UCaaS für KMU: In 4 Schritten zum richtigen Anbieter

1. Beginnen Sie mit einer Bedarfsanalyse.

Starten Sie Ihr Projekt mit einer Bedarfsanalyse, die eine klare Dokumentation der vorhandenen Kommunikationsdienste und Ihrer Ziele umfasst. Berücksichtigen Sie dabei auch die versteckten Kosten einer nicht integrierten, unorganisierten Kommunikationsstrategie, die auf unterschiedlichen Tools und abteilungsspezifischen Implementierungen basiert.

Verwenden Sie die folgende Aufgabenliste, um Ihre Analyse zu organisieren:

1. Ist-Erhebung: Bestandsaufnahme von Tools, Workflows und Nutzungsdaten (Telefonie, Chat, Video).
2. Stakeholder einbinden: Muss- und Kann-Funktionen priorisieren (zum Beispiel Nebenstellen, Call Queues, Voicemail, Bildschirmfreigabe, Teamchat).
3. Netzwerkfähigkeit prüfen: UCaaS ist cloudbasiert und stabile Internet-/WAN-Konnektivität sowie VoIP-/Videoqualität sind entscheidend.
4. Wirtschaftlichkeit: Budgetrahmen, ROI-Erwartungen,
5. Erfolgskriterien/KPIs definieren: Messgrößen für Qualität und Adoption festlegen.
6. Integration und Compliance: Identity (SSO/MFA), CRM/ITSM-Anbindungen, DSGVO: Übermittlungen personenbezogener Daten an Drittländer (Kapitel V, DSGVO) und Datensouveränität berücksichtigen.

Nachdem Sie die Informationssammlung abgeschlossen haben, dokumentieren und priorisieren Sie Ihre Ergebnisse. Überprüfen und validieren Sie anschließend Ihre Anforderungen, um ein vollständiges Bild der geschäftlichen Bedürfnisse zu erhalten. Identifizieren Sie dabei spezifische Funktionen oder Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt.

2. Definieren Sie wichtige Bewertungskriterien

Sobald Sie wissen, welche Funktionen Ihr UCaaS-System bieten muss und welche Herausforderungen es lösen soll, können Sie mit der Recherche nach passenden Produkten beginnen. Berücksichtigen Sie dabei die folgenden Funktionen und Faktoren:

Administration & Flexibilität: Benutzer anlegen/löschen, Standorte/Remote-Nutzer unterstützen, Self-Service.

• Kostenmodell: Abrechnung je Nutzer/Monat, Stufen/Tarife, monatlich vs. jährlich.
• Zuverlässigkeit und QoS: Uptime-Zahlen, Latenz/Jitter-Angaben, Mess-/Monitoring-Optionen sowie SLA-Zusagen (zum Beispiel Reaktionszeiten).
• Sicherheit und Compliance: Verschlüsselung, Rollen/Rechte, Audit-Fähigkeiten, Datenstandorte, Vertragsklauseln zu internationalen Datentransfers.
• Skalierung und Roadmap: Wachstumsfähigkeit, Funktionsausbau, Analytics.
• UX und Adoption: Bedienbarkeit, Schulungsaufwand, Erfolgsstories.
• Support und Reputation des Anbieters: Supportzeiten, Kanäle, Community/Partner.
• Internationales (falls relevant): Qualität von Sprach-/Videonetzen, Nummernportierung, Lokalisierung,
• Erweiterte Funktionen: Erweiterbarkeit und Nutzungsanalysen.

Ein besonderer Punkt ist der internationale Support. Nicht alle KMUs sind international tätig, aber diejenigen, die es sind, sollten die Qualität des Netzwerks für Telefon- und Videokonferenzen berücksichtigen. Zudem müssen sie mit Anbietern zusammenarbeiten, um Service-Level-Agreements zu vereinbaren, die die Herausforderungen in Bezug auf internationale Kommunikation, Compliance, Sicherheit und Lokalisierung berücksichtigen.

3. Preismodelle verstehen

UCaaS bietet verschiedene Preismodelle. Eine der gängigsten Strukturen ist ein Abonnement pro Benutzer. Dieser Ansatz lässt sich leicht skalieren und umfasst in der Regel mehrere Stufen für Serviceoptionen, wodurch eine größere Anpassung möglich ist. Informieren Sie sich, ob Sie Ihrem Tarif bestimmte Funktionen hinzufügen können, die den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen.

Die Preise variieren, aber Sie können mit folgenden allgemeinen Gebühren rechnen:

• Basisstufe: 13 bis 20 Euro pro Benutzer und Monat.
• Mittlere Stufe: 20 bis 30 Euro pro Benutzer und Monat.
• Oberste Stufe: 30 bis 50 Euro pro Benutzer und Monat.

Die Preise variieren je nach jährlicher/monatlicher Abrechnung, Staffelpreisen, Promotions und enthaltenen Minutenpaketen/Flatrates.

Konkrete Preisbeispiele

UCaaS‑Bundles sind lokal geschnürte Pakete (Cloud‑PBX plus Meetings/Chat) mit Fokus auf DACH; globale Suiten sind durchgängig integrierte Plattformen für mehrere Länder/Regionen.

UCaaS-Bundles (integrierte Suite aus Telefonie, Meetings und Messaging):

Preisbeispiele für den deutschsprachigen Raum (Stand August 2025, zuzüglich Umsatzsteuer, gegebenenfalls zuzüglich Minuten/Flats).

• Placetel UC-Bundle: Cloud-Telefonanlage plus Meetings meist 14,90 bis 19,90 Euro/User/Monat (je nach Funktionsumfang/Abrechnung).
• NFON Cloudya mit Meet & Share: Business Standard ab 6,80 Euro, Business Premium 9,90 Euro pro User/Monat; Meet & Share (Video, Screensharing) integriert; optionale Flatrates/Minutenpakete möglich.
• Telekom CompanyFlex Cloud PBX 2.0 (UC-App): Telefonie, Chat/Nachrichten und Meetings als kombinierte Lösung; Preise paket-/optionsabhängig (Basisbausteine decken nicht alle UC-Funktionen ab).

Cloud-PBX (Telefonie-first, UC-Funktionen teils als Add-ons/Integrationen):

Cloud-PBX bezeichnet eine in der Cloud gehostete Telefonanlage mit Fokus auf Rufnummernverwaltung, Anrufsteuerung (Rufgruppen, Warteschlangen, IVR) und Notruffunktionen; Chat/Meetings werden falls benötigt meist über Zusatzmodule oder Integrationen angebunden.

• Placetel Cloud-Telefonanlage: ab 4,90 Euro/Nebenstelle; mit Flatrate 9,90 Euro pro User/Monat.
• sipgate business: S 12,95 Euro, L 17,95 Euro (DE-Flat), XL 22,95 € (EU-Flat) pro User/Monat.
• inopla: Starter ab 4,95 €, Business ab 8,45 € pro User/Monat (Flatrate-Optionen verfügbar).
• Telekom CompanyFlex Cloud PBX 2.0 (Basisbaustein): ab 2,95 € je Arbeitsplatz für Grundfunktionen; UC-Optionen (Konferenz/Video etc.) separat.

Globale UCaaS-Suiten:

Globale Suiten sind durchgängig integrierte Plattformen für mehrere Länder/Regionen.

• RingCentral (RingEX/MVP): Vollsuite aus Telefonie, Team-Messaging und Video. PSTN: nativ in vielen Ländern sowie über deutsche Carrier-Partnerschaften (etwa Telekom/Vodafone), BYOC möglich. Preis: meist über Partner/Vertrieb; marktübliche Stufen im Bereich der oben genannten Spannen.
• 8x8 Work (XCaaS): UCaaS/CCaaS-Plattform mit integrierten UC-Funktionen. PSTN: breite Länderabdeckung inklusive DACH, BYOC/SIP-Anbindung möglich. Preis: regional/vertriebsabhängig; in der Regel Angebotsbasis.
• Nextiva: UC-Suite mit starker US-Ausrichtung. PSTN: internationale Nummern/Termination, DACH-Einsatz projektspezifisch prüfen (Regulatorik/Supportzeiten). Preis: US-Dollar-Listen, Euro nach Quote.
• Zoom (Workplace und Zoom Phone): Vollsuite inklusive Telefonie. PSTN: native Calling-Optionen und Provider Exchange (BYOC/Carrier-Auswahl). Preis: region-/kontoabhängig, Telefoniekomponenten häufig nur nach Anmeldung/Angebot sichtbar.
• Microsoft Teams (+ Teams Phone): Suite mit Telefonie-Add-on. PSTN: Calling-Pläne (länderabhängig), Operator Connect oder Direct Routing. Preis: Add-on-/Minutenpaket- und Carrier-Kosten separat kalkulieren.
• Cisco Webex (Webex Suite/Webex Calling): Suite inklusive Calling. PSTN: Cloud Connected PSTN über Partner. Preis: typischerweise über Cisco-Partner, Bundle-/Staffelmodelle.

Bei den globalen Suiten schwanken die Europreise je nach Land, Rufnummern-/Calling-Option und Abrechnungsmodell. Für belastbare Zahlen ist ein regionaler Partner-/Vertriebsquote nötig. Für die TCO-Planung kann die oben genannte Marktspanne (circa 13 bis 50 Euro pro Nutzer/Monat) als Orientierung dienen; Contact-Center-Add-ons liegen deutlich höher.

Praxis-Tipp: TCO transparent machen

• Zeithorizont: 36 Monate mit drei Szenarien (Basis/realistisch/ambitioniert).
• Variablen: Nutzerzahl, Tarifbindung (monatlich/jährlich), Minuten- vs. Flatrate-Verbrauch, Hardware, Portierungen, Schulung/Change, Parallelbetrieb.
• Sensitivitätsanalyse: ±10–20 Prozent bei Nutzerwachstum und Gesprächsminuten durchspielen.
• Sprachweg entscheiden: Anbieter-Calling-Plan vs. BYOC/Operator Connect – Auswirkungen auf Kosten, SLA und Nummernhoheit vergleichen.
• Kosten: Monatliche Kosten pro aktivem Nutzer und Gesamtkosten inklisuive Annahmen dokumentieren.

4. Wählen Sie einen Anbieter und ein Angebot aus.

Da viele Anbieter Unterstützung für KMUs anbieten, müssen Sie umfangreiche Recherchen durchführen. Die aufgeführten Anbieter bieten mehrere vorteilhafte Funktionen, darunter die folgenden:

• Transparente und skalierbare Preise für unterschiedliche Anforderungen sowie Pay-per-Use-Optionen.
• Bereitstellungs- und Verwaltungsschnittstellen, die nur minimale IT-Kenntnisse und Ressourcen erfordern.
• Integrierte Tools für Video, Messaging, Sprache und Zusammenarbeit.
• Kunden- und UX-Support.

UCaaS und kleine Unternehmen sind ein gutes Team.

Im Vergleich zu großen Unternehmen haben KMUs ganz eigene Bedürfnisse und begrenzte Ressourcen – das macht den KMU-Markt perfekt für UCaaS und umgekehrt.

Wenn Sie sich für ein UCaaS-System entscheiden, sollten Sie Ihre aktuelle Implementierung genau kennen und deren Schwachstellen identifizieren. Kombinieren Sie diese Informationen mit einer Bedarfsanalyse, in der Sie festlegen, welche Leistungen Sie von der Kommunikationsinfrastruktur erwarten. Mit anderen Worten: Sie müssen wissen, wo Sie stehen und wo Sie hinwollen.

Definieren Sie anschließend eine Liste mit den gewünschten Funktionen. Berücksichtigen Sie dabei unbedingt die Kostenanforderungen, da diese für KMUs immer eine wichtige Rolle spielen. Denken Sie auch an die Bedeutung des digitalen Mitarbeitererlebnisses. Arbeiten Sie mit Anbietern zusammen, um das für Ihr Unternehmen beste Preis-Leistungs-Verhältnis mit den erforderlichen Funktionen und der notwendigen Skalierbarkeit zu finden.

Überlegen Sie, ob eine UCaaS-Plattform für Ihr KMU geeignet ist. Durch diese Umstellung könnten Ressourcen freigesetzt und die Unternehmenskommunikation verbessert werden.