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Recycling von SAP-Lizenzen kann gut vorbereiteten Unternehmen viel Geld sparen

SAP-Lizenz-Recycling bezeichnet die effiziente und bedarfsgerechte Verwaltung von Software Lizenzen zum optimalen Einsatz im Unternehmen.

Ein geschicktes Wiederverwenden von SAP-Lizenzen kann viel Geld sparen. Allerdings müssen Unternehmen dazu eine Reihe von rechtlichen und rechnungstechnischen Problemen beachten, wie die Gartner-Analystin Victoria Barber erklärt. Zudem sollten die SAP-Lizenzvereinbarungen mit Hilfe von Werkzeugen und Prozessen für Software Asset Management (SAM) erfasst werden.

Von Lizenz-Wiederverwendung oder -Recycling spricht man, wenn ein Unternehmen ungenutzte  oder nicht mehr benötigte Lizenzen an anderer Stelle einsetzt, um so den Kauf neuer Lizenzen zu vermeiden. „Oft kaufen die Leute Lizenzen für ein großes Projekt und brauchen letztlich gar nicht alle davon. Wenn man weiß, dass man diese Lizenzen hat, können sie vielleicht in einem späteren Projekt oder von anderen Endnutzern noch verwendet werden“, erklärt Barber.

Dabei könne es zwar zunächst teurer sein, sich mehr Flexibilität im Umgang mit den Lizenzen zu sichern, so Barber weiter. Auf längere Sicht jedoch könne sich das lohnen. „Heutzutage werden IT-Ressourcen ganz anders eingesetzt. Früher ging es beim Kauf vor allem um niedrige Kosten, und dafür wurden Beschränkungen in Kauf genommen – manchmal auf einen bestimmten Standort, nicht nur auf ein Land oder einen Kontinent.“ Heute dagegen sei mehr Flexibilität in Bezug darauf gefragt, wie Lizenzen genutzt werden dürfen und von wem.

Einschränkungen in den Vertragsbedingungen von SAP

Viele Unternehmen lassen sich in der Verhandlungsphase trotzdem auf restriktive Regelungen ein und vergessen dabei die Möglichkeit, dass Lizenzen vielleicht später anders gebraucht werden, schreibt Barber in ihrer Studie Six Challenges of Software License Recycling. „Mit der Beschränkung des Software-Einsatzes auf eine bestimmte Region lassen sich Kosten sparen, doch dadurch sinkt auch der langfristige Wert der Lizenzen für das Unternehmen“, heißt es darin weiter.

Häufig schränken Unternehmen die Verwendungsarten für ihre Software-Lizenzen nur intern ein, doch SAP und andere Anbieter verlangen Derartiges auch von ihren Kunden, so Barber. Bei SAP gibt es unterschiedliche Lizenzklassen, darunter „professional“ und „limited professional“.

Manche Software-Anbieter erlauben standardmäßig ein gewisses Maß an Lizenz-Umwidmung, wollen aber vom Kunden darüber informiert werden. In manchen Fällen schließen die Vertragsbedingungen eine dauerhafte Neu-Nutzung aus. Manchmal ist es für den Kunden auch möglich, die Lizenzbedingungen – gegen Bezahlung – umformulieren zu lassen, was billiger sein kann als der Kauf einer neuen Lizenz.

So oder so rät Barber: Jegliche Beschränkungen sollten bewertet und in SAM-Anwendungen festgehalten werden, bevor die Lizenzen einem Recycling-Prozess zugeführt werden. „Wenn Sie eine Anforderung bekommen, nach der jemand eine neue Lizenz für ein bestimmtes Produkt braucht, können Sie dann die vorhandenen durchgehen und prüfen, ob sie im Land oder am Standort des vorgesehenen Nutzers eingesetzt werden dürfen“, erklärt die Analystin.

Fragen des rechtlichen Eigentums

Lizenzen können auf eine Abteilung, einen Standort oder bestimmte Organe eines Unternehmens beschränkt sein. Häufig gibt es Ausnahmen, die trotzdem ein Recycling zulassen, etwa Fusionen und Übernahmen oder den Verkauf von Firmenteilen. Doch auch dann ist oft die Zustimmung des Verkäufers erforderlich.

Laut Gartner kann es sogar möglich sein, den Transfer von Lizenzen an Service-Provider auszuhandeln, die im Rahmen einer Outsourcing-Vereinbarung Aufgaben für ein Unternehmen übernehmen. Allerdings ist es dabei häufig so, dass die Lizenz nur verwendet werden, bis die nach außen vergebene Arbeit erledigt ist.

Wer bekommt die Vorteile?

Wenn ein Unternehmen rechtlich in der Lage ist, ungenutzte Lizenzen neu zu verwenden, kann es immer noch Uneinigkeit darüber geben, wem die eingesparten Ausgaben für neue Lizenzen zugeschrieben werden. „Natürlich profitiert die Organisation als Ganzes auf jeden Fall. Doch es kann sein, dass die Verantwortlichen für Software Asset Management und Beschaffung sowie die Fachmanager sämtlich dafür belohnt werden wollen, dass sie dazu beigetragen haben“, heißt es dazu in der Studie.

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Wenn die Kosten für einen bestimmten Software-Posten bereits vollständig abgeschrieben sind, könnte sich ein neuer Nutzer weigern, dafür intern überhaupt etwas in Rechnung gestellt zu bekommen, sagt Barber. Und wenn der Kauf neuer Lizenzen bereits im Budget eingeplant war, könnten die Beschaffungsmanager verlangen, dass die Einsparung ihnen gutgeschrieben wird.

Welche Abteilung das eingesparte Geld letztlich verbuchen darf, hängt von vielen Faktoren ab. Auf jeden Fall lassen sich solche Einsparungen ohne gute SAM-Daten und Prozesse kaum erzielen. Die Beschaffungsabteilung sei dabei selten der Profiteur, so Barber.

Auf echte Einsparungen achten

In vielen Fällen sind die Einsparungen ohnehin nicht so hoch, wie sie zunächst erscheinen. Denn für eine realistische Berechnung müssen auch die bisherige Abschreibung sowie die Kosten für mögliche Administration, Wartung und Support der im Regal wartenden Ware berücksichtigt werden. „Etat-Verantwortliche und IT-Beschaffer sind in Bezug auf die Einsparungen häufig zu optimistisch“, so die Studie.

Als Gegenmittel sollten Unternehmen alle Kosten im Zusammenhang mit Lizenz-Recycling erfassen und sie mit den Kosten für eine Neuanschaffung vergleichen. Auf diese Weise lässt sich ein genaueres Bild des Einsparpotenzials gewinnen.

Brauchen Sie das überhaupt?

Das Recycling einer Lizenz ist natürlich nur dann sinnvoll, wenn sie wirklich noch gebraucht wird. Vorher sollten Unternehmen also prüfen, ob die gebotene Funktionalität noch interessant ist, ob die Version kompatibel mit der restlichen Infrastruktur ist, ob die Software nicht Sicherheitslücken aufweist und ob sie vielleicht schon durch ein neueres Produkt abgelöst wurde.

Wenn dies zutrifft, kann es besser sein, die Lizenz einfach aufzugeben und dies zu kennzeichnen, damit sie nicht wiederverwendet wird. In manchen Fällen lässt SAP auch den Eintausch von Lizenzen gegen alternative Produkte zu. Damit derartige Entscheidungen eine gute Grundlage haben, rät Gartner zu einer regelmäßigen Überprüfung des vorhandenen Software-Katalogs.

Abo-Modelle für Lizenzen

Die Wiederverwendung von Abonnement-Lizenzen bringt meist geringere Einsparungen als bei vor Ort installierter Software. Trotzdem sollten Unternehmen auch hier Möglichkeiten nutzen. Ob und wie das möglich ist, geht auch bei Abo-Modellen aus den Lizenzbedingungen hervor.

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