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Quo vadis, Telefonanlage? Die sanfte Migration
Viele Unternehmen brauchen die PBX noch für das Telefonnetz. UC schafft die Brücke in die Zukunft. Ein SBC übernimmt die externe Anbindung und verhindert Brüche im Tagesgeschäft.
Über Jahrzehnte hinweg war sie der Dreh- und Angelpunkt der Kommunikation: die Telefonanlage. Ein Unternehmen ohne PBX (Public Branch Exchange = Telefonanlage) war schlicht undenkbar. Sie war es, die die Brücke ins öffentliche Telefonnetz schlug, die der Telefonzentrale half, Gespräche zu übergeben, und mit der sich Telefonkonferenzen einrichten ließen.
Und heute? Heute gibt es einen wahren Wildwuchs an Kommunikations-Tools, IP-basiert und Cloud-gelagert, die nicht nur eine große Funktionsbreite, sondern auch modernste KI-Features versprechen.
Ist die Telefonanlage damit Geschichte?
Ja und nein. Ja, die klassische PBX hat perspektivisch ausgedient. Nein, weil diese Entwicklung Zeit braucht. Mag die PBX im direkten Vergleich kaum die sprichwörtliche Nase vorn haben, bringt sie doch zwei Assets mit, die für den Augenblick entscheidend sein können: Zum einen ist sie weiterhin der oft unverzichtbare Zugang ins öffentliche Telefonnetz. Ein Startup mag sich mit Video-Telefonie via Zoom begnügen, eine Anwaltskanzlei oder Behörde kommt ohne klassische Telefonie schwerlich zurecht. Zum anderen spricht für die PBX der simple Umstand, dass sie bereits da ist. Sie verlangt weder neue Investitionen noch den Aufbau oder Zukauf von Know-how. Besagtes Fachwissen ist oft das Zünglein an der Waage, wenn man bedenkt, welch hohe Relevanz die sensible ITK-Infrastruktur für fast jedes Unternehmen hat.
Gilt also Never change a running system?
Das kann und darf keine Alternative sein. Zu groß ist das Potenzial KI-unterstützer Kommunikation. ITK-Verantwortliche stehen damit vor der Frage, wie ihnen der Spagat zwischen Sicherstellung der Kommunikationsinfrastruktur und ihrer gezielten, aber risikofreien Modernisierung gelingen kann. Die Lösung ist ausnahmsweise nicht digital. ITK-Verantwortliche müssen sich nicht radikal zwischen Modernisieren oder Nicht-Modernisieren entscheiden. Sie können auch den Weg einer sanften Migration wählen.
Wie sieht eine sanfte Migration aus?
Am Anfang steht wie so oft eine saubere Evaluation. Wie ist die Kommunikationsinfrastruktur aufgebaut? Wie sehen die Kommunikationsanforderungen der einzelnen Abteilungen, Teams oder Standorte aus? Welche Funktionen fehlen, welche werden nicht mehr benötigt? Auf Basis dieser Informationen lassen sich Bereiche definieren, die man als First Mover nutzen kann. Abteilungen oder Teams beispielsweise, die kaum extern kommunizieren.
Für diese Gruppen wird dann eine neue ITK-Struktur geschaffen, deren Kommunikation nicht mehr über die Telefonanlage, sondern über einen sogenannten Session Border Controller (SBC) geroutet wird. Ein SBC ist ein Netzwerkgerät, das den Datenverkehr an der Grenze zwischen verschiedenen VoIP-Netzwerken kontrolliert, um sichere und zuverlässige Sprachkommunikation zu gewährleisten. Damit übernimmt er die primäre Funktion der Telefonanlage: die Anbindung ans öffentliche Telefonnetz.
Mit dieser ersten Migrations-Gruppe kann das ITK-Team nun gefahrlos Erfahrungen sammeln. Je nach Bedarf und Anforderungen können Stück für Stück weitere Teams von der PBX auf den SBC umgezogen werden. Ein solcher Migrationsprozess kostet natürlich Zeit.
Wie lässt sich sicherstellen, dass die Kommunikation in dieser Zeit der parallelen Infrastrukturen nicht leidet?
Ein Lösungsansatz kann eine UC-Lösung (Unified Communications) sein. Steht das Unified üblicherweise für die Bündelung verschiedener Kommunikationskanäle wie IP-Telefonie, Meetings, Chat, Screen-Sharing und mehr, hat es im Migrationsszenario eine zweite Bedeutung: Die UC-Lösung spannt eine Kommunikationsplattform über alle Mitarbeiter, egal auf welcher Infrastruktur sie arbeiten und schlägt so eine Brücke zwischen alter und neuer Welt. Je nach Integrationsfähigkeit der Lösungen lassen sich so die Telefonanlagen verschiedenster Hersteller (Mitel, Alcatel etc.) ebenso wie diverse Session Border Controller, wie AudioCodes oder anynode zu einer einheitlichen Kommunikationslösung zusammenführen.
„Modernisierung ist ein Muss. Aber mit den richtigen Tools kann sie so sanft umgesetzt werden, dass sie weder technische Risiken birgt noch Mitarbeiter isoliert oder abhängt.“
Thomas Pecher-Wagner, C4B Com For Business AG
Dies bietet einen weiteren Vorteil, um langfristig die Kommunikationsbedürfnisse der Mitarbeiter unter einen Hut zu bringen. Denn die klaffen je nach Funktion im Unternehmen in aller Regel weit auseinander. Während einige Kollegen auf ihr Tischtelefon nicht verzichten mögen, haben andere seit Jahren keine Festnetznummer mehr gewählt. Mit der passenden Kommunikationslösung lassen sich nicht nur verschiedenste Anforderungen bedienen. Einige UC-Lösungen integrieren auch Dritt-Anwendungen wie Microsoft Teams oder Zoom, die in nahezu jedem Unternehmen zum Einsatz kommen.
Was bedeutet dies in der Praxis?
Wenn verschiedene Kommunikationslösungen genutzt werden, führt dies oft zu Kommunikationsbrüchen und -barrieren. Gerade in hybriden Szenarien, in denen sich auch Mitarbeiter aus einem Team nur noch selten täglich das Büro teilen, ist ein zuverlässiges Präsenzmanagement entscheidend für die Zusammenarbeit. Ist mein Kollege im Meeting oder in der Pause? Wann wird er oder sie wieder erreichbar sein? Automatisierte Präsenzsysteme, die nicht nur den Outlook-Kalender kennen, sondern auch wissen, ob die Leitung belegt ist, geben hierüber nicht nur Auskunft, sondern können auch Anrufe umleiten oder die Voicemail aktivieren.
Ausgewählte UC-Lösungen ermöglichen zusätzlich einen Präsenzabgleich mit Dritt-Lösungen und zeigen so nicht nur an, ob ein Kollege telefoniert, sondern auch ob er in einem Microsoft Teams- oder Zoom-Meeting sitzt.
Fazit
Modernisierung ist ein Muss. Aber mit den richtigen Tools kann sie so sanft umgesetzt werden, dass sie weder technische Risiken birgt noch Mitarbeiter isoliert oder abhängt. Richtig umgesetzt steht am Ende eine umfassende, tief integrierte Kommunikationsplattform, auf der jeder Mitarbeiter die Features und Tools nutzen kann, die er benötigt. Und die dennoch eine homogene Oberfläche für alle Standorte und Teams bildet.
Über den Autor:
Thomas Pecher-Wagner ist ein Spezialist für herstellerunabhängige Unified Communications-Lösungen. Aktuell verantwortet er für den deutschen UC-Hersteller C4B Com For Business AG die Produkt-Entwicklung der Kommunikationsplattform XPhone Connect.
Die Autoren sind für den Inhalt und die Richtigkeit ihrer Beiträge selbst verantwortlich. Die dargelegten Meinungen geben die Ansichten der Autoren wieder.
