Kulturschock bei der Cloud-ERP-Implementierung

Die Nutzung eines ERP-Systems als Software as a Service (SaaS) ist für viele Firmen Neuland. Wir berichten über verschiedene Anwendererfahrungen.

Die Einführung von cloud-basierten Enterprise-Resource-Planning- (ERP-) Systemen kann einen Kulturschock verursachen. Doch die Vorteile sind zu offensichtlich, als dass man sie ignorieren sollte. Das behaupten jedenfalls die Mitarbeiter von Tusco Display, einem in Gnadenhutten (Ohio) ansässigen Hersteller von Supermarkteinrichtung.

Tusco wechselte erst kürzlich von seiner zehn Jahre alten On-Premise ERP-Implementierung zum Cloud-Angebot von Epicor, da man seinen Wettbewerbern einen Schritt voraus sein wollte, berichtet Michael Mock, Tuscos IT-Verantwortlicher. Die Software sollte die Bedürfnisse von Tusco im Bezug auf „Benutzerfreundlichkeit, Training und Reports“ abdecken.

Fragt man Mock oder andere IT-Verantwortliche danach, wo die Zukunft von ERP liegt, kommt wahrscheinlich die Antwort: In der Cloud.

Cloud-Services allgemein und Software as a Service (SaaS) im Speziellen, bestimmen die Agenda von ERP-Projekten in den letztem Jahren. Dennoch ist SaaS ERP nicht für jedes Unternehmen geeignet. Der Umzug mit dem ERP in die Cloud erfordert die Bereitschaft, möglicherweise sensible Daten aus den eigenen vier Wänden zu bewegen. Viele Unternehmen müssen außerdem über einen Mentalitätswechsel ihrer IT nachdenken. Trotz dieser Hürden bestätigen die meisten Firmen, die Cloud-ERP bereits nutzen, dass die Vorteil überwiegen.

Dabei hat sich zum Beispiel Tusco Display die Wahl für die Cloud nicht leicht gemacht. „Die Entscheidung, ein Cloud-ERP-System zu verwenden kam von Eigentümer von Tusco. Er fragte mich, was für ein Cloud-Angebot notwendig sei“, erzählt er in der Rückschau. Mock recherchierte anschließend Kosten, Werkzeuge und Abläufe für einen erfolgreichen Wechsel. Schließlich präsentierte er die Ergebnisse Eigentümer und CFO.

Cloud-ERP im Überblick

Laut Gartner-Analyst Christian Hestermann eignen sich Cloud-ERP-Angebote vor allem für KMUs, wie die im Artikel beschriebenen Beispiele. Größere Unternehmen benötigen dagegen länger bei der Implementierung von Cloud-ERP-Anwendungen, da sie wahrscheinlich eine komplette ERP-Suite von Anbietern wie SAP, Oracle oder anderen Firmen verwenden.

„Globale Konzerne sind vorsichtiger als kleinere Unternehmen, wenn es darum geht, die eigenen Daten – speziell Finanz- und Produktinformationen – in die Cloud zu hieven“, erläutert Hestermann. Daher passen die Cloud-Angebote in der Regel auch besser zu den KMUs, da sie nicht von komplexen In-house ERP-Systemen abhängig sind. „Kleinere Unternehmen, die noch nicht entsprechende ausgereift sind, können besser mit den standardisierten Angeboten leben. Größere Firmen haben dagegen bereits in hoch-spezialisierte Anwendungen investiert.“

Für Cloud-Neulinge ist ein hybrider Ansatz, also die Mischung aus Cloud- und In-house-Software, ein Kompromiss. „Anwender sind vor allem bei unternehmenskritischen Programmen vorsichtig“, so der Gartner-Analyst. Ein Unternehmen könnte zum Beispiel seine Finanzdaten im Haus behalten, während es Personaldaten in eine Cloud-Umgebung umsiedelt.

Ein bekannter Anbieter für eine gehostete Plattform ist Amazon Web Services (AWS). Firmen, die die Basisfunktionen von Infrastructure as a Service (IaaS) suchen, werden bei Amazon fündig. Amazon ist bei Skalierbarkeit und Preis wohl die günstigste Variante. Allerdings weist Hestermann darauf hin, dass ein Anbieter von SaaS ERP auch mit der Infrastruktur von Amazon zusammenarbeiten muss. Ansonsten sollte man sich nach Alternativen umschauen.

Vor allem Außenstehende bezweifelten, dass die Nutzung einer SaaS-Lösung eine kluge Entscheidung sei, fügt Mock hinzu. „Als mein Chef mit anderen aus der Branche darüber sprach, erntete er meist Kopfschütteln.“

Die größte Herausforderung bei der Umstellung auf die Cloud-Lösung war die ländliche Lage von Tusco. Damit die Cloud-ERP-Software reibungslos funktioniert, benötigt das Unternehmen eine zuverlässige Internetverbindung. Doch der Service Provider war nicht auf der Höhe der Zeit. Daher musste Tusco den Telco-Anbieter wechseln, um ein stabiles Netzwerk zu gewährleisten.

Laut Mock legt Tusco hohen Wert auf regelmäßige Software-Upgrades. Genau hier liegt der Vorteil eines Cloud-Services. Das System erhält immer dann ein Upgrade, wenn Epicor ein neues Release veröffentlicht. Auf diese Weise bleibt das ERP-System von Tusco immer aktuell, ohne dass man sich ständig darum kümmern muss.

Da nun jemand anderes Betrieb und Wartung übernimmt, wurde das IT-Team von Tusco entlastet. „Das gibt uns den Freiraum für andere Aufgaben im Unternehmen“, sagt Mock. Mittlerweile nutzt Tusco das Cloud-Angebot von Epicor für das gesamte Unternehmen. Für die Fertigung verwendet es zusätzlich das Modul Manufacturing Execution System (MES), das Teil des Epicor Cloud Angebots ist.

Cloud-ERP optimiert die IT

Für Ben Barnett von Principal Manufacturing Corporation, einem Feinwerk-Hersteller von Metall- und Kunststoffteilen, ist Cloud-ERP-Software eine andauernde Reise und nicht das Ziel. „Wir sind im Prinzip immer mit Implementierungen beschäftigt, da permanent neue Funktionen in der Cloud hinzukommen“, sagt er.

Barnett hat viele Verantwortungsbereiche. Als Vizepräsident der Finanz-, Rechnungs-, Einkaufs-, Personal- und IT-Abteilung bekommt er mit, wie die Cloud-ERP-Implementierung die einzelnen Bereiche beeinflusst. Das in Broadview (Illinois) ansäßige Unternehmen verwendet das Cloud-ERP-Programm Plex Systems bereits seit 2009. Als Resultat hat die Firma IT-Prozesse optimiert und statt 13 verschiedenen Softwaresystemen eine ERP-Lösung, die alle Stufen der Produktion abdeckt – vom Einkauf über die Bestandsorganisation bis zur Produktion.

Cloud-ERP-Lösungen können Unternehmen zudem helfen, ihre weitläufigen Geschäftssysteme zu konsolidieren, so Mark Magel, Direktor Business Transformation bei Mitchell International. Der kalifornische Softwareanbieter nutzte in der Vergangenheit 24 verschiedene Systeme – von der Finanzverwaltungs- über das CRM- bis zur ERP-Software. Viele dieser Programme waren mehr als zehn Jahre alt und zeigten bereits ziemliche Leistungs- und Geschwindigkeitsprobleme. Für Magel und sein Team war der Schritt in die Cloud somit notwendig.

„Wir hatten uns bereits beim CRM mit Salesforce.com für ein Cloud-Angebot entschieden. Wir wußten also, worauf wir uns einlassen“, erklärt er. „Wir wollten nicht unsere IT-Abteilung für das ERP-Projekt unnötig vergrößern.“

Mitchell entschied sich 2010 für NetSuite als ERP-Plattform. Das Unternehmen wollte mehr Flexibilität und verlässlichen Support, um den Druck von der eigenen IT-Abteilung zu nehmen. NetSuite war für sie die passende Lösung. Nach dem Go Live des ERP-Systems konnte Mitchell seine IT-Abläufe straffen. Die tägliche Wartung übernahm der Anbieter.

Cloud-ERP-Beratung von Unternehmen für Unternehmen

Ben Barnett hat einen Ratschläge für Unternehmen, die ihr ERP-System in die Cloud verlagern wollen: Denken Sie daran, dass sich alles um Flexibilität dreht.

„Man möchte ein System finden, dass mit der Mentalität und dem Geschäft eines Unternehmens zusammenpasst“, erklärt er. „Viele verschwenden ihre Zeit damit, ein System für ihr Unternehmen anzupassen. Allerdings müssen sie auch ihre Art zu Denken ändern und Dinge so ausprobieren, wie es die Software vorsieht. Damit ist man effizienter.“

Ein weiterer Schlüssel für ein erfolgreiches Cloud-ERP-Projekt ist die Definition der benötigte Funktionen bereits vor der Implementierung. Das bedeutet auch, Zeit in die Geschäftsanfoderungen des ERP-Systems zu investieren. „Was auch immer Sie für ein System nutzen möchten: Unterhalten Sie sich mit Referenzkunden des Anbieters“, erläutert Magel. „Das gibt einem ein Gefühl für die tägliche Arbeit mit der Software.“

Sicherheitsbedenken sollten einen nicht davor abschrenken, über Cloud-Angebote nachzudenken, so Michael Mock. Bei Tusco wurde die Cloud-Security ähnlich behandelt wie in jedem anderen IT-Bereich auch. „Eine gute Sicherheitspraxis beginnt bei uns“, sagt er. „Das ist wie in jedem Bereich: Man sollte regelmäßig sein Passwort wechseln und gewisse Verhaltensregeln festlegen. Die Leute sind manchmal etwas paranoid, wenn es um die Sicherheit in der Cloud geht. Selbst die sichersten Systeme sind immer wieder gefährdet.“

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