Wie Sie ein Software-Audit erfolgreich meistern

Software-Audits sind zeitraubend. Um ein Audit erfolgreich durchzustehen, muss man gut vorbereitet sein und seine Lizenzanforderungen genau kennen.

Nicht eingeplante Kosten, und dass man von der eigentlichen Arbeit abgehalten wird, sind reale Belastungen bei Software-Audits. Es kostet viel Zeit, sich gegen ein Audit zu verteidigen, die entsprechenden Daten und Unterlagen zusammenzusuchen – kostbare Zeit, die man eigentlich auf geschäftliche Prioritäten verwenden sollte.

Microsoft, Oracle, Adobe, IBM, SAP und andere große Softwarehäuser führen bei ihren Kunden regelmäßig Audits durch. Untersuchungen unter den Lesern von ITAM Review haben in der Vergangenheit ergeben, dass Microsoft bei Anbieter-Audits am hilfreichsten, Oracle dagegen am wenigsten hilfreich ist.

Softwarelizenzierung ist in einer unregulierten Branche beheimatet. Daher lässt sich der Unterschied zwischen tatsächlichen Verletzungen und übereifrigen Softwarevertretern oft nur schwer ausmachen. Aus Angst vor dem abschreckenden Wort Audit betiteln Anbieter diese Lizenzprüfungen daher manchmal auch als SAM-Review, Reifegradbeurteilung oder ähnliches.

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Was die rechtliche Seite angeht, haben die Anbieter das Recht auf Prüfung ihrer Kunden bereits in ihre Vereinbarungen einfließen lassen. Angesichts dieser Gefahr stehen Organisationen drei Möglichkeiten zur Auswahl:

  • Unterzeichnen Sie keinen solchen Vertrag. Suchen Sie sich einen anderen Anbieter mit einfacheren oder stärker automatisierten Lizenzierungsmechanismen.
  • Verhandeln Sie, um das Recht auf ein Audit aus dem Vertrag zu nehmen.
  • Verwalten Sie Ihre Software so, dass Sie auf ein Audit vorbereitet sind. Entwickeln Sie die nötige Business Intelligence, um Audit-Anfragen dank zuverlässiger Daten gelassen entgegensehen zu können.

Um Software auch auf lange Sicht effektiv verwalten zu können, sollten Sie sich gut mit Lizenzvereinbarungen auskennen und wissen, wie die Compliance auszusehen hat. Sie brauchen eine solide, verlässliche Datengrundlage, um Ihre Konformität in Form von Unterlagen, Lizenznachweisen und der Art, wie Software installiert, genutzt oder konfiguriert ist, belegen zu können. Und letztlich brauchen Sie Lizenzexperten, die in der Lage sind, Einkaufs- und Konfigurationsdetails regelmäßig miteinander abzustimmen.

Der Markt hält verschiedene hilfreiche Software-Asset-Management-Tools für Sie bereit. Doch gerade für die größeren Anbieter sind Sie in der Regel auf einen Lizenzexperten angewiesen, der Ihnen hilft. Diese Investition holen Sie problemlos wieder rein, da Sie dadurch bei der Verlängerung Kosten vermeiden können.

Eine weitere Methode, der Audit-Bedrohung zu entgehen, ist die Unterzeichnung eines Flatrate-Vertrags. Für manche Organisationen mag sich dies anbieten, oft ist es aber nur eine vorübergehende Lösung, die zugrunde liegende mangelhafte Praktiken lediglich kaschiert. Organisationen mit unbegrenzten Softwarelizenzvereinbarungen kennen ihre tatsächlichen Anforderungen oft gar nicht. Ein Softwareüberangebot und Geldverschwendung sind die Folge.

Über den Autor:
Martin Thompson ist Gründer des Marktforschungsunternehmens ITAM Review und leitet verschiedene Kampagnen zum Lizenz-Management.

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