungstätigkeiten sind Strategisches Management, Informationsmanagement, Controlling und Unternehmenssteuerung, Business Intelligence und Corporate Performance Management, Knowledge Management und Web 2.0.

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