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Vier Verhandlungstaktiken für Microsoft-Lizenzverträge

Die Vertragsverhandlung mit Microsoft erfordert viel Vorwissen. Diese vier Verhandlungstaktiken helfen dabei, die besten Rabatte bei Microsoft zu erhalten.

Der Kauf von IT-Services ist nicht so einfach wie der Gang in ein Ladengeschäft, das Befüllen eines Einkaufswagens und die Bezahlung der Produkte. Vielmehr gleicht der Prozess einem komplexen Tanz, der Geschicklichkeit, Wissen und Improvisation erfordert.

Microsoft-365-Dienste bilden da keine Ausnahme. Mit einer Vielzahl von Lizenz- und Abonnementoptionen ist es für Organisationen leicht, sich bei der Navigation durch das Microsoft-365-Angebot zu verirren. Unternehmen sollten ein Microsoft-365-Abo eher als eine Verhandlung denn als einen einfachen Kauf angehen.

„Unternehmen können während einer Vertragsverhandlung mit Microsoft mit einem Rabatt von 20 bis 40 Prozent rechnen, abhängig von einer Vielzahl von Faktoren“, sagt Steve Paradis, Principal Licensing Specialist bei ClearEdge Partners, einem Dienstleistungsunternehmen, das sich auf IT-Verhandlungen konzentriert.

„Bestimmte Verhandlungstaktiken sind besonders nützlich für Organisationen, die bereits Enterprise-Verträge mit Microsoft abgeschlossen haben und Produkte hinzufügen oder wechseln wollen“, erklärt Paradis. Ein Unternehmen, das zum Beispiel ein Office-365-Abonnement hat, möchte vielleicht zu einer vollständigen Microsoft-365-Suite wechseln und dabei neue Preise aushandeln.

IT, Führungskräfte und Beschaffungsteams müssen daher alle notwendigen Informationen evaluieren, um die Verhandlung mit Microsoft richtig anzugehen. Wenn alle an der Verhandlung Beteiligten die Dienste, Lizenzen und Funktionen von Microsoft genau kennen, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie mehr Rabatte erhalten.

Ein Audit durchführen

IT-Mitarbeiter sollten ihre bestehende Infrastruktur ganzheitlich betrachten und verstehen, was sie haben, was sie brauchen und warum sie es brauchen. Organisationen, die über irgendeine Art von Asset-Management-Software wie Snow oder Flexera verfügen, sollten diese nutzen. „Unternehmen, die dies nicht machen, sollten eigene Audits durchführen, um Benutzerprofile und Anwendungsfälle zu überprüfen“, sagt Paradis.

Microsoft-Mitarbeiter verweisen Unternehmen oft auf das Microsoft Assessment and Planning Toolkit (MAP), um die nötigen Informationen zu beziehen. „Das MAP-Tool gibt ihnen nicht die Details, nach denen sie in diesem Zusammenhang suchen, denn es sagt ihnen nur, wann [Microsoft] das letzte Mal ein großes Produkt auf den Markt gebracht hat“, erläutert der Lizenzspezialist.

Abbildung 1: Was die einzelnen Microsoft-365-Pläne enthalten.
Abbildung 1: Was die einzelnen Microsoft-365-Pläne enthalten.

IT-Mitarbeiter sollten auch ihre bestehenden Security-Investitionen im Zusammenhang mit dem Microsoft-Bundle Enterprise Mobility + Security, das Sicherheits-Tools wie Advanced Threat Protection und Advanced Threat Analytics umfasst, daraufhin überprüfen, wo sie Kosten ausgleichen können, rät er. Wenn ein Unternehmen eine Microsoft-365-Lizenz erwirbt, die mit einer Sicherheitssuite geliefert wird, kann es auf aktuelle Tools wie Symantec, McAfee oder Kaspersky verzichten, um in einem Bereich Geld zu sparen und in einem anderen Bereich umzuverteilen.

Nicht benötigte Komponenten ausschließen

Vor der Verhandlung mit Microsoft müssen Unternehmen ihre Fähigkeiten zur Bereitstellung und Nutzung des Produkts verstehen. Es ist üblich, dass Microsoft seine Kunden dazu drängt, ein Microsoft-365-Paket statt einer Office-365-Lizenz zu erwerben. Unternehmen sollten sich aber zunächst fragen: Gibt es in bestimmten Segmenten des Unternehmens einen Anwendungsfall für dieses Produkt?

„Wenn Sie das Microsoft-365-Bundle kaufen und nur Office 365 einsetzen wollen, ist es kein guter Kauf, nur weil Sie einen Rabatt von 20 Prozent erhalten“, so Paradis. „Wenn Sie das Windows-Betriebssystem einsetzen wollen, weil Sie die zusätzlichen Features wollen, die in Azure Active Directory enthalten sind, dann macht es Sinn.“

Für eine Organisation, die nur eine oder zwei Komponenten einer Microsoft 365 Suite benötigt, ist es oft besser, einzelne Anwendungen zu abonnieren als eine gebündelte Suite. Das größte Risiko versteckter Kosten entsteht laut Paradis, wenn Organisationen Produkte kaufen, ohne die Absicht, diese nutzen zu wollen. Dies gelte insbesondere für Microsoft 365, da das Paket sehr umfangreich ist.

„Die Mehrheit unseres Kundenstamms verwendet nur Exchange und SharePoint [innerhalb von Office 365]“, sagt er. „Vielleicht haben sie Slack und verwenden Microsoft Teams nicht. Oder man hat Webex und verwendet Skype for Business nicht.“

Übermäßiges Engagement ist ein bedeutendes Problem, da es für Unternehmen schwierig ist, bestimmte Komponenten, die sie nicht verwenden, zu kündigen, sobald sie sich für das Produktpaket entschieden haben. „In dem Moment, in dem Sie anfangen, Produkte fallen zu lassen, neigt Microsoft dazu, die Rabatte zu verringern, um es attraktiver zu machen, die gebündelte Suite zu kaufen“, erklärt Paradis.

Die Cloud in Betracht ziehen

Cloud-Dienste sind mittlerweile das zentrale Geschäft von Microsoft. Daher wird das Unternehmen bei der Aushandlung eines Softwarevertrags seinen Kunden natürlich einen Anreiz bieten, auf die Cloud umzusteigen.

„[Cloud]-Angebote müssen berücksichtigt werden, damit man einen größeren Rabatt erhält“, sagt Paradis. „Wenn ein Unternehmen On-Premises bleibt, ist es unwahrscheinlich, dass Microsoft mehr als 15 Prozent Rabatt gewährt.“

Es ist jedoch möglich, dass Organisationen Rabatte erhalten, indem sie sich bis zu einer bestimmten Frist zu einer Cloud-Migration verpflichten. „[Microsoft] wird dann sagen: ‚Ich gebe Ihnen jetzt diesen Rabatt, aber Sie müssen dafür in drei Jahren [in die Cloud] umziehen‘“, sagt Paradis. „Sie werden in die Vereinbarung eine Formulierung aufnehmen, die das verdeutlicht.“

Auf eine Linie bringen

An der Verhandlung von Unternehmensverträgen sind eine Vielzahl von Rollen und Abteilungen beteiligt, und es ist entscheidend, dass sich alle in Bezug auf den Nachrichtenaustausch auf derselben Seite befinden, damit die Verhandlungstaktik funktioniert.

„Dies kann eine Herausforderung sein, da verschiedene Abteilungen unterschiedliche Prioritäten haben“, sagt Paradis. Die IT-Abteilung möchte alle Features haben, ohne sich über die Kosten Gedanken machen zu müssen. Das Beschaffungsteam ist vor allem über die Kosten besorgt und priorisiert nicht die Features. Das Ziel der Führungsebene ist es oft, die IT zufriedenzustellen, Geschäftsinitiativen voranzutreiben und das Abonnement zu einem guten Preis zu erhalten.

Es ist notwendig, diese drei Abteilungen aufeinander abzustimmen und gemeinsam bei den Verhandlungen mit Microsoft aufzutreten.

Die 365-Pläne von Microsoft verstehen

Microsoft bietet zwei große Produktivitätssuiten für den Einsatz in Unternehmen an: Office 365 und Microsoft 365.

Office 365 ist nur eine Komponente des Microsoft-365-Pakets und umfasst Produktivitätsanwendungen wie Outlook, Word, Excel und PowerPoint. Innerhalb von Office 365 gibt es vier Lizenzen: Office 365 ProPlus, E1, E3 und E5.

Microsoft 365 umfasst noch weitere Produkte, darunter Windows, Office 365 und die EMS-Security-Produkte. Innerhalb von Microsoft 365 gibt es folgende Lizenzen: E3, E5 und F1.

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