7 wichtige UCaaS-Funktionen zur Steigerung der Produktivität

1. Integriertes Team-Messaging

Die meisten UCaaS-Anbieter haben Team-Messaging zum Herzstück der Benutzerfreundlichkeit gemacht, und für viele Unternehmen ist Team-Messaging inzwischen die wichtigste Benutzerschnittstelle für die Zusammenarbeit. Forschungsdaten von Metrigy haben gezeigt, dass fast 68 Prozent der Unternehmen Team Messaging eingeführt haben, wobei 53 Prozent es als Drehscheibe für die Arbeit betrachten.

Team Messaging als Zentrum für die Arbeit zu nutzen, bedeutet auch, andere Anwendungen darin zu integrieren und den Teamarbeitsbereich zu einer zentralen Anlaufstelle für eine breite Palette von Ressourcen zu machen, einschließlich Produkt- und Aufgabenmanagement, Business Intelligence und CRM. Dies ermöglicht eine kontextbezogene Zusammenarbeit, das heißt, die Mitarbeiter müssen den Teambereich nicht mehr verlassen, um einen Bericht abzurufen, den sie mit anderen Teammitgliedern teilen möchten. Stattdessen können sie chatten und handeln – alles innerhalb des Teambereichs.

2. Generative KI

UCaaS-Anbieter fügen ihren Produkten generative KI-Funktionen hinzu, angetrieben durch den Hype um ChatGPT. Zu diesen KI-gesteuerten Funktionen gehören intelligente Notizen, Transkriptionen und Zusammenfassungen von Meetings, das Erstellen von Inhalten und die Möglichkeit, über eine UCaaS-Schnittstelle Daten abzufragen, die in anderen Anwendungen gespeichert sind. Einige Anbieter ermöglichen auch die Abfrage des öffentlichen ChatGPT direkt von ihrer UCaaS-Plattform aus. Generative KI ist ein sich schnell entwickelnder Bereich, so dass Sie in den kommenden Monaten mit weiteren Collaboration-Funktionen rechnen können.

3. Integration von Contact Centern

Fast 74 Prozent der Umfrageteilnehmer integrieren ihre Contact Center- und UC-Plattformen, um die Verwaltung zu vereinfachen, die Kosten zu senken und den Kundenservice zu verbessern. Diejenigen, die dies bereits getan haben, sehen messbare Vorteile, darunter eine Verbesserung der Kundenbewertungen um 11,6 Prozent, eine Reduzierung der Betriebskosten um 7,7 Prozent und eine Verbesserung der Effizienz der Agenten um 13,7 Prozent, so die Metrigy-Studie. Ein integriertes UC- und Contact-Center-Erlebnis gibt den Agenten viel mehr Flexibilität bei der Kommunikation mit Fachexperten sowie mit Mitarbeitern im Back-Office. Es ermöglicht ihnen, Kundenanfragen schnell zu beantworten.

4. Verbesserte Leistung

Etwa 45 Prozent der Mitarbeiter arbeiten im Durchschnitt aus der Ferne - entweder in Vollzeit oder in Teilzeit. Viele von ihnen müssen sich für einen Anruf oder eine Videokonferenz über ein VPN mit dem Netzwerk des Unternehmens verbinden. Das führt zu möglichen Verzögerungen und Leistungsproblemen. In einer UCaaS-Umgebung können Remote-Mitarbeiter über ihre lokale Internetverbindung auf den UCaaS-Anbieter zugreifen, was in der Regel die Sprach- und Videoleistung verbessert. Die Teilnehmer der Metrigy-Studie nannten eine bessere Unterstützung bei der Arbeit von zu Hause aus als zweitwichtigsten Grund für die Einführung von UCaaS.

5. Anwendungsintegrationen

Die meisten UCaaS-Anbieter machen es ihren Kunden leicht, Standard-Plug-ins zu erwerben, die eine nahtlose Integration mit anderen in ihrem Unternehmen verwendeten Anwendungen ermöglichen. Beispiele dafür sind die Möglichkeit, Workflow- und Projektmanagement in Meetings und Teamräume zu integrieren, sowie die Unterstützung von Whiteboard-Apps von Drittanbietern für die Ideenfindung.

Viele UCaaS-Anbieter bieten APIs an und stellen auch Low-Code/No-Code-Tools zur Verfügung, mit denen Sie individuelle Integrationen erstellen können. Darüber hinaus geht es nicht nur um die Integration von Anwendungen in die UCaaS-Oberfläche. Die meisten UCaaS-Anbieter ermöglichen es ihren Kunden auch, UC-Funktionen wie Anrufe und Nachrichten direkt in Anwendungen wie CRM und E-Mail einzubetten.

6. Integrierte Textnachrichten

Viele UCaaS-Anbieter bieten die Integration von SMS-Textnachrichten als Teil ihrer Anruffunktionen an, so dass Mitarbeiter ihre Geschäftsnummern für SMS verwenden können. Auf diese Weise lassen sich auch Texte zu Compliance-Zwecken oder zur Integration in CRM-Plattformen erfassen. Außerdem können Sie so verhindern, dass Ihre Mitarbeiter ihre privaten Handynummern für geschäftliche SMS verwenden.

7. Mobilität

UCaaS-Anbieter bieten seit Langem mobile Apps an, über die Benutzer von ihren persönlichen oder vom Unternehmen bereitgestellten mobilen Geräten aus Anrufe tätigen, an Meetings teilnehmen oder Nachrichten versenden können. Jetzt beginnen UCaaS-Anbieter, Optionen für die Konvergenz von Festnetz und Mobiltelefonen anzubieten, um die Nutzung des nativen Dialers (und in einigen Fällen auch der nativen Messaging-App) für die Geschäftskommunikation zu ermöglichen.

Über Dienste wie Microsoft Teams Phone Mobile, Webex Go und die Partnerschaft von RingCentral mit Vodafone kann ein mobiles Gerät so konfiguriert werden, dass es im Wesentlichen als vollwertige Telefonerweiterung fungiert. Die Benutzer müssen dann nicht mehr auf die UCaaS-App auf ihrem Telefon zugreifen, um Anrufe zu tätigen oder entgegenzunehmen. Diese Dienste sind noch neu, und es ist noch nicht ganz klar, wie sie die vorgeschriebenen Anforderungen für die Lokalisierung und Benachrichtigung in Notfällen unterstützen. Aber sie stellen eine weitere Möglichkeit dar, wie UCaaS die Produktivität der Mitarbeiter steigern kann, insbesondere für diejenigen, deren Aufgaben von mobilen Geräten als primärem Kommunikationsmittel abhängig sind.

Fazit

Diese UCaaS-Funktionen können Unternehmen helfen, ihre Produktivität zu steigern, aber sie sind keine vollständige Liste. Prüfen Sie die UCaaS-Anbieter darauf, ob sie diese Funktionen sowie weitere unterstützen, die möglicherweise auf ihrer Roadmap stehen, damit Ihr Unternehmen mehr Nutzen aus seinen UC-Investitionen ziehen kann.