Microsoft bietet eigenes Backup für Microsoft 365

Microsoft 365-Backup setzt auf Azure Syntex

Für die Einrichtung, den Betrieb und die Sicherung von Daten in Microsoft 365 setzt Microsoft 365 Backup auf den Azure-KI-Dienst Syntex. Dieser muss parallel zur Verwendung von Microsoft 365 Backup eingerichtet werden, was die Nutzung des Backup-Dienstes unnötig verkompliziert und Admins eher verwirrt als unterstützt. Aktuell muss daher noch ein Azure-Abonnement vorhanden sein, wenn Microsoft 365 Backup zum Einsatz kommen. Das grenzt die Nutzergruppe weiter ein und macht die Verwendung natürlich teurer. 

Die Abrechnung von Microsoft 365 Backup erfolgt daher über Azure, nicht über Microsoft 365. Die Verwaltung von Microsoft 365 Backup erfolgt wiederum über das Microsoft 365 Admin Center. Das bedeutet allerdings auch, dass für die Verwendung von Microsoft 365 Backup durchaus auch Wissen im Bereich Azure vorhanden sein sollte. Das ist gerade bei KMUs nicht immer der Fall. 

Einschränkungen von Microsoft 365 Backup

Zurzeit lassen sich keine einzelnen Objekte wie Dokumente oder E-Mails aus Microsoft 365 Backup wiederherstellen. Es gibt zwar Filter, mit denen sich die wiederherzustellenden Daten filtern lassen, allerdings sind diese unnötig komplex und erlauben keine flexible Auswahl der wiederzustellenden Objekte. Bei SharePoint lassen sich dadurch zum Beispiel nur komplette Sites wiederherstellen und bei Exchange komplette Postfächer. 

Dazu kommt, dass Microsoft 365 Backup bislang nur Daten aus Exchange, SharePoint und OneDrive sichern und wiederherstellen kann. Eine Sicherung von anderen Diensten in Microsoft 365, zum Beispiel von Teams ist nicht möglich. Zwar speichert Teams viele Daten in SharePoint, aber nicht alle. Gehen diese Daten verloren, zum Beispiel Inhalte in Chats, lassen sich diese mit dem Microsoft-Tool nicht mehr wiederherstellen.

Dazu kommt, dass Microsoft die Sicherungsdaten in der gleichen Region speichert, wie die zu sichernden Daten. Kommt es hier zu einem Katastrophenfall besteht die Gefahr, dass die originalen Daten und die gesicherten Daten verloren gehen. 

So wird Microsoft 365 lizenziert

Im Gegensatz zu so gut wie allen anderen Backup-Lösungen für Microsoft 365, erfolgt bei Microsoft die Lizenzierung nicht pro Postfach, sondern auf Basis der verbrauchten Speichermenge. Schlussendlich wird die Lösung dadurch bei Unternehmen mit weniger Benutzern deutlich teurer als im Vergleich zu anderen Lösungen. Daher ist die Backup-Lösung von Microsoft für KMUs vermutlich eher nicht geeignet, zumindest in absehbarer Zeit. 

Vor der Buchung der Backup-Lösung sollten sich Verantwortliche daher zunächst mit den zu erwartenden Kosten auseinandersetzen. Microsoft stelle das Preismodell transparent zur Verfügung, kompliziert ist es allemal. Microsoft stellt daher auch eine Excel-Tabelle zur Verfügung.

So erfolgt die Einrichtung von Microsoft 365 Backup

Vor der Einrichtung von Microsoft 365 Backup muss der Dienst zunächst im Microsoft Admin Center integriert werden. Das erfolgt über die die Schaltfläche Zur Setupseite wechseln bei Einstellungen -> Microsoft 365-Sicherung. Hier erfolgt zunächst die Einrichtung von Microsoft Azure Syntex.

Für die Verwendung von Microsoft 365 Backup muss zunächst Microsoft-KI-Dienst Syntex eingerichtet werden. Generell geht es dabei aber nicht um die technische Einrichtung, sondern um die Einrichtung der Abrechnung. Das ist für viele Verantwortliche sicherlich etwas verwirrend, weil nicht gleich klar ist, warum Microsoft 365 Backup den Syntex-Dienst nuten soll. Der Dienst nutzt KI-Funktionen, um die richtigen Daten für die Sicherung aus dem Microsoft-365-Abonement auszulesen. 

Microsoft 365 Backup braucht eine Ressourcengruppe in Azure, da hier Syntex integriert wird. Hier bleibt zu hoffen, dass Microsoft die Lösung in Zukunft etwas einfacher gestaltet und dafür flexibler was die Verwendung von Richtlinien und die Wiederherstellung betrifft. 

Sicherungsrichtlinien für Microsoft 365 Backup einrichten

Sobald der Dienst einmal eingerichtet ist, lassen sich Sicherungsrichtlinien konfigurieren, mit denen der Service die Daten sichert. Viele Einstellungen können derzeit nicht geändert werden, sondern sind von Microsoft fest vorgegeben. Beispiel ist die vorgegebene Aufbewahrungsdauer von einem Jahr. Wer seine gesicherten Daten länger aufbewahren will, kann derzeit nicht auf die Backup-Lösung von Microsoft 365 setzen. 

Erfreulich ist dagegen der Sicherungsintervall, das Microsoft bietet. Die Lösung sichert die Daten alle 10 Minuten. Auch dieser Wert lässt sich aktuell nicht ändern. Andere Lösungen ermöglichen die Sicherung meistens nur mehrmals täglich. Dadurch lassen sich fehlerhaft geänderte oder versehentlich gelöschte Daten flexibler wiederherstellen. Hier wäre es natürlich lobenswert, wenn man einzelne Daten wiederherstellen könne, ohne mit komplizierten Filtern zu arbeiten. 

Im Rahmen der Einrichtung des Backups wählen Sie auch die Postfächer aus, welche die Lösung sichern soll. Hier ist es möglich Verteilerlisten auszuwählen, deren Postfächer gesichert werden sollen. Allerdings ist die Lösung nicht in der Lage neue Postfächer automatisch anzubinden, zumindest derzeit noch nicht. Hier muss eine manuelle Konfiguration und eine Anpassung der Richtlinie erfolgen. 

Zusammenfassung: Microsoft 365 Backup Lösung

Microsoft bietet eine Backup-Lösung für Microsoft 365, die sich aktuell noch in der Preview-Phase befindet und kostenpflichtig ist. Die Einrichtung dieser Lösung bietet eingeschränkte Flexibilitätsmöglichkeiten, weshalb ein Wechsel von bestehenden Lösungen zu dieser neuen nicht empfehlenswert erscheint. Die Lösung basiert auf Azure Syntex, einem KI-Dienst, der für die Einrichtung und den Betrieb parallel zu Microsoft 365 Backup erforderlich ist. Aktuelle Einschränkungen umfassen die Unmöglichkeit, einzelne Objekte wiederherzustellen sowie potenzielle Risiken bei der Datenspeicherung in der gleichen Region wie die Originaldaten. Zudem ist die Lizenzierung basierend auf dem Speicherverbrauch für Unternehmen mit weniger Benutzern teurer als andere Lösungen. Insgesamt ist die Backup-Lösung von Microsoft in ihrer aktuellen Form für KMU weniger geeignet, bietet aber das Potential für Verbesserungen in der Zukunft.