Unternehmensplanung und Wertbeitrag von Business Intelligence

Das Institut für Business Intelligence hat – unterstützt durch IBM/Cognos und Accenture – eine Studie zu Planung und IT-Unterstützung durchgeführt.

Das Institut für Business Intelligence hat – unterstützt durch IBM/Cognos und Accenture – eine umfassende Studie zu Planung und IT-Unterstützung im deutschsprachigen Raum durchgeführt. Prof. Dr. Andreas Seufert, Leiter der Studie und Dr. Karsten Oehler beantworten im Interview Fragen zu den Ergebnissen.

Was soll mit der Studie erreicht werden?

Andreas Seufert: Es gibt mittlerweile zwar einerseits zahlreiche Studien zu Controlling-Prozessen und insbesondere zur Planung und andererseits eine Reihe von Untersuchungen zu Business Intelligence. Bemerkenswert ist allerdings, dass sich nur wenige Studien mit dem Zusammenspiel von Controlling und Business Intelligence befassen. Vor dem Hintergrund der gegenwärtigen wirtschaftlichen Entwicklungen haben wir dafür einen brandaktuellen Fokus gewählt. Ziel ist es, den Wertbeitrag von Business Intelligence, speziell im Bereich der Unternehmensplanung, genauer zu analysieren. Konkret ging es um drei große Frageblöcke:

  • Welche Bedeutung besitzen Planung und Budgetierung?
  • Wie gehen die Unternehmen damit um – organisatorisch, prozessual und technologisch?
  • Wo liegen die Wertbeiträge von Business Intelligence?

Auf welche Datenbasis stützen sich Ihre Ergebnisse?

Karsten Oehler: Unsere Ergebnisse stützen sich auf einen verwertbaren Rücklauf von 349 Fragebögen, welche wir im Rahmen einer Online-Befragung im Zeitraum 1. Juli bis 30. August 2008 erhoben haben. Dabei entfielen 37% der Antworten auf die Industrie, 33,3% auf Dienstleister (davon 20,1% auf Handel/Banken/Versicherungen), 12,6% auf das Gesundheitswesen/Öffentliche Hand und 14,3% auf Sonstige. 2,9% der Befragten machten keine Angaben. Hinsichtlich der Unternehmensgröße lassen sich mit 52,2% rund die Hälfte der Teilnehmer mittelständischen Unternehmen bis 500 Mio. Umsatz zuordnen (davon 30,1% bis 100 Mio. Euro). 10,9% der Befragten können dem sog. gehobenen Mittelstand bis 1 Mrd. Euro Umsatz zugerechnet werden, 27,5% den Großunternehmen. 9,5% machten keine Angaben zu ihrer Unternehmensgröße. 

Wo sehen Sie die wesentlichen Probleme?

Andreas Seufert: Wir haben die Veränderungs- bzw. Verbesserungswünsche direkt abgefragt. Deutlich zu erkennen ist der Wunsch nach Effizienzsteigerung. 55% halten den Planungsprozess für zu lange, 53,9% wünschen sich eine stärkere Automatisierung und 37% möchten den Prozess verschlanken.

Wie sieht die aktuelle IT-Unterstützung für die Unternehmensplanung aus?

Karsten Oehler: Die Tabellenkalkulation ist mit 86,2% immer noch das am häufigsten eingesetzte Planungswerkzeug. Interessanterweise machen dedizierte BI-basierte Planungslösungen lediglich 11,2% aus, generische BI-Lösungen auf der Basis von OLAP-Technologieimmerhin 30,4%. Der Einsatz von ERP-Systemen mit über 50,1% überrascht nur auf den ersten Blick. Wir haben an dieser Stelle nicht explizit nach der Budgetierung gefragt, sondern nach dem Werkzeugeinsatz in der Planung generell. Der hohe Anteil lässt sich daher darauf zurückführen, dass viele Planungsbereiche wie z.B. die Produktionsplanung direkt im ERP-System abgebildet werden. Eine Gegenüberstellung der o.g. angeführten Problembereiche mit dem derzeitigen Werkzeugeinsatz lässt vermuten, dass die aktuell eingesetzten Werkzeuge die Anforderungen in Unternehmensplanung nicht adäquat adressieren. Erschwerend kommt hinzu, dass sich diese Schere in der Zukunft u.E. noch weiter öffnen wird. Aktuell dominieren in den Unternehmen nämlich (noch) die vergleichsweise einfach abzubildenden und weniger komplexen Planungsansätze und -verfahren wie z.B. Budgetierung oder periodische Forecasts. Aufgrund des dynamischeren Unternehmensumfeldes sehen wir aber für Steuerungszwecke in Zukunft verstärkt auch die Flexibilitäts- und Frühwarnanforderungen steigen, so dass z.B. Rolling Forecasts oder treiberbasierte Planungsverfahren wahrscheinlich an Bedeutung gewinnen werden.

Wie sieht es denn mit dem aktuellen Wertbeitrag von IT in der Planung aus?

Andreas Seufert: Wir haben die Teilnehmer nach der detaillierten Einschätzung der eigenen Planungsprozesse gefragt. In Übereinstimmung zu den geäußerten Verbesserungswünschen sehen die Teilnehmer hier erhebliches Potenzial in den Bereichen Effizienzsteigerung (Dauer zu lange 51%, zu aufwendig 47,6%, zu schwerfällig 43%, Abstimmung dauert zu lange 39,8%). Bedenklich stimmt aber nicht minder, dass nur 31,5% der Befragten Ihre Planungsprozesse bezüglich der Unterstützung der Flexibilität und nur 41,5% bezüglich der Wirtschaftlichkeit als gut einstuften. Andererseits wollten wir von den Teilnehmern dezidiert wissen, ob sie denn die mittlerweile im Markt verfügbaren Funktionalitäten zur Unterstützung der Planung nutzen, wie beispielsweise Prozessunterstützung (Workflow), automatische Validierungen oder dezentrale Abstimmungsmechanismen. Auf den ersten Blick überraschend ist dies nur unzureichend der Fall.

Aber eben nur auf den ersten Blick. Denn angesichts des bereits angesprochenen tatsächlichen Werkzeugeinsatzes ist eigentlich nichts anderes zu erwarten. Genau in dieser fehlenden Unterstützung von speziellen Funktionen, welche für eine Effizienz und Flexibilitätssteigerung von Planungsprozessen sorgen können, liegt ja z.B. ein zentrales Problem der reinen Tabellenkalkulation.

Sie sehen also Verbesserungspotenzial?

Karsten Oehler: Definitiv. Selbstverständlich ist der Werkzeugeinsatz allein nicht die Lösung aller Probleme, aber der Einsatz zeitgemäßer Tools ermöglicht sicherlich Prozesse und Organisation zu verbessern. Kein Mensch käme ja heute auf die Idee Transporte mit Pferdekutschen zu organisieren, und dann die langen Lieferzeiten zu bemängeln. Nochmal, die aktuellen Werkzeuge unterstützen nach Aussagen der Teilnehmer nicht einmal die aktuellen Anforderungen. Diese Anforderungen werden aber eher steigen. Beruhigend allerdings, auch wenn die Teilnehmer moderne BI-Software noch nicht sehr stark nutzen, der positive Wertbeitrag, den moderne BI-Software leisten kann, wird sehr stark erkannt. Dies zeigt eine Gegenüberstellung der Einschätzung des Wertbeitrages mit der aktuell tatsächlichen Nutzung von Planungsfunktionalitäten: Die Verantwortlichen wissen um die Vorteile und Wertbeiträge moderner Softwarelösungen auf der Basis von Business Intelligence. Trotzdem bleibt der Einsatz deutlich hinter dem (selbst eingeschätzten) Wertbeitrag zurück. Vor diesem Hintergrund ergeben sich für den Controller angesichts seiner Aufgabe, Rationalitätssicherung der Führung, eine Reihe von Anknüpfungspunkten zur Ausgestaltung der zukünftigen eigenen Rolle im Unternehmen.

Über den Autor:

Professor Dr. Andreas Seufert lehrt Betriebswirtschaftslehre und Informationsmanagement im Fachbereich Management und Controlling an der FH Ludwigshafen, und ist Direktor des Instituts für Business Intelligence an der Steinbeis Hochschule Berlin sowie Leiter des Arbeitskreises "Business Intelligence" des Internationalen Controller Vereins. Darüber hinaus ist er als Gutachter und Reviewer renommierter Zeitschriften und Konferenzen tätig. Prof. Dr. Seufert verfügt über eine langjährige Erfahrung im Bereich der akademischen Forschung und Lehre, u.a. an der Universität St, Gallen sowie dem Massachusetts Institute of Technology. Als (Co-)Autor und Herausgeber von Büchern, Zeitschriften und Konferenzbeiträgen verfasste er über 90 Publikationen.

Er besitzt eine langjährige internationale Erfahrung im Bereich der IT- und Managementberatung. Schwerpunkte seiner internationalen Forschungs- und Beratungstätigkeiten sind Strategisches Management, Informationsmanagement, Controlling und Unternehmenssteuerung, Business Intelligence und Corporate Performance Management, Knowledge Management und Web 2.0.

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