Microsoft Excel

Was ist Microsoft Excel?

Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft und Bestandteil der Office-Produktgruppe. Mit Microsoft Excel können Benutzer Daten in einer Tabelle formatieren, organisieren und berechnen.

Durch die Organisation von Daten mit einer Software wie Excel können Datenanalysten und andere Benutzer Informationen leichter anzeigen, wenn Daten hinzugefügt oder geändert werden. Excel enthält eine große Anzahl von Feldern, die als Zellen bezeichnet werden und in Zeilen und Spalten angeordnet sind. In diesen Zellen werden Daten platziert.

Excel ist Teil der Microsoft Office- und Microsoft 365-Suiten und mit anderen Anwendungen der Office-Suite kompatibel. Die Tabellenkalkulationssoftware ist für Windows, macOS, Android und iOS verfügbar.

Häufige Anwendungsfälle für Excel

Excel wird am häufigsten in Unternehmen eingesetzt. Beispielsweise wird es in der Geschäftsanalyse, im Personalmanagement, im Betriebsmanagement und in der Leistungsberichterstattung verwendet.

Excel verwendet eine große Sammlung von Zellen, die zum Organisieren und Bearbeiten von Daten und zum Lösen mathematischer Funktionen formatiert sind. Benutzer können Daten in der Tabellenkalkulation mit Hilfe von Grafik-Tools, Pivot-Tabellen und Formeln anordnen. Die Tabellenkalkulationsanwendung verfügt außerdem über eine Makro-Programmiersprache namens Visual Basic for Applications.

Unternehmen verwenden Microsoft Excel für folgende Zwecke:

• Erfassung und Überprüfung von Geschäftsdaten
• Geschäftsanalyse
• Dateneingabe und -speicherung
• Datenanalyse
• Leistungsberichterstattung
• strategische Analyse
• Buchhaltung und Budgetierung
• Verwaltungs- und Managementaufgaben
• Kundenbetreuung
• Projektmanagement
• Büroverwaltung

Excel-Begriffe und -Komponenten

Excel hat für seine Komponenten eine eigene Terminologie, die für neue Benutzer möglicherweise nicht sofort verständlich ist. Einige dieser Begriffe und Komponenten sind im Folgenden aufgeführt:

• Zelle. Ein Benutzer gibt Daten in eine Zelle ein, die sich am Schnittpunkt einer Spalte und einer Zeile befindet.
• Zellbezug. Dies ist der Satz von Koordinaten, an dem sich eine Zelle befindet. Zeilen sind horizontal und nummeriert, während Spalten vertikal sind und mit einem Buchstaben gekennzeichnet sind.
• Aktive Zelle. Dies ist die aktuell ausgewählte Zelle, die durch einen grünen Rahmen hervorgehoben ist.
• Arbeitsmappe. Dies ist eine Excel-Datei, die ein oder mehrere Arbeitsblätter enthält.
• Arbeitsblatt. Dies sind die verschiedenen Dokumente, die in einer Arbeitsmappe verschachtelt sind.
• Arbeitsblattregisterkarte. Dies sind die Registerkarten unten links in der Tabelle.
• Spalten- und Zeilenüberschriften. Dies sind die nummerierten und mit Buchstaben gekennzeichneten Zellen, die sich direkt außerhalb der Spalten und Zeilen befinden. Durch Auswahl einer Kopfzeile wird die gesamte Zeile oder Spalte markiert.
• Formeln. Formeln sind mathematische Gleichungen, Zellbezüge oder Funktionen, die in eine Zelle eingefügt werden können, um einen Wert zu erzeugen. Formeln müssen mit einem Gleichheitszeichen „=“ beginnen.
• Formelleiste. Dies ist die lange Eingabeleiste, die zum Eingeben von Werten oder Formeln in Zellen verwendet wird.
• Filter. Dies sind Regeln, mit denen ein Benutzer auswählen kann, welche Zeilen in einem Arbeitsblatt angezeigt werden sollen. Diese Option befindet sich oben rechts in der Startleiste unter Sortieren und filtern. Mit einer AutoFilter-Option können Zeilen angezeigt werden, die bestimmten Werten entsprechen.
• Automatisches Ausfüllen. Mit dieser Funktion können Benutzer Daten automatisch in mehrere Zellen kopieren. Bei zwei oder mehr Zellen in einer Reihe kann der Benutzer beide Zellen auswählen und die rechte untere Ecke nach unten ziehen, um die restlichen Zellen automatisch auszufüllen.
• Autosumme. Mit dieser Funktion können Benutzer mehrere Werte addieren. Dazu wählen sie die Zellen aus, die sie addieren möchten, und drücken die Alt- und Gleichheitzeichen-Taste. Diese Funktion kann auch über die Schaltfläche oben rechts auf der Startseite, über Füllen und links neben „Sortieren und Filtern“ aktiviert werden.
• PivotTable. Dieses Tool zur Datenzusammenfassung sortiert und berechnet Daten automatisch. Es befindet sich ganz links unter der Registerkarte Einfügen.
• PivotChart. Dieses Diagramm dient als visuelle Hilfe für PivotTable und stellt die Daten grafisch dar. Es befindet sich in der Mitte der Einfüge-Seite neben den Karten.
• Quelldaten. Dies sind die Informationen, die zum Erstellen einer PivotTable verwendet werden.

Erweiterte Excel-Funktionen

Zu den erweiterten Tools in Excel gehören die folgenden:

• TREND-Funktion. Dieses Tool wird verwendet, um lineare Trendlinien durch eine Reihe von Y- oder X-Werten zu berechnen. Es kann für Zeitreihentrendanalysen oder zur Prognose zukünftiger Trends verwendet werden. Trendlinien können in Diagrammen verwendet werden.
• SVERWEIS. Die Funktion SVERWEIS kann verwendet werden, um Werte in einem größeren Datensatz zu suchen und diese Daten in eine neue Tabelle zu übernehmen. SVERWEIS ist ein Befehl zur Zelleneingabe, der wie =SVERWEIS() aussieht. In den Klammern stehen die Daten, die der Benutzer suchen möchte, der Ort, an dem gesucht werden soll, die Spaltennummer mit dem zurückzugebenden Wert; optional kann der Benutzer eine ungefähre oder exakte Übereinstimmung angeben, die durch True oder False gekennzeichnet ist.
• Array. Hierbei handelt es sich um eine Kombination aus zwei oder mehr Tabellen mit Daten und Werten, die miteinander verknüpft und in Beziehung zueinander stehen. Dies ist Teil von SVERWEIS.
• col_index_num. Ein weiterer Wert beim Erstellen eines Tabellenarrays, der die Spalte angibt, aus der Daten abgerufen werden.
• range_lookup. Dieser Wert in SVERWEIS liefert Informationen, die dem Gesuchten am nächsten kommen, wenn keine Übereinstimmung mit anderen Variablen gefunden wird. Dies wird durch die Bezeichnung WAHR oder FALSCH dargestellt. FALSCH gibt den genauen Wert zurück, den der Benutzer sucht, und WAHR liefert Ergebnisse aus einem variablen Datenbereich.
• MAX- und MIN-Funktionen. Diese Funktionen liefern die Maximal- und Minimalwerte aus ausgewählten Datensätzen. MAX wird verwendet, um den Maximalwert in einer Funktionstabelle zu finden, und MIN wird verwendet, um den Minimalwert zu finden.
• UND-Funktion. Diese Funktion hat mehr als ein Kriterium für die Suche nach Variablen. Wenn eine Variable den Kriterien entspricht, wird der Wert als WAHR zurückgegeben, andernfalls als FALSCH. Die Eingabe für die Funktion sollte wie folgt aussehen: =UND (logical1, [logical2], ...).

Weitere Funktionen für Excel sind Subtrahieren, Multiplizieren, Dividieren, Zählen, Median, Verknüpfen und andere logische Funktionen.

Excel- und XLS-Dateien

Eine XLS-Datei ist eine Tabellenkalkulationsdatei, die mit Excel oder anderen Tabellenkalkulationsprogrammen erstellt werden kann. Der Dateityp entspricht dem Excel-Binärdateiformat.

Versionen von Excel nach Excel 2007 verwenden standardmäßig XLSX-Dateien, da es sich um ein offeneres und strukturierteres Format handelt. Spätere Versionen von Excel unterstützen jedoch weiterhin die Erstellung und das Lesen von XLS-Dateien. Arbeitsmappendaten können auch in Formaten wie PDF, TXT, Hypertext Markup Language (HTML), XPS und XLSX exportiert werden.

Excel-Dateien mit Makros verwenden die Dateierweiterung XLSM. In diesem Fall sind Makros Befehlssätze, die Excel-Prozesse automatisieren. XLSM-Dateien ähneln XLM-Dateien, basieren jedoch auf dem Open XML-Format, das in neueren Microsoft Office-Programmen zu finden ist.

Excel-Alternativen

Auch wenn Excel eines der bekanntesten Tabellenkalkulationsprogramme ist, bieten andere Anbieter konkurrierende Produkte an. Beispiele hierfür sind:

• Google Sheets. Google Sheets ist ein kostenloser Konkurrent zu Excel mit ähnlichen Layouts und Funktionen. Nutzer mit einem Gmail-Konto können auf Google Sheets zugreifen. Google Sheets werden in der Cloud gespeichert, sodass Nutzer von überall und auf zahlreichen Geräten auf ihre Tabellenkalkulationen zugreifen können. Mehrere Nutzer können auch gemeinsam an derselben Tabelle arbeiten.
• Numbers. Das Tabellenkalkulationsprogramm von Apple ist kostenlos auf jedem Mac vorinstalliert und bietet vorgefertigte Vorlagen, Diagramme und Grafiken. Numbers zeichnet sich durch Grafiken und Diagramme aus, kann jedoch große Datenmengen nicht so gut verarbeiten wie Microsoft Excel. Numbers ist außerdem exklusiv für Apple-Geräte verfügbar. Benutzer können jedoch Tabellenkalkulationen als Excel-Dateien speichern, sodass Windows-Benutzer eine Numbers-Tabelle weiterhin in Excel öffnen können.
• Apache OpenOffice Calc. Diese kostenlose Open-Source-Tabellenkalkulationssoftware bietet Funktionen für die Zusammenarbeit mehrerer Benutzer, Formeln in natürlicher Sprache, mit denen Benutzer Formeln mit Worten erstellen können, DataPilot, das Daten aus Unternehmensdatenbanken abruft, sowie Stil- und Formatierungsfunktionen, die verschiedene Optionen für die Zellenformatierung ermöglichen. Die Software verwendet eine andere Makroprogrammiersprache als Excel und verfügt über weniger Diagrammoptionen. OpenOffice Calc läuft auf Windows- und macOS-Plattformen. OpenOffice Calc verwendet standardmäßig das Open Document Format und bietet nur eingeschränkte Unterstützung für das XLSX-Format von Microsoft.

Geschichte und Zukunft von Excel

Microsoft veröffentlichte Excel 1985 unter dem Namen Microsoft Multiplan. Das Tabellenkalkulationsprogramm von Microsoft konkurrierte mit ähnlichen Produkten dieser Zeit, darunter Lotus 1-2-3 von Lotus Development Corp. Obwohl Lotus 1-2-3 angeblich das erste Tabellenkalkulationsprogramm war, das Zellennamen und Makros einführte, verwendete Multiplan eine grafische Benutzeroberfläche und ermöglichte es Benutzern, mit der Maus zu zeigen und zu klicken. Multiplan erleichterte die Bearbeitung, Verarbeitung und Anzeige von Tabellenkalkulationsdaten.

Anfangs verlor Multiplan auf MS-DOS-Systemen (Microsoft Disk Operating System) im Wettbewerb mit Lotus 1-2-3 an Popularität. Zwei Jahre nach der ersten Veröffentlichung, im Jahr 1987, stellte Microsoft Excel Version 2.0 vor. Bis 1988 verkaufte sich diese neue Version, die nun auf Windows-Plattformen lief, besser als Lotus 1-2-3 und andere ähnliche Tabellenkalkulationsprogramme.

1990 brachte Microsoft die Version 3 von Excel mit Funktionen wie Symbolleisten, 3D-Diagrammen sowie Zeichen- und Gliederungsfunktionen auf den Markt. Zwei Jahre später folgte Version 4 mit der Automatisches Ausfüllen-Funktion. 1993 wurde Version 5 von Excel veröffentlicht. Diese Version enthielt Visual Basic for Applications-Makros, mit denen sich regelmäßige Aufgaben automatisieren ließen.

Eine der nächsten großen Aktualisierungen von Excel war Version 12, die 2007 veröffentlicht wurde. Diese Aktualisierung verwendete ein neues Menüband-System. Zu den verbesserten Funktionen gehörten eine Reihe von SmartArt-Diagrammen, eine bessere Verwaltung benannter Variablen und mehr Flexibilität bei der Formatierung von Diagrammen. Excel stellte außerdem auf die strukturierteren und offeneren XLSX-Dateien um. Version 15, die 2013 veröffentlicht wurde, enthielt neue Tools wie Power View, Power Pivot und Flash Fill. Diese Version verbesserte auch die Multithreading-Fähigkeiten.

Die aktuelle Version von Excel, Version 16, wurde 2019 veröffentlicht. Seit seiner Einführung hat sich Microsoft Excel zu einer der am häufigsten verwendeten Geschäftsanwendungen entwickelt und wird oft mit anderen Microsoft-Anwendungen wie Word, Outlook und PowerPoint kombiniert. Obwohl Microsoft Excel nicht mehr als verschiedene Versionen aktualisiert, werden im Laufe der Zeit automatisch neue Funktionen und Updates bereitgestellt.

Microsoft Excel ist wohl eine der beliebtesten Tabellenkalkulationsanwendungen und spielt seit langem eine wichtige Rolle in Unternehmen. Mit der zunehmenden Beliebtheit anderer aktueller Tabellenkalkulationsprogramme hat Excel jedoch nun mehr Konkurrenz bekommen.