BPM Trend Report 2010: Prozessbeschreibung ist eine Schwachstelle

Die Beschreibung der eigenen Geschäftsabläufe steckt bei vielen noch in den Kinderschuhen. Das zeigt der aktuelle BPM Trend Report 2010 von Ramco Systems.

Der BPM Report zeigt, dass zwischen Wunsch und Wirklichkeit in Sachen Business Process Management (BPM) noch größere Lücken klaffen. Organisatorisch haben bisher fast alle Unternehmen prinzipiell schon BPM-Grundlagen geschaffen, indem sie Prozessverantwortliche und Prozessteams bestimmt haben. Doch oft ist das vermutlich nur in Teilbereichen der Fall und eher den Anforderungen von Qualitätsnachweisverfahren wie der Iso-Zertifizierung geschuldet. 

Das lässt sich vor allem daraus schließen, dass etwa jedes fünfte Unternehmen bisher nur einmal Abläufe definiert und visualisiert hat. Zum professionellen BPM gehört aber eine regelmäßige automatisierte Gestaltung und notfalls Anpassung beziehungsweise Änderung der Geschäftsprozesse, abhängig von der Gesetzes- oder Marktlage oder der eigenen Strategie. Das wird aber erst bei gut zwei Drittel derjenigen Unternehmen umgesetzt, die überhaupt Prozesse beschrieben haben. 

Projektmanagement ist wichtigstes Werkzeug

Dagegen haben 38 Prozent ihre Abläufe bisher noch gar nicht dargestellt (auch wenn dieser Wert immerhin eine Verbesserung gegenüber dem Vorjahr darstellt). Damit befinden sich wohl die meisten der Umfrageteilnehmer hinsichtlich Management, Verfahren, Strategie und Prozessänderung noch auf den unteren von fünf Ebenen des Business Process Maturity Models. Der höchste Reifegrad ist erst erreicht, wenn die Optimierung der Prozessleistung und das Re-Engineering vollständig in die Organisation integriert sind, die Geschäftsprozesse kontinuierlich, proaktiv verbessert und die Abstände zwischen Zielen und Möglichkeiten minimiert werden. 

Dennoch sehen die Unternehmen sich in Zukunft prozessorientiert. Langfristig wollen fast alle Befragten vor allem die Prozesseffizienz steigern (90 Prozent), einhergehend mit dem Wunsch, Abläufe übergreifend gestalten, optimieren sowie professionell managen zu können (89 Prozent). Im Zusammenhang mit Prozessoptimierung wird insbesondere das Projektmanagement als wichtigstes Werkzeug angesehen. Eher schlecht sind die Aussichten für Anbieter von Business Process Outsourcing bei DACH-Firmen: Nur elf Prozent wollen später bestimmte Geschäftsabläufe wie die Lohnbuchhaltung oder Beschaffung von externen Dienstleistern abwickeln und betreuen lassen, was internationalen Analystenprognosen für diesen Bereich eher widerspricht.

Ziel ist eine konsequent prozessgeleitete Ausrichtung 

Eine konsequent prozessgeleitete Ausrichtung der gesamten IT ist ein wichtiges Fernziel für 76 Prozent. Das ERP-System abzulösen und auf moderner Basis grundlegend neu anzufangen steht für die meisten Befragten allerdings nicht auf der Tagesordnung. Nur acht Prozent der Teilnehmer bezeichnen ihr derzeitiges ERP-System als insgesamt ausreichend oder mangelhaft. Doch 16 Prozent vergeben auch nur ein befriedigend, sodass zumindest in Teilbereichen von deutlichem Verbesserungsbedarf ausgegangen werden kann. Ein größerer Schwachpunkt ist offenbar die Anpassungsfähigkeit der Systeme, die von einem guten Drittel für nur zufriedenstellend bis suboptimal gehalten wird. 

Erst 41 Prozent der Teilnehmer verfügen bisher wenigstens in bestimmten Bereichen über servicebasierte Unternehmenssoftware. 60 Prozent nutzen Webdienste zur partiellen Überbrückung starrer IT-Systeme. Von künftigen Systemen erwarten die Unternehmen vor allem, dass sie für mehr Prozesseffizienz sorgen (96 Prozent), deutlich weniger Wartungs- und Pflegekosten verursachen (94 Prozent), flexible Anpassungen erlauben (93 Prozent) und weitere Geschäftsanwendungen integrieren können (91 Prozent). Auch die Unterstützung von Webservices, integrierte Prozessoptimierungswerkzeuge, Skalierbarkeit, Webzugriff auf die Anwendungen und Plattformunabhängigkeit werden von etwa zwei Dritteln als wichtig für die Zukunft angesehen. Konkret planen 40 Prozent der Befragten, in den kommenden Monaten ein BPM-Management einzuführen und in eine deutlich flexiblere und von Hardware-Betriebssystemen unabhängige Softwarebasis (SOA) zu investieren (36 Prozent). 

Auch in Planung und Steuerung wollen 42 Prozent der Befragten demnächst investieren. Für 50 Prozent ist allerdings vor allem Business Intelligence die aktuelle Baustelle, also die Etablierung beziehungsweise der Ausbau von übergreifenden Analyse-, Auswertungs- und Reportingsystemen. Hier wird bisher noch nahezu flächendeckend Excel genutzt, während professionelle Tools wie Crystal Reports oder Business Objects erst bei knapp der Hälfte im Einsatz sind. Insgesamt betrachtet, ließen sich der Bedarf gut über integrierte BPM-Plattformen beziehungsweise sogenannte BPM Suites (inklusive SOA-ERP) abdecken. Mit solchen Systemen können Prozesse integriert geplant, entworfen, geändert und über integrierte BI-Instrumente ausgewertet sowie mit SOA-Software unterlegt werden. Doch BPM-Komplettpakete sind aktuell erst bei zehn Prozent im Einsatz. Sie werden allerdings von immer mehr Herstellern angeboten und zunehmend auch von internationalen Analysten wie Gartner fokussiert.

Für den BPM Report wurden vom zweiten Quartal 2009 an insgesamt 100 Hersteller, Großhändler und Dienstleister verschiedener Branchen in der DACH-Region vom Hamburger IT-Beratungs- und Marktforschungshaus SoftSelect GmbH befragt. Von den Teilnehmern haben nur 22 Prozent weniger als 200, über die Hälfte jedoch mehr als 500 Mitarbeiter. Alle Unternehmen sind auch im Ausland aktiv; allein 24 Prozent verfügen über Niederlassungen in mehr als 50 Ländern. 

Über den Autoren:

Lars Frutig ist Geschäftsführer und verantwortlich für Marketing & Vertrieb von Ramco Systems in der Schweiz.

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