Microsoft Outlook

Was ist Microsoft Outlook?

Microsoft Outlook ist ein E-Mail-, Kontaktverwaltungs- und Kalenderprogramm von Microsoft. Die Anwendung bietet außerdem Zugriff auf Aufgabenverwaltungsfunktionen. Outlook ist der bevorzugte E-Mail-Client für Microsoft Exchange Server.

Es gibt mehrere Versionen von Outlook mit unterschiedlichen Funktionen und Fähigkeiten.

• Outlook für Microsoft 365 ist das am weitesten verbreitete Tool, das als Teil einer kostenpflichtigen Office- oder Microsoft-365-Lizenz angeboten wird.
• Outlook für Windows ist auf allen Windows-11-Computern vorinstalliert und ersetzt die Windows Mail- und Kalenderanwendungen.
• Outlook Mobile ist für iOS-, iPadOS- und Android-Geräte verfügbar.
• Outlook im Web ist eine Version von Outlook, die als Webseite verfügbar ist. Sie kann von Microsoft gehostet werden oder Teil einer Microsoft-Exchange-Server-Bereitstellung sein.
• Outlook.com ist ein kostenloser E-Mail-Dienst und Webclient, der von Microsoft angeboten wird.

Funktionen von Microsoft Outlook

Zu den Grundfunktionen von Outlook gehören der E-Mail-Dienst, die E-Mail-Suche, das Markieren und Farbcodieren sowie Optionen für die Vorschau. Die Kalenderfunktion ermöglicht die Planung, Anzeige und Kommunikation von Terminen oder Besprechungen sowie die Einrichtung automatischer Antworten.

Zu den zusätzlichen Funktionen von Outlook gehören:

• Kalenderfreigabe: Benutzer können Kalender freigeben, um bei der Planung von Besprechungen die Verfügbarkeit ihrer Kollegen zu sehen.

• @mention: Wenn ein Benutzer @ und den Namen eines anderen Benutzers eingibt, fügt Outlook diesen Benutzer zu einer E-Mail-Liste hinzu, hebt die Erwähnung dieses Benutzers hervor und benachrichtigt den Benutzer.
• E-Mail-Planung: Benutzer können E-Mails im Voraus schreiben und auswählen, wann sie versendet werden sollen.
• Schnellbausteine: Mit dieser Funktion können Benutzer den Text einer E-Mail kopieren und in zukünftige Nachrichten einfügen. Diese Funktion ist für Benutzer gedacht, die ähnliche E-Mails an verschiedene Benutzer senden müssen.
• Benachrichtigungen über neue Elemente: Eingehende Nachrichten werden auf dem Bildschirm des Benutzers eingeblendet und ihn über neue E-Mails informieren.
• Nachrichten ignorieren: Alle Nachrichten in einer Konversation können so eingestellt werden, dass sie den Posteingang eines Benutzers umgehen und in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben werden.
• Erinnerung an Dateianhänge: Wenn ein Benutzer in einer E-Mail einen Anhang erwähnt, aber vergisst, ihn anzuhängen, fragt Outlook ihn vor dem Senden der Nachricht, ob er den Anhang wirklich hinzufügen möchte.
• Option Unterhaltungen bereinigen: Benutzer können auf eine Schaltfläche klicken, um gelesene Nachrichten zu löschen, sodass nur ungelesene Nachrichten übrig bleiben.
• Automatische Kalenderaktualisierungen: Outlook fügt Flug-, Hotel- und Mietwagenreservierungen automatisch zum Kalender hinzu.
• Copilot-Integration: Outlook enthält Microsoft Copilot AI. Diese KI kann beim Verfassen, Korrekturlesen und Zusammenfassen von E-Mails unterstützen und kann aktiviert und deaktiviert werden. Außerdem gibt es seit Juni 2025 Features wie E-Mail-Coaching, Cross-Account-Copilot und verbesserte Bearbeitung der PST-Dateien.

• Offline-Zugriff: Der Outlook-Client kann E-Mails auch dann lesen und verfassen, wenn keine Internetverbindung verfügbar ist. Dazu speichert er eine lokale Kopie Ihrer E-Mails und Ihres Kalenders in OST- und PST-Dateien.
• Tastaturkürzel: Einige der verfügbaren Tastenkombinationen für Windows sind:
  • Zu Mail wechseln (STRG+1)
  • Zu Kalender wechseln (STRG+2)
  • Zu Kontakte wechseln (STRG+3)
  • Neue Termine erstellen (STRG+UMSCHALT+A)
  • Nachricht senden (ALT+S)
  • Auf eine Nachricht antworten (STRG+R)

Die in Microsoft 365 enthaltene Version von Outlook ist vollständig in die gesamte Office-Suite integriert. Kalender und Besprechungen werden zwischen Outlook und Microsoft Teams synchronisiert und SharePoint- und OneDrive-Dateien können einfach in Outlook gesendet und angehängt werden.

Da Outlook in vielen Büroumgebungen verwendet wird, ist es ein häufiges Ziel von Angriffen. Neben klassischen Spam- und Phishing-Angriffen sind auch Zero-Day-Exploits möglich. Für Unternehmen ist es daher unerlässlich, einen mehrschichtigen Ansatz für die Outlook-Sicherheit zu verfolgen. Dies kann E-Mail-Filterung, das Patchen von Clients, E-Mail-Identifizierung und Benutzerschulungen umfassen.

Im Jahr 2024 hat Microsoft seine Windows-10-Apps Mail, Kontakte und Kalender durch die neue Outlook-App ersetzt. Seit dem 1. Januar 2025 sind die Apps nicht mehr funktionsfähig. Das neue Outlook ist seit August 2024 verfügbar, bei Windows 11 ist es vorinstalliert, bei Windows 10 wird es seit Anfang 2025 ausgerollt. Seit dem 16. September ist nur noch die moderne Authentifizierung möglich.

Zukünftige Versionen von Microsoft Outlook werden möglicherweise eine stärkere Integration von Outlook und Teams bieten. Microsoft hat bekannt gegeben, dass es an einer Funktion arbeitet, mit der Benutzer Apps, die für Teams entwickelt wurden, in Outlook ausführen können.