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KMU trennen sich für Datenanalyse nur ungern von ihren Tabellen

Trotz der Verfügbarkeit fortgeschrittener Analysetools, die auf KMUs zugeschnitten sind, verzichten diese weiterhin nur ungern auf Excel-Tabellen.

Trotz der Verfügbarkeit fortgeschrittener Analysewerkzeuge, die auf die Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) zugeschnitten und dementsprechend auch preisgünstiger sind, verzichten diese weiterhin nur ungern auf ihre Excel-Tabellen. Dies ist das Ergebnis einer kürzlich veröffentlichten Benchmark-Studie von Ventana Research.

Man könnte annehmen, dies sei nur deswegen der Fall, weil sich die KMUs mit diesen Dingen allgemein schwerer tun als Großunternehmen. Aber nach Aussage von Robert Kugel, Senior Vice President und Research Director bei Ventana, ist dem nicht so: „Interessanterweise unterscheiden sich die kleinen und mittleren Unternehmen beim technischen Reifegrad gar nicht so sehr von den großen. Konkret gesagt: Bei den ganz Großen findet man die gleichen grob falschen oder suboptimalen Methoden wie bei den KMUs, und zwar ähnlich häufig.“

Für die Benchmark-Studie wurden Führungskräfte und Manager „mit einer großen Bandbreite von Funktionen und Positionen“ in kleinen und mittleren Unternehmen befragt. Von den 1175 gültigen Fragebögen stammten 58 Prozent von mittelgroßen Unternehmen mit 100 bis 199 Mitarbeitern. Der Rest gehörte zur Gruppe der Kleinunternehmen mit weniger als 100 Beschäftigten.

Das Bild, das diese Ergebnisse zeichnen, könne man „als halbvolles Glas“ bezeichnen, so Kugel in einer Web-Präsentation. Ein recht großer Teil der kleinen und mittleren Unternehmen wurde in der Studie nach den folgenden vier Kriterien als relativ „unreif“ bewertet: menschliche Ressourcen, Prozesse, Informationen und Technologie. Für Kugel sind einige der Ergebnisse alles andere als weltbewegend, andere dagegen recht überraschend. Und zu den letzteren gehörte die Erkenntnis, wie sehr sich KMU und Großunternehmen ähneln.

Dazu Kugel: „Großunternehmen haben eigentlich mit ganz anderen Herausforderungen zu kämpfen, aber die Wahrscheinlichkeit, dass sie diese auch wirklich angehen und bewältigen sowie dass sie bessere Tools zur Analyse in Erwägung ziehen, ist bei ihnen trotz all der verfügbaren Ressourcen nicht größer als anderswo.“

Geliebte Tabellenkalkulation

Kugel weist darauf hin, dass die bei den KMUs vorgefundene Unreife beim Thema Datenanalyse nicht nur die zugrunde liegenden Verfahren und Werkzeuge betrifft.

Vor 15 oder 20 Jahren sei man in kleinen und mittleren Unternehmen der Ansicht gewesen, dass Investitionen in Analyse-Software zu kostspielig, zu zeitaufwändig oder zu umständlich seien. Nach Kugels Ansicht sind diese Argumente heutzutage jedoch nicht mehr haltbar. Nicht nur seien die Technik leichter zu handhaben, die Systeme komplexer und die Datenquellen mehr geworden, die Anbieter hätten ihre Produkte auch stärker an die Bedürfnisse von nicht-technischen Mitarbeitern von der Geschäftsseite angepasst hätten. Dies gelte vor allem für den Bereich der Business Intelligence (BI) in mittleren Unternehmen.

Dennoch weigert man sich in diesen Unternehmen oft weiterhin, auf fortgeschrittenere Analyse-Tools umzustellen und entsprechend zu investieren. Stattdessen hält man an dem fest, was man bereits kennt, und das heißt: die übliche Office-Tabellenkalkulation, allen voran natürlich Excel.

Die genannte Benchmark-Studie zeigt, dass bei 62 Prozent aller KMUs Tabellen das alleinige Werkzeug zur Datenanalyse sind. In einigen Fällen, vor allen in kleinen Unternehmen, die weniger komplexe Daten erzeugen und zu bewältigen haben als mittlelgroße, bewähren sich Excel und andere Desktop-Tabellenkalkulationen als unschätzbares Werkzeug zur schnellen Analyse und Berichtserstellung.

„Für Prototyping sind Tabellen hervorragend zu gebrauchen“, so Kugel, „aber sie sind eben für die Büroarbeit von einzelnen Personen gedacht. Werden sie dagegen als Teil einer unternehmensweiten Kollaborationssoftware für wiederholte Analysezwecke eingesetzt, dann zeigen sich bald ihre Schwachstellen.“

Verglichen mit den am Markt erhältlichen Tools, die explizit für Business Intelligence konzipiert wurden, gelten Tabellen bei KMU trotzdem weiter als schnell einzurichtende und benutzerfreundliche Lösung, die ebenso schnell Ergebnisse liefert. Kugel bestreitet dies nicht, weist jedoch darauf hin, dass diese Vorteile auch ihre Kehrseite haben können.

Ungenaue Daten und falsche Entscheidungen aufgrund ungeeigneter Werkzeuge

Denn die Ergebnisse der Benchmark-Studie zeigen auch: Immerhin 52 Prozent der Teilnehmer gehen davon aus, dass ihre Daten nur bis zu einem gewissen Grad verlässlich sind. Bei Excel und ähnlichen Produkten kommt es oft zu Fehlern bei der Dateneingabe und bei den verwendeten Formeln. Werden diese Inkonsistenzen wieder und wieder in die Berechnung einbezogen, dann multipliziert man damit auch die entsprechenden Fehler. Und das hat Folgen für das Unternehmen.

„Ungenauigkeiten bei den Daten haben einen negativen Einfluss auf die getroffenen Entscheidungen“, sagt Kugel dazu. Um diese Unwägbarkeiten auszugleichen, sei es bei einigen Unternehmen so, dass man sich intensiv damit befasse, Fehler in Berechnungen aufzudecken. Dies mag zwar hilfreich sein, aber auch zeitaufwändig, und es gebe keine Garantie, dass zum Schluss alle Probleme behoben sind. Auf der anderen Seite gebe es Unternehmen, bei denen es zu „entsetzlichen Fehlentscheidungen“ komme, weil sie von ungenauen Daten ausgegangen sind.

Für Kugel sind solche Fälle aber noch nicht einmal das Schlimmste: „Noch häufiger lässt sich beobachten, dass man im Ergebnis die Gültigkeit der Daten von vorneherein anzweifelt – statt die Entscheidungen anzuzweifeln, die von bestimmten Leuten getroffen wurden.“

Ironischerweise können fehlerhafte Daten und die aus ihnen resultierenden Fehlentscheidungen dazu führen, dass die Brauchbarkeit auch besser geeigneter Tools zur Datenanalyse in Frage gestellt wird. Denn man kann diese entweder als ein Mittel ansehen, mit dem sich Datenmüll noch schneller produzieren lässt, oder eben als eine Investition, um fehlgeleitete Prozesse zu korrigieren. Statt die Datenanalyse auf einen modernen Stand zu bringen, bleibe man mancherorts auf der Stelle stehen – eine Tatenlosigkeit, die nach Kugels Ansicht oft auch etwas über das betroffene Unternehmen als Ganzes verrät.

„Wenn an einer Stelle eines Prozesses bestimmte Probleme zu beobachten sind, dann bedeutet dies oft, dass sie bis zu einem bestimmten Grad auch an anderen Orten auftreten“, so Kugel. Mit anderen Worten: Unternehmen, die auf dem Gebiet der Datenqualität nicht auf dem Stand der Entwicklung sind, sind dies wahrscheinlich auch in anderen Bereichen nicht.

„Schlecht geführte Unternehmen haben im Allgemeinen auch kein gutes System zur Datenanalyse und keine ordentliche Daten-Verwaltung; sie sind kaum bereit zu Investitionen in nützliche Technologien und können auch nicht die besten Leute an sich binden“, so Kugels Einschätzung. Das Gleiche gelte natürlich auch unter umgekehrten Vorzeichen.

Mit kleinen Schritten erwachsen werden

Je ausgefeilter die entsprechende Technik wird, desto leichter ist sie auch zu benutzen. Kugel erinnert hier an die Autoindustrie: „Wann haben Sie sich das letzte Mal Gedanken darüber gemacht, was unter der Motorhaube eigentlich abläuft? Die meisten Leute wissen schlichtweg nicht, wie das alles funktioniert, und das ist auch immer weniger erforderlich.“

Sicher werde es auch weiterhin Tools geben, deren Bedienung zu schwierig ist, als dass man sie außerhalb der IT-Abteilung einsetzen könnte, doch nach Kugels Meinung bewegen sich die Anbieter hier in die richtige Richtung. So haben zum Beispiel sowohl Pentaho als auch SAP im Sommer 2011 neue Versionen ihrer Analyse-Produkte auf den Markt gebracht, die speziell auf kleine und mittlere Unternehmen zugeschnitten sind.

„Jetzt, wo die Software ausgereifter wird, bietet sich eine großartige Chance, diese zunehmend benutzerfreundlichen Werkzeuge den Leuten an die Hand zu geben, die vor Ort ihren täglichen Job machen“, sagt Kugel. Dies bedeute nicht, dass man in Zukunft auf die Tabellenkalkulation verzichten oder Excel abschaffen müsse. Vielleicht aber sei es durchaus an der Zeit sei, einmal gründlich darüber nachzudenken, an welchen Stellen es Lücken gibt, die das Unternehmen von der Erreichung seiner Ziele abhalten.

Eine solche Abschätzung könnte unter anderem bei den folgenden Fragen ansetzen: Was will das Unternehmen erreichen? An welcher Stelle wünscht man sich einen besseren Einblick in bestimmte Vorgänge? Kann man diese Informationen mit den heutigen Mitteln verfügbar machen? Verfügt das Unternehmen über die nötige Ausgangsbasis hinsichtlich Personal, Prozessen, Informationen und Technologie? Und falls nicht, welche Prioritäten und Maßnahmen plant man angesichts dieser Defizite?

„Vielleicht muss man auch neue Software-Werkzeuge kaufen, aber letztlich geht es um die Kombination von Menschen, Prozessen, Informationen und Technologie“, sagt Kugel.

Wie dem auch sei: Wenn ein Unternehmen zu dem Schluss kommt, dass Office-Tabellen für seine Daten-Analysen ausreichend sind, dann rät Kugel dazu, die Software zumindest nur für die Zwecke einzusetzen, auf die sie ausgelegt ist, und die Arbeit damit den Mitarbeitern zu überlassen, die sich damit auskennen.

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