Synology Active Backup for Microsoft 365 und Google Workspace

Synology Active Backup for Microsoft 365 installieren

Die Apps von Synology stehen in der Weboberfläche über das Paketzentrum zur Verfügung und können auch von weniger erfahrenen Anwendern oder Admins installiert und bedient werden. Wie die meisten Apps aus dem Paketzentrum, bindet sich auch Active Backup for Microsoft 365 direkt in die Weboberfläche ein und lässt sich auch von hier bedienen. Die Installation der App ist in wenigen Minuten abgeschlossen. Danach steht sie in der Weboberfläche zur Verfügung lässt sich von hier aus auch starten.

Daten aus Microsoft 365 sichern und wiederherstellen

Mit der Weboberfläche von Active Backup für Microsoft 365 ist es auch möglich Daten in Microsoft 365 wiederherzustellen. Dazu greift die Sicherungsapp auf die gesicherten Daten des Systems zu.

Die Einrichtung von Active Backup for Microsoft 365 erfolgt über die App „Active Backup for Microsoft 365“. Die einzelnen Sicherungen und Wiederherstellungen lassen sich nach der Einrichtung der Aufgaben über „Active Backup for Microsoft 365 Portal“ verwalten. Mit „Aktivieren“ müssen Admins nach der Installation der App auf dem NAS-System zunächst die kostenlose Lizenz aktivieren. Das dauert nur wenige Sekunden und erfordert ein kostenloses Konto bei Synology.

Nach der Aktivierung der Lösung startet der Einrichtungsassistent für die Konfiguration von Active Backup for Microsoft 365. Dazu muss sich das Synology-System und auch die App bei Azure AD registrieren. Zu jedem Abonnement von Microsoft 365 gehört auch eine Instanz von Azure Active Directory, in der auch Anwendungen registriert sein müssen, die im Namen der Benutzer auf Daten zugreifen sollen.

Im Rahmen der Registrierung ist es erforderlich, dass sich ein Administrator der Umgebung an Microsoft 365 anmeldet und den Zugriff von Synology Active Backup for Microsoft 365 gestattet. Erst danach ist es möglich Sicherungsaufgaben zu erstellen und Daten zu sichern. Nach der Einrichtung sind bei „Überblick“ die verschiedenen Informationen, Protokolle und Sicherungsaufgaben zu sehen, die Active Backup durchführt.

Bei „Aufgabenliste“ kann mit „Erstellen“ ein neuer Sicherungsplan für die Datensicherung erstellt und angepasst werden. Für Sicherungsaufgaben sind jeweils getrennte Zertifikate notwendig, die Admins durch die Anmeldung an Microsoft 365 erst gestatten müssen. Nach der ersten Anmeldung benötigt Active Backup noch verschiedene Berechtigungen, die im Fenster akzeptiert werden können. Danach lässt sich die Sicherungsaufgabe genauer definieren. Im Einrichtungsfenster kann zunächst festgelegt werden, wie der Name der Sicherungsaufgabe sein soll, in welchem Ordner die Sicherung gespeichert werden soll, und welche Benutzerdaten diese Aufgabe abwickeln soll. Es ist auch möglich mehrere Aufgaben zu erstellen, zum Beispiel für verschiedene Benutzer. 

Im Rahmen der Einrichtung einer Sicherungsaufgabe kann auch festgelegt werden, welche Bereiche aus Microsoft 365 gesichert werden sollen. Hier sehen Drive (OneDrive), Mail (Exchange Online), Kontakte und Kalender zur Verfügung. Für alle Benutzer lässt sich individuell auswählen, welche Daten das System speichern soll.

Über den Assistenten kann auch festgelegt werden, dass Daten aus Microsoft 365 kontinuierlich gesichert werden sollen. Alternativ können Admins auch manuelle Backups durchführen oder einen Sicherungsplan erstellen. Bei „Aktivitäten“ zeigt die App die aktuell laufenden Sicherungsvorgänge an und unter „Protokoll“ sind die bereits durchgeführten Sicherungen zu sehen.

Über den Menüpunkt „Einstellungen“ kann konfiguriert werden, wieviele Sicherungskonten und Dateien das System gleichzeitig sichern soll. Auch die maximale Anzahl an Dateien lässt sich hier festlegen. An dieser Stelle sollte auch darauf geachtet werden, dass Sicherungsaufgaben das System belasten, vor allem den Arbeitsspeicher des NAS-Systems. Das heißt, das NAS-System kann Zugriffe auf Dateien der Benutzer langsamer abwickeln. Das sollte bei der Einrichtung des Systems berücksichtigt werden.

Generell sollte ein Synology-NAS-System mit mindestens zwei GByte Arbeitsspeicher ausgestattet werden, wenn es noch andere Aufgaben durchführen soll, als das Anbieten von Freigaben. Für den Einsatz von Active Backup for Microsoft 365 sollte das System generell über mindestens zwei GByte Arbeitsspeicher verfügen sowie über das möglichst aktuelle DiskStation-Manager-System von Synology.

Sobald Daten gesichert sind, ist es möglich über das Active Backup for Microsoft 365-Portal Daten wiederherzustellen. Die Wiederherstellungsaufgaben können Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen auch selbst durchführen. Dazu ist das Active Backup for Microsoft-Portal auch als eigene Weboberfläche verfügbar. Die Benutzer können ihre eigenen Daten wiederherstellen und auch unter den Versionen selbst auswählen. Admins können im Portal die gesicherten Daten aller Benutzer wiederherstellen. Benutzer selbst haben nur Zugriff auf ihre eigenen Daten. Über die Icons oben rechts kann ausgewählt werden, welche gesicherten Daten das System anzeigen soll. Hier sind auch Suchfenster verfügbar.