Was müssen Unternehmen vor der S/4HANA-Migration beachten?

Ist-Analyse und Migrationsschritte verstehen

Der erste Schritt bei einer Migration zu SAP S/4HANA ist eine gründliche Ist-Analyse der bestehenden IT-Landschaft und der spezifischen Geschäftsanforderungen. Diese Analyse bildet die Grundlage für die Entscheidung, welcher Migrationspfad am besten geeignet ist. Berücksichtigen Unternehmen alle wichtigen Faktoren, lassen sich Migrationen effektiver und fehlerfreier angehen.

Unternehmen haben die Wahl zwischen einer Greenfield-Migration, die einen kompletten Neuanfang bedeutet, und einer Brownfield-Migration, bei der bestehende Systeme und Daten übernommen werden. Die Entscheidung hat weitreichende Auswirkungen, einschließlich der Kompatibilität von benutzerdefinierten Erweiterungen und dem benötigten Zeit- und Kostenaufwand für die Migration.

Nach der Entscheidung für einen Migrationspfad geht es an die Projektplanung. Hierbei sollte ein detaillierter Zeit- und Ressourcenplan erstellt werden. Unternehmen sollten dabei überlegen, ein interdisziplinäres Team aus Fachbereichen und IT-Experten zu bilden und gegebenenfalls externe Berater hinzuziehen. Es ist zudem wichtig, eine Testumgebung einzurichten, um den Migrationsprozess zu simulieren und eventuelle Probleme frühzeitig zu identifizieren.

Viele Systeme laufen seit Jahren, teilweise Jahrzehnten, und müssen im Rahmen der Umstellung aktualisiert werden. Das ist vor allem bei Daten relevant.

Datenmigration und Bereinigung spielt zentrale Rolle

Eines der kritischen Elemente jeder Migration ist die Datenmigration und -bereinigung. Vor dem Umzug in das neue System sollten die Daten sorgfältig bereinigt, normalisiert und neu strukturiert werden, um optimale Leistung und Funktionalität zu gewährleisten. Hier sind häufig die Gründe zu finden, warum Migrationen nicht funktionieren und es Probleme bei der Migration an verschiedenen Stellen gibt. SAP ist bezüglich der Datenqualität empfindlich. Die Planung der Migration von Daten ist daher kritisch für den Erfolg der Umstellung.

Im Rahmen der Migration gilt es auch darauf zu achten, welche Daten voneinander abhängen. Diese Daten müssen in der richtigen Reihenfolge übertragen werden, was auch den Weiterbetrieb älterer Systeme betrifft. Das kann die Migration komplizierter machen und birgt hohes Fehlerpotential.

SAP S/4HANA-Systeme lassen sich nur dann effektiv betreiben, wenn die Daten im neuen System in mindestens der gleichen Qualität vorliegen, wie im vorherigen System. Hier gibt es Spezialisten und automatisierte Systeme, die ihren Fokus auf die Datenmigration legen.

Wichtig ist in diesem Zusammenhang, auf die Stammdaten zu achten. Hier sollte ein zentrales Managementsystem vorhanden sein, welches verschiedene Daten von Altsystemen zentralisiert und deren Übertragung und zukünftiger Speicherung in der neuen Umgebung sicherstellt. Dazu kommt, dass die Daten im Altsystem oft heterogen sind. Es gibt im SAP-System nicht nur ERP-Daten, sondern auch aus CRM- und anderen Geschäftsanwendungen, die in SAP S/4HANA integriert werden müssen. Abhängig von der Datenmenge sollten im Rahmen der Migration, unter Umständen sogar davor, alle relevanten Daten kuratiert werden.

Tipps für den technischen Ablauf der Datenmigration

Generell ist es sinnvoll, im Rahmen der Migration Fallback-Optionen offenzuhalten, damit bei Problemen ein Plan B vorhanden ist, mit dem der Betrieb aufrechterhalten werden kann. Alles Prozesse sollten zudem ausführlich getestet und Daten vor Änderungen gesichert werden.

Quellsysteme parallel am Laufen zu halten, kostet Geld. Daher sollte der Zeitraum möglichst klein sein. Stammdaten lassen sich in einem Stammdatenmanagementsystem besser pflegen, so dass Altsysteme problemlos abgeschaltet werden können, wenn die Datenmigration abgeschlossen ist.

Es kann sinnvoll sein, Transaktionsdaten in einen Data Lake zu verschieben. Das ist oft günstiger, als das Altsystem am Laufen zu halten. Diese Vorgänge erfordern eine gute Katalogisierung und Verwaltung der Daten im Datenpool. Dies stellt wiederum sicher, dass die Daten bei Bedarf auch gefunden werden, zum Beispiel historische Berichte. Datenmanagement-Assets lassen sich jederzeit weiterverwenden, sollten aber modernisiert und verbessert werden.

Cloud oder On-Premises?

Ein weiterer Punkt ist die Frage, ob SAP S/4HANA in der Cloud oder in einem lokalen Rechenzentrum betrieben werden soll. Cloud-Lösungen bieten den Vorteil der Flexibilität und Skalierbarkeit, können jedoch laufende Kosten verursachen und Fragen zum Datenschutz aufwerfen. Lokale Rechenzentren bieten mehr Kontrolle und Anpassungsmöglichkeiten, sind jedoch oft kostenintensiver in Anschaffung und Betrieb. Die Wahl sollte daher auf den spezifischen Anforderungen und Möglichkeiten des Unternehmens basieren.

Data Governance beachten

Im Rahmen der Migration kommt es in den meisten Umgebungen vor, dass Altsysteme zumindest eine Zeitlang weiterlaufen müssen. Hier muss im Rahmen der Migration auch darauf geachtet werden, wie Synchronisierung und Datenaustausch erfolgen sollen. Generell kann man hier auf automatische Lösungen setzen. Dazu kommen neue Regelungen und Richtlinien im Umgang der Daten während und nach der Migration. An dieser Stelle ist die Data Governance entscheidend, zum Beispiel, ob diese entsprechend der Compliance verarbeitet werden.

Sobald alles abgeschlossen ist, ist es notwendig, Endanwender zu schulen und sicherzustellen, dass sie mit den neuen Funktionen und Prozessen vertraut sind. Der letzte Schritt ist die tatsächliche Implementierung und der Go-Live. Ein gut vorbereitetes Support-Team sollte bereitstehen, um mögliche auftretende Probleme schnell zu beheben und den reibungslosen Betrieb sicherzustellen.