KI macht UCaaS zur zentralen Arbeitsplattform. Erfahren Sie, welche Trends IT-Entscheider im Jahr 2026 kennen müssen, um Produktivität und Zusammenarbeit gezielt zu fördern.
Kommunikations- und Collaboration-Technologien werden sich auch 2026 weiterentwickeln, vor allem in Form neuer KI-basierter Funktionen bei UCaaS-Plattformen (Unified Communications as a Service). Unsere Arbeitsweise verändert sich. KI wird eine immer größere Rolle spielen, nicht nur für einzelne Mitarbeiter, sondern auch für die Zusammenarbeit in Teams. Da das Hybrid-Arbeitsmodell zu standortunabhängigen Arbeitskräften führt, sind die richtigen Tools für eine effektive Zusammenarbeit erforderlich.
Fünf wichtige UCaaS-Trends prägen diese neue Landschaft, und IT-Entscheider, zum Beispiel CIOs, CTOs und IT-Leiter, müssen deren Bedeutung erkennen. Neben der Abwägung von Investitionsprioritäten für neue Technologien müssen IT-Entscheider verstehen, warum jeder Trend für die Produktivität am Arbeitsplatz wichtig ist und wie er sich auf die Arbeitsweise der Menschen im Jahr 2026 auswirken wird. Zusammengenommen bietet die Analyse dieser Trends IT-Verantwortlichen auch einen strategischen Überblick darüber, wie sich diese Technologien auf das Unternehmen insgesamt auswirken werden.
1. KI-Copiloten halten Einzug in alle Workflows
Copiloten sind schon seit einiger Zeit Teil der Kollaborationslandschaft, sogar schon vor der Einführung von KI. Die Mitarbeiter sind also mit dem Konzept bereits vertraut. Ursprünglich dienten Copiloten dazu, den Mitarbeitern zu helfen, mehr aus ihren Collaboration Tools herauszuholen und ihnen als virtuelle Assistenten zur Seite zu stehen, damit sie kein weiteres Fenster öffnen mussten, um an anderer Stelle nach Unterstützung zu suchen.
KI hat Copiloten in zweierlei Hinsicht verbessert, was Auswirkungen auf IT-Entscheider hat. Erstens haben sich Copiloten von eigenständigen Anwendungen zu vollständig in UCaaS-Plattformen eingebetteten Anwendungen entwickelt. Zweitens können KI-gestützte Copiloten eine größere Rolle bei der Erledigung von Aufgaben spielen, die weit über die virtuelle Unterstützung bei der Nutzung von Plattformfunktionen hinausgeht. Copiloten können mittlerweile die für Aufgaben erforderlichen Informationen abrufen, Empfehlungen zur Erledigung der Arbeit geben und sogar die Aufgaben selbst erledigen.
Im Zuge dieser Entwicklung werden Copiloten immer mehr zu digitalen Zwillingen, die die persönliche Produktivität steigern – und zwar nicht nur ein Copilot, sondern mehrere Copiloten und KI-Agenten.
Durch das Hinzufügen von generativen KI- und agentischen KI-Elementen können Copiloten mehr Aufgaben übernehmen, etwa die Teilnahme an Besprechungen im Namen eines Mitarbeiters. Im Zuge dieser Entwicklung werden Copiloten immer mehr zu digitalen Zwillingen, die die persönliche Produktivität steigern – und zwar nicht nur ein Copilot, sondern mehrere Copiloten und KI-Agenten. IT-Verantwortliche müssen jedoch beachten, dass Copiloten einen umfassenden Einblick in die Aktivitäten eines Mitarbeiters haben, zum Beispiel in seine Kontakte, E-Mails, Dateien, Besprechungen, an denen er teilnimmt, und was er teilt.
Es ist zu erwarten, dass die Rolle von Copiloten im Jahr 2026 sowohl innerhalb des Unternehmens als auch über die verschiedenen Workflows hinweg an Bedeutung gewinnen wird. Für IT-Entscheider werden damit höhere Anforderungen an die Datensicherheit und den Schutz der Privatsphäre einhergehen. In den falschen Händen können Copiloten den Datenschutz gefährden und Daten für böswillige Zwecke missbrauchen.
Außerdem sind gute Governance-Maßnahmen erforderlich, um zu gewährleisten, dass Copiloten nicht zur Überwachung eingesetzt werden und dass Mitarbeiter KI-generierte Ergebnisse nicht als ihre eigene Leistung ausgeben. Schließlich ist eine entsprechende Kontrolle notwendig, damit der Einsatz von Copiloten mit zunehmender Verbreitung nicht ausufert.
2. Meetings werden ergebnisorientierter
Einige Tätigkeiten erfordern wenig bis gar keine menschliche Interaktion. Für die Zusammenarbeit sind Besprechungen jedoch das wichtigste Mittel, um Dinge zu erledigen. Das Meeting-Erlebnis hat sich erheblich weiterentwickelt und ist heute ein Kernmerkmal aller UCaaS-Plattformen. Ein wesentlicher Grund dafür ist die Unterstützung des heutigen Hybrid-Work-Modells. Teammitglieder befinden sich selten am selben Ort für Meetings und benötigen unabhängig von ihrem Standort einheitliche Tools. Dieses Modell ist zur neuen Normalität geworden, wodurch UCaaS die Standardplattform für Meetings bleiben wird.
UCaaS erleichtert zwar die Durchführung von Meetings, garantiert jedoch nicht automatisch produktive Besprechungen. Viele Arbeitnehmer empfinden die Anzahl der Besprechungen als zu hoch, was ihre persönliche Produktivität beeinträchtigt und sie von anderen Aufgaben abhält. Unternehmen sind sich dieser Problematik bewusst, die unter den Oberbegriff Mitarbeitererfahrung (Employee Experience) fällt. Arbeitgeber müssen viele Faktoren berücksichtigen, um nicht nur Hybrid Work zu unterstützen, sondern auch ihren Mitarbeitern zu helfen, eine ausgewogene Work-Life-Balance zu finden.
All dies spricht für meine Prognose, dass Meetings 2026 ergebnisorientierter sein werden. Einerseits werden UCaaS-Plattformen weiterhin um Funktionen für ein besseres Meeting-Erlebnis erweitert. Diese Form der Innovation ist sicherlich nützlich, aber die Mitarbeiter würden lieber weniger statt mehr Meetings haben.
Was IT-Verantwortliche von Anbietern benötigen, sind mehr Metriken und Analysen, die die Ergebnisse von Meetings und deren Auswirkungen auf das Unternehmen widerspiegeln. Diese bieten einen größeren geschäftlichen Mehrwert als neue Funktionen, die sich auf Kamerawinkel oder die Raumtemperatur konzentrieren. KI spielt eine wichtige Rolle für bessere Meeting-Ergebnisse, beispielsweise durch die Zusammenfassung der Inhalte, die Zuordnung der individuellen Beiträge und die Verwaltung von Aktionspunkten, um zu gewährleisten, dass die Nachbereitung auch tatsächlich erfolgt.
3. UCaaS dient als zentrale Arbeitsplattform
UCaaS-Plattformen sind weit mehr als reine Tools für Meetings. Ihr zentraler Mehrwert besteht darin, eine einzige Plattform für alle Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit bereitzustellen. Heute mag uns das selbstverständlich erscheinen. Aber ursprünglich war dies ein großer Fortschritt gegenüber jener Zeit, als die Unternehmenskommunikation noch fragmentiert war – mit isolierten Anwendungen und eingeschränkten Möglichkeiten für Remote-Mitarbeiter ohne LAN-Anbindung.
Heute löst UCaaS dieses Problem, indem es Mitarbeitern von jedem Standort aus eine einheitliche User Experience (UX) und entsprechende Tools bietet. Der Workflow wird flüssiger, da alle Kommunikationsformen auf derselben Plattform bereitstehen. Das zahlt sich besonders dann aus, wenn man in einer Sitzung über verschiedene Kanäle parallel zusammenarbeitet. In Verbindung mit dem Aufkommen von Copiloten können diese Plattformen ein breiteres Spektrum an Arbeitsaktivitäten und die Orchestrierung mit anderen Plattformen und Backoffice-Systemen abdecken.
Die Veränderung besteht darin, dass UCaaS zum Zentrum aller Aktivitäten wird. Dies ist ganz im Sinne der UCaaS-Anbieter, weil es immer schwieriger wird, mit vielen Kernfunktionen Geld zu verdienen. Um das Wachstum dieses Marktes weiter voranzutreiben, werden sich die Anbieter darauf konzentrieren, ihre Plattformen tiefer in die Workflows zu integrieren und neue Anwendungen zu unterstützen, die sich monetarisieren lassen.
Für IT-Entscheider ist es wichtig, diese Entwicklung genau zu beobachten, da das Risiko besteht, dass UCaaS eine zu zentrale Rolle einnimmt. Während Mitarbeiter es möglicherweise begrüßen, sich um weniger Plattformen kümmern zu müssen, sollten IT-Verantwortliche darauf achten, den Anbietern nicht zu viel Macht zu geben – etwa bei der Preisgestaltung, den Service-Leveln oder durch Lock-in-Effekte. IT-Entscheider müssen dieses Risiko strategisch bewerten und dürfen nicht blind jede neue Funktion der Anbieter übernehmen.
4. Compliance-Anforderungen werden strenger
Digitale Kommunikation schafft mehr Interaktionspunkte und mehr Informationen, die verwaltet werden müssen. Für die alltägliche Kommunikation ist dies nicht weiter problematisch. In regulierten Branchen wie dem Finanz- und Gesundheitswesen sowie Behörden stellt dies jedoch eine wachsende Herausforderung für die Compliance dar.
Compliance ist ein weitgefasster Begriff, aber es gibt reale Risiken und Konsequenzen, wenn regulatorische Anforderungen nicht erfüllt werden. An erster Stelle steht das Risiko im Zusammenhang mit dem Datenschutz, sei es bei Patientenakten, Finanzdaten von Investoren oder Ausweisdokumenten von Bürgern.
Abgesehen von Bedenken hinsichtlich der Privatsphäre wird das Vertrauen in diese Institutionen untergraben, wenn sie die Compliance-Vorgaben nicht einhalten. Die Folge sind oft empfindliche Geldstrafen oder der Entzug von Lizenzen. Sollten diese Daten zudem in die falschen Hände geraten, entstehen finanzielle Risiken – und oft auch Reputationsschäden – für die Personen, deren Privatsphäre verletzt wurde.
IT-Entscheider sind sich dieser Risiken sowie der zugrunde liegenden Bedrohungen vollkommen bewusst. Jedes Unternehmen unterliegt Compliance-Anforderungen, wenn auch in unterschiedlichem Maße. Betrug ist in der digitalen Welt wesentlich leichter zu begehen, und mit fortschreitender digitaler Transformation wird Compliance im Jahr 2026 komplexer und anspruchsvoller werden.
Als Reaktion darauf müssen IT-Verantwortliche ihre Cybersicherheitsstrategie stärken und insbesondere verstehen, wie KI Teil der Lösung sein kann. Der Schlüssel liegt hierbei in der Fähigkeit von KI, sämtliche Kommunikationsabläufe und Workflows in Echtzeit zu verfolgen. Da UCaaS zunehmend zum Dreh- und Angelpunkt dafür am Arbeitsplatz wird, müssen die Anbieter den IT-Entscheidern aufzeigen, wie diese Tools das Unternehmen dabei unterstützen, die Compliance zu wahren. Mit den richtigen Tools kann KI Mitarbeiter warnen und gezielt unterstützen, sobald diese gegen Compliance-Vorgaben verstoßen oder im Begriff sind, dies zu tun. Dadurch wird KI für die IT zu einem entscheidenden Instrument der Risikominimierung.
5. Employee Experience wird zum Herzstück der Produktivität
Die Produktivität am Arbeitsplatz basiert auf menschlicher Interaktion, sei es bei der Bearbeitung individueller Aufgaben oder bei der Zusammenarbeit in Teams. Technologie trägt dazu bei, diese Interaktionen effektiver zu gestalten, insbesondere UCaaS als Drehscheibe für Kommunikation und Workflows. Diese Tools sind jedoch nur ein Faktor für die Produktivität, ebenso wie die Qualität der Arbeitsergebnisse.
Die Steigerung der Produktivität ist seit Langem das Hauptargument für Investitionen in UCaaS, aber zuverlässige Metriken hierfür müssen noch entwickelt werden. Produktivität ist sehr subjektiv – zumindest für Wissensarbeiter –, was es sowohl für Unternehmen als auch für Anbieter schwierig macht, den ROI von UCaaS zu beziffern.
In diesem Zusammenhang gibt es zwei Veränderungen, die IT-Entscheider 2026 beachten sollten. Die erste ist der Einfluss von KI auf UCaaS, wo viele neue Funktionen Aktivitäten verfolgen können, die zur Produktivität beitragen, zum Beispiel die Beteiligung während eines Meetings und der Einsatz generativer KI-Tools zur Automatisierung von Aufgaben wie dem Verfassen von E-Mails und der Kalenderverwaltung.
IT-Entscheider müssen UCaaS als lediglich einen Teil der EX verstehen, nicht als alleinigen Produktivitätstreiber.
Zweitens führt die Schwierigkeit, Produktivität zu messen, dazu, dass die Employee Experience (EX) zunehmend an Bedeutung gewinnt, wobei Zusammenarbeit nur ein Aspekt der Arbeit ist. EX ist ein eher ganzheitlicher Ansatz, der auch Faktoren wie Kultur, Arbeitsumgebung, Wohlbefinden, Anerkennung und Weiterbildung berücksichtigt. Diese Faktoren sind besonders wichtig für Initiativen zur Rückkehr ins Büro (Return to Office, RTO), da Unternehmen bestrebt sind, das Hybrid-Work-Modell für alle praxistauglich umzusetzen.
Der RTO-Trend wird sich auch 2026 fortsetzen, so dass die EX immer wichtiger wird. IT-Entscheider müssen UCaaS als lediglich einen Teil der EX verstehen, nicht als alleinigen Produktivitätstreiber. Hinsichtlich UCaaS gilt es zu beachten, dass neue KI-Funktionen den IT-Entscheidern wertvolle Erkenntnisse über die Akzeptanz und Nutzung jener Features liefern werden, die die Produktivität beeinflussen.
Einige KI-Funktionen von UCaaS werden eher auf die EX ausgerichtet sein, etwa Aufforderungen zu Bildschirmpausen oder Stimmungsanalysen, die Erschöpfung oder Stress bei der Erledigung einer Aufgabe erkennen. Neben der Bewertung des UCaaS-Nutzens in diesem breiteren Kontext müssen IT-Entscheider jedoch auch bedenken, dass dieselben KI-Tools zur Mitarbeiterüberwachung eingesetzt werden können. Ohne transparentes Management könnte dies die EX massiv beeinträchtigen.
Checkliste: Maßnahmen für IT-Entscheider
Diese Prognosen bieten eine branchenbasierte Grundlage für die Festlegung technologischer Prioritäten und Strategien, um 2026 bessere Collaboration-Ergebnisse zu erzielen. Passend dazu finden IT-Entscheider im folgenden drei konkrete Punkte für ihre strategische Planung.
Bleiben Sie bei neuen KI-Funktionen stets auf dem Laufenden: UCaaS-Plattformen werden 2026 stärker auf KI setzen. Viele werden sich darauf konzentrieren, Aufgaben und Workflows zu automatisieren, andere hingegen eher darauf, die Produktivität zu messen und zu steigern. KI kann jedoch in einer Weise in die Privatsphäre eingreifen, die eine angemessene Auseinandersetzung erfordert. Dies hat Auswirkungen auf das Identitätsmanagement, die Gewährleistung des Datenschutzes sowie die Governance in puncto Datensicherheit, Deepfakes und Plagiate.
Prüfen Sie die Rolle von UCaaS innerhalb Ihres gesamten Technologie-Frameworks sorgfältig: KI wird die Reichweite von UCaaS am Arbeitsplatz erheblich erweitern, was andere Tools oder Plattformen unter Umständen verdrängt. UCaaS kann nicht nur jeden Aspekt der täglichen Workflows beeinflussen – viele Unternehmen entscheiden sich zudem für eine gemeinsame Plattform für Kommunikation und Contact Center. Zwar hat ein zentraler Hub für die Mitarbeiter praktische Vorteile. IT-Entscheider müssen aber auch die Folgen berücksichtigen, die eine zu starke Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter für solche unternehmenskritischen Funktionen mit sich bringt.
Betrachten Sie die Mitarbeiterproduktivität als integralen Bestandteil der Mitarbeitererfahrung: In der heutigen hybriden Arbeitswelt müssen Arbeitgeber eine Vielzahl komplexer Prioritäten gegeneinander abwägen. Erfolg bedeutet mehr als nur den Einsatz der richtigen Technologien – es bedeutet auch, dass man Produktivität nicht länger isoliert betrachtet darf. UCaaS ist in diesem Zusammenhang allerdings kein Selbstläufer. UCaaS bleibt ein Wegbereiter für Produktivität und Collaboration. Doch IT-Entscheider müssen auch die Anbieter stärker in die Pflicht nehmen, weitere Funktionen zu entwickeln, die das gesamte Spektrum der Employee Experience unterstützen.
