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Internationale ERP-Rollouts: Neun Aspekte, die Unternehmen bedenken sollten

Eine internationale Expansion stellt besonders Fertigungsunternehmen vor neue Anforderungen. Kritisch ist vor allem die ERP-System-Implementierung.

Die DIHK hat in ihrem 2016 IHK Business Survey (PDF ist hier kostenlos erhältlich) aktuell untersucht, welche Regionen deutsche Unternehmen für ihre Wachstumsstrategien bevorzugen. Nordamerika verspricht demnach die besten Aussichten, gefolgt von Ländern der Eurozone. An dritter Stelle steht der asiatisch-pazifische Raum – ohne China –, erst dann folgen andere europäische Länder wie die Schweiz oder Norwegen.

Im Vergleich zu früheren Jahren wird China aktuell kritischer betrachtet: die Wachstumsraten dort haben sich abgeschwächt und deutsche Unternehmen sehen sich in China einem härteren Wettbewerb ausgesetzt.

Auslandsniederlassungen von Fertigungsunternehmen sollten in den Kerngeschäftsprozessen direkt mit der Unternehmenszentrale vernetzt sein – sonst fehlt schnell der Überblick dazu, ob Ziele erreicht werden, akute Anforderungen anstehen oder sich neue Geschäftschancen für Wachstum bieten. Kurz, es braucht ein ERP-System, das branchenspezifisch auf das internationale Geschäft ausgerichtet und in dieser Hinsicht ausbaufähig ist.

Spätestens wenn die Pläne für eine internationale Expansion konkret sind, sollte geklärt werden, ob und insbesondere wie effizient sich das bestehende ERP-System standortübergreifend einsetzen lässt. Wie sich aus Epicor ERP-Projekten wie etwa mit der Equatorial Coca-Cola Bottling Company oder Chirch Global gezeigt hat, sind dabei folgende neun Aspekte relevant.

1. Schlank starten

Zum Start mit neuen Produktions- oder Vertriebsstandorten genügt meist eine schlanke, auf die Kernfunktionen der eigenen Branche fokussierte ERP-Installation, die allerdings auf Wachstum beziehungsweise Erweiterung ausgerichtet ist. Daher macht es Sinn, auf eine skalierbare, flexible Softwarearchitektur des ERP-Systems zu achten mit entsprechend angepassten Lizenz- und Betriebskosten.

2. Flexibel betreiben

Die Größe und das Geschäftsfeld des Standorts sowie unterschiedliche Rahmenbedingungen für IT-Infrastrukturen und Verfügbarkeit von IT-Mitarbeitern erfordern flexible Bereitstellungsoptionen des ERP-Systems. Dafür sollten neben dem Betrieb auf eigenen Servern auch Cloud-, Managed-Service- und Hosting-Modelle sowie Kombinationen davon zur Auswahl stehen. Dies spart erheblich Zeit, Aufwand und Kosten beim Start in neuen Regionen. Wichtig ist allerdings, dass jederzeit ein Wechsel bei der Betriebsart vom ERP-Anbieter unterstützt wird.

3. Langfristig planen

Bei der Wahl der ERP-Software spielen nicht nur aktuelle Expansionspläne eine Rolle. Um Investitionen zu schützen, sollte auf längere Sicht geklärt werden, inwieweit der Softwareanbieter mögliche nachfolgende Pläne der Internationalisierung mit Sprachversionen, Support und Teams für Implementierungen unterstützen kann.

4. Lokal denken

Vor allem das Finanzwesen sowie unterschiedliche Compliance-Vorgaben erfordern vom ERP-System landesspezifische Funktionalitäten, die entweder bereits vorgesehen sind oder einfach über die Integration von Drittlösungen abgedeckt werden. Branchenspezifisch sollte der ERP-Anbieter hier Erfahrungen und Best Practices vorweisen, um spätere Nachbesserungen beziehungsweise kostspielige Risiken aufgrund mangelnder Compliance zu vermeiden.

5. Zentral steuern

Standortübergreifend Ziele setzen, zusammenarbeiten, Prozesse optimieren, neue Umsatzchancen realisieren – dafür braucht es Überblick und eine für alle Standorte gemeinsame, zentrale Echtzeit-Datenhaltung mit durchgängigen Prozessen. Hilfreich ist hier, die Fachabteilungen einzubinden, um organisatorische und operative Anforderungen optimiert in der IT abzubilden. Denn: Die internationale Erweiterung des ERP-Systems verstärkt mögliche bestehende Schwächen in Prozessen und Datenhaltung oder kann bislang funktionierende Prozesse beeinträchtigen.

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6. Veraltete Technologien updaten

Ist das bestehende ERP-System bereits an seinen Leistungsgrenzen, ist es ratsam, eine Modernisierung beziehungsweise einen Release-Wechsel vor der Expansion zu machen. Dies hat auch den Vorteil, dass mit den grundlegenden System-Updates gleichzeitig nötige Vorkehrungen für die internationale Erweiterung umgesetzt werden können – etwa Datenbereinigung, Prozessmodellierung oder Abbildung organisatorischer Veränderungen.

7. Team prüfen

Bei der Frage nach der Unterstützung des ERP-Anbieters für den internationalen ERP-Rollout sollte die Erfahrung der eigenen IT-Abteilung mit solchen Projekten genau geprüft werden. Schließlich geht es hier um teilweise völlig neue Anforderungen im Hinblick auf technische Besonderheiten, Projekt-Management oder interkulturelle Zusammenarbeit. Vor allem gilt es, vorausschauend vermeintlich kleine Details als Stolper- und Kostenfallen zu erkennen und zu vermeiden. Der ERP-Anbieter sollte hierfür skalierbaren Support bieten und gleichzeitig dem Kunden das nötige Rüstzeug an die Hand geben, um auf Dauer weitgehend eigenständig den Softwarebetrieb gewährleisten zu können.

8. Erfolge messen

Häufig wird vernachlässigt, Leistungskennzahlen einzuführen und zu analysieren, inwieweit ein ERP-System Geschäftsprozesse optimal unterstützt oder eben nicht. Ein internationaler ERP-Rollout ist eine gute Gelegenheit, dies nachzuholen und damit die Grundlage für eine kontinuierliche Verbesserung der Unternehmenssteuerung insgesamt zu schaffen. Dies stellt sicher, dass mit den IT-Investitionen die strategischen Vorteile einer Auslandsniederlassung voll zum Tragen kommen oder frühzeitig entsprechend nachjustiert wird.

9. Standards schaffen

Sind ERP-Rollouts in mehreren Ländern vorgesehen, sollte das erste Projekt mit aller Sorgfalt dazu genutzt werden, übertragbare Standards und Templates zu entwickeln, zu testen und zu dokumentieren. Ein Mehraufwand, der sich bei Folgeprojekten schnell bezahlt macht und verhindert, dass Fehler sich wiederholen oder verbreiten.

„Bei der Frage nach der Unterstützung des ERP-Anbieters für den internationalen ERP-Rollout sollte die Erfahrung der eigenen IT-Abteilung mit solchen Projekten genau geprüft werden.“

Matthias Müller-Wolf, Epicor Software

Die Gewichtung dieser Aspekte variiert je nach Expansionsstrategie, Größe und Geschäftsfeld der internationalen Standorte. Die Antworten darauf liefern jedoch grundsätzlich eine gute Basis, um für den internationalen ERP-Rollout den richtigen Partner zu identifizieren, zuverlässig zu planen, zu kalkulieren und strukturiert umzusetzen.

Daher gelten zwei Dinge: Eine internationale Expansion sollte auch als Chance genutzt werden, die bestehende IT zur Unternehmenssteuerung kritisch zu prüfen und veraltete Technologien abzulösen. Zum zweiten sollte die Evaluierung neuer Unternehmenslösungen und anschließend die Planung des internationalen Rollouts mit aller Sorgfalt erfolgen. Denn dies bestimmt unmittelbar den Erfolg der Expansion und damit das zukünftige Wachstum.

Über den Autor:
Matthias Müller-Wolf ist Regional Vice President Europe bei Epicor Software.

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