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Wie Sie aus der Cloud mit MS Universal Print ausdrucken
Mithilfe von Microsoft Universal Print lagern Sie Druckserver in die Cloud aus So können Nutzer von virtuellen und Remote-Desktops problemlos drucken.
Microsoft Universal Print (Universelles Drucken) ist ein Cloud-Dienst von Microsoft, der es den Mitarbeitern ermöglicht, über einen zentralen Kanal auf alle für sie freigegebenen Drucker zuzugreifen und von überall aus zu drucken. Da sich der Druckserver in der Cloud befindet, ist ein lokaler Server nur dann erforderlich, wenn Ihre Drucker Universal Print nicht unterstützen.
Der Dienst soll eine einfache Verarbeitung von Druckaufträgen aus Azure Virtual Desktop und Windows 365 ermöglichen. Aber auch das Drucken aus anderen Cloud-Diensten und aus dem Home-Office ist mit Universal Print realisierbar. Voraussetzung dafür ist, dass auf den Clients Windows 10 oder Windows 11 installiert ist.
Universal Print: Einstieg und Lizenzierung
Für die Nutzung von Microsoft Universal Print sind keine speziellen Treiber auf den Clients erforderlich. Sie senden die Druckdaten an Microsoft Azure. Der Cloud-Dienst sendet den Auftrag dann an den bevorzugten Drucker. Dadurch wird die Bereitstellung eines neuen Druckers vereinfacht, da die entsprechende Software nicht mehr auf allen Clients installiert werden muss.
Die Benutzer müssen sich lediglich bei Universal Print anmelden und können dann problemlos auf alle angeschlossenen Drucker des Unternehmens zugreifen. Sie können die Druckrechte sowohl über Active Directory als auch über Azure Active Directory steuern.
Universal Print ist in den Abonnements Microsoft 365 F3, E3 und E5 und sowie Microsoft 365 Business Premium enthalten. Darüber hinaus ist das Tool in Windows 10 und 11 Enterprise E3 und E5 verfügbar. Universal Print ist aber auch als eigenständiger Dienst erwerbbar.
Der Dienst erstellt einen Pool von Druckaufträgen, die allen Nutzern mit einer Lizenz zur Verfügung stehen. Jede Universal-Print-Lizenz umfasst 100 Druckaufträge pro Monat. Bei einem Abonnement mit 1.000 lizenzierten Benutzern können diese also zusammen 1.000.000 Druckaufträge drucken. Ungenutzte Kontingente verfallen jeweils am Monatsende. Unternehmen können jedoch zusätzliche Druckaufträge erwerben.
Ein Druckauftrag ist ein Dokument, unabhängig von der Anzahl der Seiten oder der gedruckten Exemplare. Ein Auftrag gilt als abgeschlossen, wenn er erfolgreich bei einem Drucker oder einem Drittanbieter, der mit Universal Print zusammenarbeitet, eingegangen ist.
Universal Print als Ersatz für VPN-Drucken und weitere Workarounds
Einfach ausgedrückt ermöglicht Universal Print die Bereitstellung von Druckservern in der Cloud. In der Vergangenheit haben Administratoren den Zugang zu Druckern oft über ein VPN eingerichtet. Das ist jedoch fehleranfällig, kompliziert und ineffizient. Wenn Benutzer ihren Standort wechseln, müssen Administratoren manchmal die Konfiguration anpassen und neue Einstellungen vornehmen. Universal Print soll all diese Probleme beseitigen.
Das Tool ermöglicht es Benutzern, unabhängig von ihrem Standort zu drucken. Eine direkte Verbindung mit dem Unternehmensnetzwerk ist nicht notwendig. Solange sie Zugriff auf Universal Print haben, drucken Anwender mobil von ihren Notebooks, Smartphones und Tablets aus. Sie können Regeln festlegen, nach denen der Dienst automatisch Drucker zuweist.
Universal Print mit Internet Printing Protocol
Universal Print verwendet das Internet Printing Protocol (IPP), um eine Verbindung zwischen Client und Drucker herzustellen. Das Protokoll erkennt die Funktionen des Druckers und ermöglicht es dem Benutzer, aus diesen Funktionen auszuwählen, ohne dass er einen Treiber auf seinem Gerät installieren muss.
Eine wichtige Voraussetzung dafür ist ein kompatibler Drucker. Administratoren müssen prüfen, ob die vorhandene Hardware in der Lage ist, mit Universal Print zu arbeiten. Für inkompatible Drucker bietet Microsoft ein Tool namens Universal Print Connector an, das aber nur in Ausnahmefällen eingesetzt werden sollte, da es zusätzliche Software auf den Clients und in größeren Umgebungen auf dem Server erfordert. Für Abonnenten von Universal Print steht der Connector kostenlos zum Download zur Verfügung.
Clients, Drucker und Azure
Da Drucker im Netzwerk ein Einfallstor für Hacker und Malware sind, erfolgt der Verbindungsaufbau immer über das lokale Netzwerk, niemals über Azure. In regelmäßigen Abständen fragen IPP-Drucker die Druckwarteschlangen von Universal Print auf Microsoft Azure ab und führen Druckaufträge aus. Universal Print ist also nicht der Initiator der Verbindungen. Wenn Sie den Universal Print Connector verwenden, stellt dieser die Verbindung her und sendet dann die Druckaufträge an die internen Drucker.
Sie müssen keine Einstellungen an Ihren internen Firewalls ändern. Der gesamte Datenverkehr wird über das interne Netzwerk zu Universal Print geleitet. Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt. Die Daten aus den Druckerwarteschlangen werden in Microsoft-Rechenzentren am Standort des Abonnenten und nicht im Office Data Storage gespeichert. Es ist auch möglich, bestimmte Aufträge zu sperren, so dass ein Benutzer sie erst nach Eingabe einer PIN am Drucker ausdrucken kann. Damit soll verhindert werden, dass Unbefugte versehentlich sensible Dokumente lesen.
Administratoren, die Druckereinstellungen vornehmen müssen, sollten im Azure-Abonnement die Rollen Printer Administrator oder Global Administrator zugewiesen bekommen.
Ezeep als Alternative zu Universal Print
Wenn Sie Universal Print aus verschiedenen Gründen nicht verwenden möchten, können Sie auch Ezeep verwenden. Ezeep ermöglicht das Drucken über das Internet von iOS-, Android- und macOS-Geräten.
